文書檔案工作計劃范文第1篇
1 文書與檔案工作的關系
文書工作是檔案工作的基礎, 檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源, 檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的, 文書工作不僅直接影響著文件材料的質量, 也直接關系到檔案工作的質量。任何事件, 通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了, 可以收到事半功倍的效果, 檔案工作做好了, 會對文書工作產生積極的作用, 促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作, 可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量, 立卷歸檔案是否齊全完整, 分類組卷是否科學、規范等, 從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來, 才能為辦公室各項工作正常運轉提供必要的保證。
2 文書檔案的歸檔管理
公文辦理完畢后, 應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定, 及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理 (立卷) 、歸檔。
2.1 文件材料的歸檔制度
⑴歸檔范圍:根據國家相關文件規定, 凡是反映本單位工作活動, 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
⑵歸檔時間:歸檔時間指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間, 辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。
⑶歸檔案卷質量總的要求:遵循文件材料的形成規律和特點, 保持文件之間的有機聯系, 區別不同價值, 便于保管和利用。
2.2 文書檔案的整理與鑒定
文書檔案的整理工作, 就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案, 進行分類、組織、排列和編目, 使之達到系統有序。
2.2.1 分類方法
文書檔案的分類方法傳統上采用四種聯合分類的形式, 即:年度—組織機構分類法;組織機構—年度分類法;年度—問題分類法;問題—年度分類法。根據各立檔單位的實際情況, 許多單位基本上采用年度—組織機構和年度—問題兩種分類方法。
⑴年度—組織機構分類法。就是先將立檔單位內的文書檔案按年度分開, 然后在每個年度內部組織機構進行分類。
⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開, 在年度內再按問題分類。
文件經過分類之后, 就要在每一類文件內, 將文件進行系統化的整理, 即進行立卷工作。
2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制
⑴文件經過立卷以后, 還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法, 確定類內案卷的前后次序和存放的位置, 保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是:分保管期限—年度—組織機構和保管期限—年度—問題。
⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置, 統計案卷數量, 監督、保護檔案的基本工具, 也是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求, 文書檔案案卷目錄一般應區別不同的保管期限, 分年度或混年編制。
2.2.3 檔號的編制
檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置, 便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要。在檔案的整理和保管中, 常用的檔號有四種:全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁號 (件號) 。
2.2.4 檔案的鑒定
檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值, 確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定, 文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。
3 文書檔案人員綜合素質對文檔工作的影響
愛崗敬業, 開拓創新, 以一流的素質爭創文檔一流的成績, 文檔工作質量的好壞, 關鍵取決于文檔工作人員的素質。因此作為一名合格的文檔工作者應具備:
3.1 窗口意識
文書檔案是辦公室工作的一部分, 文書工作人員除了擔負文件收發、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作, 還兼任著接待來信查詢等事務性工作, 工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干, 又要謙虛熱情、誠懇待人, 以自己良好的修養氣度, 熱情周到服務態度體現工作的一個側面。
3.2 專業意識
文檔工作是一項專業性很強的工作, 做一名合格的文檔工作者應具備多方面知識和才能, 不但應具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識, 還應根據工作需要, 不斷學習各類知識。
4 總結
總之, 文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源, 是各方面管理的重要組成部分, 是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作, 在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用, 只有充分重視此項工作, 采用科學管理的工作方法, 才能順應新時期文書檔案管理發展的需要, 繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值, 指導和服務于管理工作, 實現其工作的特有職能。
摘要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據, 也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現, 是一項繁瑣、嚴密的工作, 檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎, 是領導決策的重要依據。在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下, 如何做好文書檔案的管理工作, 使之規范化、程序化、數字化、網絡化, 不斷適應辦公室工作變化的需要, 也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。
關鍵詞：文書檔案,管理,制度
參考文獻
[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案, 2011, (01) .
[2]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經營管理者, 2010, (19) .
文書檔案工作計劃范文第2篇
一、文書檔案管理工作存在的問題
(一) 領導對文書檔案管理工作不夠重視。
有些單位的領導對文書檔案工作的認識不夠不夠, 沒有充分重視文書檔案工作。調查顯示, 不少單位的領導認為文書檔案管理工作是極為簡單, 可有可無的工作, 盡管投入了大量人力物力, 但是難以見到效果, 檔案管理中只需要相關工作人員保存好文件, 以備不時之需即可。由此可見, 文書檔案管理工作沒有落實到位, 沒有納入單位的正規管理日程中, 從而影響到文書檔案管理人員的工作積極性, 降低了文書檔案工作的質量。
(二) 文書工作和檔案工作銜接的不夠好。
文書工作與檔案工作既有聯系又有區別。在實際工作中, 文書工作和檔案工作應該是相輔相成, 相互配合, 從而形成一個分體式的檔案管理體系, 雖然這種管理體系是有效的、科學的, 但是由于這種體制, 在一定程度上拉大了文書工作與檔案工作的距離。由于從事文書工作的人員檔案意識比較薄弱, 而檔案人員也未考慮到文秘工作, 導致兩者之間銜接過程中出現了很多問題。不僅如此, 還有一些公文的格式和處理辦法也存在很多不規范的現象, 如裝訂、附件、辦理程序、編號不規范;文書用紙達不到標準;文種使用不恰當等。
(三) 檢索效率不夠高。
當前文書檔案檢索手段有手工檢索和計算機檢索兩種形式, 但是手工檢索依舊占據很大的比重。雖然有些單位的文書檔案管理人員在進行手工檢索方面做了很多努力, 也制定了多樣化的檢索工具, 但在檢索形式不斷增加的情況下, 檢索效率卻得不到提高。主要因為文書檔案管理人員在進行檔案管理時, 過分看重檢索工具結合檢索內容的數量, 卻忽略了檢索的質量方面的要求。
(四) 管理人員專業素質不夠高。
目前有些單位的文書檔案管理人員文化程度和專業素質與時代發展要求不相吻合。信息時代, 雖然計算機技術在檔案行業行業得到廣泛應用, 但文書檔案管理人員不懂計算機技術、不懂相關知識的現象依舊存在, 在檔案信息的利用和開發方面能深入研究的專業人才也不多, 嚴重影響了文書檔案管理的工作質量。
二、做好文書檔案管理工作的對策
(一) 爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持。
領導的重視對于文書檔案工作的發展至關重要, 會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。因此, 要爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持, 以切實提高文書檔案管理工作水平。此外, 還要贏得各個相關部門的支持和協助。加強文書檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通, 主動了解業務部門正在或者將要進行的新的工作, 保證文書檔案收集的及時、完整。
(二) 做好文書工作和檔案工作的規范銜接。
在文書檔案管理過程中, 文件是其基礎, 一般情況下, 文件質量的高低直接關系到檔案質量的好壞, 沒有高質量的文件作為基礎, 檔案質量就難以提升。因此, 文書檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的, 這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范性銜接, 切實做好文書材料的立卷歸檔工作。此外, 做好文書、檔案工作一體化工作, 使整個文書檔案管理工作處于規范、有序的狀態中。
(三) 提高檢索效率。
首先, 要對文書檔案進行數字化管理。文書檔案數字化管理的意義就是將傳統的紙質記載的文書檔案形式轉變為信息數據庫的形式儲存, 對文書檔案信息通過編號進行有效地管理, 既有利于文書檔案的安全管理, 又方便文書檔案信息資源的利用。其次, 傳統文書檔案管理工作人員負責管理文書檔案工作的不同方面, 在文書檔案檢索時比較麻煩, 要針對這個情況, 可以對文書檔案管理工作人員信息進行錄入編號, 并與其工作內容相關聯, 這樣直接輸入文書檔案管理工作人員編號就可以調取相應檔案內容?；蛘呖梢酝ㄟ^二維碼、條形碼等形式加快信息錄入和檢索速度, 進而提高文書檔案管理工作效率。
(四) 提高檔案管理人員的綜合素質。
檔案管理人員是保證文書檔案管理工作順利進行的關鍵因素, 因此必須提高文書檔案管理人員的素質, 制定相應的培訓計劃。定期對文書檔案管理人員進行工作能力的測試, 針對存在的不足采取相應的教育、培訓措施, 以不斷提高文書檔案管理人員的管理水平及工作能力, 增加文書檔案管理人員業務知識的儲備。同時, 積極引進復合型的文書檔案管理人才, 為文書檔案管理部門增加活力, 提高文書檔案工作效率。
參考文獻
[1] .羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見[J].黑龍江生態工程職業學院學報, 2011.03
文書檔案工作計劃范文第3篇
一、 檔案的基本概述
1、 檔案的定義：
檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。
文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
2、檔案歷史時期的劃分。
(1)、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。
(2)、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。
(3)、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。
3、檔案全宗。
全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。
4、立檔單位的概念。
立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。
5、檔案工作的業務環節。
檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。
6、檔案工作的基本原則。
檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。
7、檔案工作人員的基本要求。
一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功;二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件;三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。
二、 名詞解釋(文件材料著錄時需用)
1、 全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。
2、 全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司
3、 責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。
4、 保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年(長期)，代號3代表10年(短期)
5、 目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2;保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。
6、 檔案號：目錄號+案卷流水號
7、 張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。
8、 ：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。
9、立卷部門：指文件的組卷部門。
10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。
三、文書處理與平時立卷。
1、文書處理與檔案工作的關系
文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿;文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。
2、文書處理及歸檔程序
(1)收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。 (2)發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。
(3)文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。
3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全(保密)，并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關;二是把好收文關;三是把好文件收集關;四是把好平時立卷關。
4、平時立卷。
(1)從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。 (2)對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”。 “四個清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚;“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整;“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。
四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。
1、文件材料的歸檔范圍(詳見附表)。也可參照公司辦[2009]147號文件。
2、文件材料的歸檔時間。
(1)附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。
(2)所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。
(3)紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。
五、文件材料歸檔要求。
1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。
2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。
3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。
4、歸檔的本級文件(紅頭文件、函件)必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙(首頁)必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。
5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。
6、歸檔的外文材料(含少數民族文字材料)應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。
7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。
8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。
9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
10、上級或外單位的文件，呈(傳)閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。
11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。
六、文件材料的移交。
1、集團公司機關的本級行文(紅頭文件)由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。
2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。
3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件
18、
19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。
七、歸檔文件材料保管期限(詳見公司辦[2009]147號文)。
歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。
八、文書檔案的借閱。
1、借閱本部門形成的檔案無須批準。
2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。
3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。
4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。
文書檔案工作計劃范文第4篇
一、文書檔案管理工作的重要性
檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體, 是單位發展的見證, 對問題處理、決策制定以及生產管理等方面都具有很強的指導作用, 是單位實現持續健康發展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分, 可以有效提升單位日常工作質量和效率。就文書檔案管理工作性質來看是一項服務性、技術性以及政治性比較強的工作, 對研究本單位發展歷史以及制定發展策略可以起到重要指導性作用, 保證單位發展在大方向上不會偏離前進道路。隨著社會快速發展, 無論是在工作內容、手段還是在相應制度的建立上, 對文書檔案管理工作提出了更高的要求。因此, 單位在開展文書檔案管理工作時必須要認清時代發展的需求, 不斷進行創新, 做到與時俱進, 以求能更好地提升管理工作水平, 做到更及時、準確、完整以及實用。實現文書檔案管理工作創新對促進社會經濟發展, 以及實現企業持續健康發展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
(一) 文書檔案管理體制不完善。
就我國文書檔案管理工作現狀來看, 存在比較明顯的問題就是工作體制落后, 不能適應新時代發展腳步?，F在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統黨政機關大難管理影響, 不能明確“藏”和“用”之間關系, 往往重藏輕用, 使檔案失去了其具有的功效。同時, 單位在進行文書檔案管理工作時一般都是上級指示下級執行, 但是往往是領導抓大頭, 各小頭更細化的部分沒人重視, 例如檔案規章制度的建立完善工作就很少有人關注, 很大程度上影響了文書檔案管理工作的規范性、時效性。
(二) 文書檔案管理工作手段落后。
隨著信息時代的來臨, 對文書檔案傳統手工管理帶來了很大的沖擊, 文書檔案管理工作需要運用高新技術, 以進一步提高文書檔案的時效性、實用性以及共享性。但就目前文書檔案管理工作現狀來看, 很多單位雖然配備計算機, 但在使用頻率上比較低。如有的單位使用計算機只是將檔案轉換為電子文件進行保存, 然后脫網單機來編目或提供檢索, 不能實現真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率, 但是卻將信息孤島化, 喪失了其具有的分享功能。
(三) 管理人員專業水平低。
很多單位文書檔案管理工作不具備專業人員, 工作人員通常是身兼數職, 在工作上分身乏術。同時, 工作人員對文書檔案的認識不夠, 認為檔案管理就是收集、整理、保存, 本身不具備任何技術含量, 對其重視程度比較低, 這都在很大程度上影響了管理工作的順利進行。
三、做好文書檔案管理工作的策略
(一) 創新管理制度。
文本檔案管理制度的創新需要結合單位實際發展需要, 針對單位機制不合理的地方加以改進, 根據時代發展要求進行創新, 以新制度彌補舊制度的漏洞和不足。一是機構內部制度的確立, 以領導責任為基礎建立相應制度, 主要為實現電子檔案管理提供支持。二是為適應社會發展對檔案管理工作的需要, 不斷對現行的制度及時進行評審, 針對漏洞和不足來進行改善, 保證制度的完整性和效用性。
(二) 創新工作手段。
以往的手工工作方式已不能滿足時代發展對檔案的需求, 必須要對文書檔案管理工作手段進行創新。一方面是對文書檔案進行數字化管理, 將以往紙質記載的形式轉變為信息數據庫的形式, 對檔案信息進行編號管理, 提高檔案信息的安全性, 使數據信息調取時更加方便。另一方面, 傳統文書檔案管理工作人員負責不同方面, 在查取時比較麻煩, 針對這一點可以對每個工作人員信息進行錄入, 并與其工作內容相關聯, 這樣只要輸入工作人員信息就可以調取相應檔案內容?；蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度, 文書檔案管理程序得到縮減, 進而提高工作效率。
(三) 創新工作人員管理制度。
工作人員是保證文書檔案管理工作順利進行的關鍵因素, 因此單位在加強文書檔案管理工作時必須要加強對工作人員的管理, 制定相應的管理制度。一方面, 單位可以對工作人員進行工作能力的測試, 針對存在的不足采取培訓等形式不斷提升工作人員的管理理念以及工作水準, 增強工作人員業務知識的儲備, 以此來選取高素質的管理人員。另一方面, 要制定相應的激勵機制, 重視文書檔案管理部門人員的晉升問題, 建立公平、公正的職稱評價系統。同時, 要積極引進年輕專業人才, 為文書檔案管理部門帶入一股新風, 保證工作的鮮活性, 不斷提升工作效率。
參考文獻
[1] .羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見[J].黑龍江生態工程職業學院學報, 2011.3
文書檔案工作計劃范文第5篇
一、做好文書檔案管理的意義
文書檔案工作是企業管理工作的一部分, 記載著企業建設發展過程中的寶貴經驗, 文書檔案內容豐富, 包括黨群工作、行政工作、生產技術、科技管理等內容。不同于技術資料、圖紙, 文書檔案側重于企業戰略目標、發展方向、制度規范等內部管理方面。利用文書檔案能夠幫助我們進一步規范企業內部基礎管理、經營能力和提升服務水平, 同時有效規范各項業務工作。因此, 必須做好文書檔案的收集和歸檔工作, 健全制度, 加強管理, 促進檔案工作的標準化、科學化, 為企業制定生產經營決策提供參考和依據。
二、文書檔案工作中存在的問題
1.對文書檔案的重要性認識不夠。在日常收集工作中, 個別領導和專業人員對檔案的重要性認識不夠。為了工作使用起來方便, 經常將技術資料、圖紙或設備合同等保存在自己手中;有的管理人員認為某些材料例如會議紀要、領導講話文件等并無太大價值, 不屬于歸檔范圍;還有的部門領導對檔案工作缺乏支持和重視, 文書人員在檔案收集過程中無故拖延檔案移交時間, 以工作忙為借口, 逃避檔案移交等等。上述現象都會導致檔案收集不齊全, 歸檔不及時。
2.文書檔案收集不齊全。在檔案歸檔過程中, 經常會發生收集不齊全的情況, 尤其是OA辦公自動化系統普遍在企業中運行后, 辦公效率得到了提高, 保證了紅頭文件、請示等公文歸檔的及時和齊全, 但是對于其他文件例如紙質的會議記錄本、統計報表、生產計劃、會議紀要、組織方案等缺乏重視, 導致未收集, 而這部分文件內容廣泛、來源渠道多, 檔案人員無法掌控, 往往會產生遺漏, 一旦長時間留在部門, 不僅造成檔案不齊全, 而且有遺失的危險;并且收集檔案系統性不夠, 例如會議材料缺少會議通知、議程、接待安排、附件等, 只有一份講話稿, 在利用過程中因為材料不夠全面, 無法更加有效地對工作提供參考。
3.文書檔案的質量不符合規范。在實行OA辦公自動化系統后, 公文流轉實行網絡化, 電子文件日益增多, 但是檔案管理仍要求移交紙質文件, 實行“紙質、電子”雙軌制, 因此, 各部門就需要將電子文件打印出來移交。但是從近年來各部門移交的文件來看, 問題層出不窮:頁眉頁腳顯示亂碼、打印色彩不統一、字跡不清晰、蓋章不清晰等等, 均影響了檔案歸檔質量。
4.檔案真實性無法保障。在我們日常收集中, 經常出現一些無簽字、無章、無日期文件, 無法確定是否是有效文件, 這部分文件歸檔與不歸檔常常令檔案人員非常頭疼, 引起的原因就是各部門兼職檔案人員在收集時不對檔案進行鑒定, 不注重從文件產生的源頭收集, 看到文件就覺得應該歸檔, 嚴重影響了檔案的真實性。
5.人員素質參差不齊。由于各部門的文書員兼職檔案工作, 而且事務性工作繁多, 不僅檔案知識缺乏, 不能跟上檔案現代化發展的步伐, 而且歸檔意識淡薄, 只有在檔案室開展集中收集的時候才引起重視, 日常工作方式多照搬原來的經驗, 工作簡單化, 認為紅頭文件、請示、發文等這些正式公文才是需要歸檔的, 忽略了其他日常材料的收集。
三、做好文書檔案管理的措施
1.做好檔案宣傳, 引起領導重視。各單位之所以對文書檔案不重視, 關鍵就在于對檔案宣傳不夠, 檔案人員平時大多只是默默無聞做基礎工作, 久而久之檔案工作在企業中的影響力逐漸降低, 從而失去了領導的支持和重視。因此, 檔案人員要加強宣傳, 采取編制簡報、檔案編研等多種形式, 對檔案知識、檔案法規、檔案室庫藏內容、檔案作用等進行宣傳, 增強領導和員工的檔案意識, 爭取領導對檔案軟硬件建設的支持, 使檔案工作由傳統向現代跨越、革新技術手段, 提高文書檔案的利用率。
2.完善制度, 建立文書檔案管理體系。以制度規范文書檔案工作, 建立健全檔案管理制度, 并不斷根據實際情況對檔案制度進行修訂和完善。首秦公司檔案室針對歸檔范圍不明確的問題, 依據國家規范, 結合各部門職能, 分別制定歸檔范圍, 并將文書檔案質量要求、兼職檔案員職責等各方面均做出要求, 有效指導兼職檔案員開展檔案收集工作;在收集期限方面, 將檔案歸檔工作納入部門月度績效考核, 增強兼職檔案員工作的緊迫性, 提高工作效率;在歸檔質量方面, 檔案室與辦公室文書員研究制定電子文件打印規范, 對打印格式、字跡要求、顏色要求、蓋章標準等方面做出要求, 提高歸檔文件質量。
為確保文書檔案工作順利開展, 檔案室建立自上而下的檔案管理體系, 在各個部門除了文書員外, 按照崗位職責, 將綜合科科長、重點專業人員、文書等都納入到管理網絡中, 強化檔案責任意識, 逐級開展工作。通過這種方式, 將文書檔案工作延伸到了部門管理的各個環節中, 人人都來關注檔案收集, 確保了檔案收集工作的齊全性和系統性。
3.加強業務培訓, 提高人員素質。作為檔案人員不僅懂檔案專業知識, 還要有強烈的責任心和使命感, 對檔案工作認真負責。日常工作中, 積極組織對兼職檔案員的培訓, 尤其是在每次開展文書檔案收集工作時, 組織各部門開展業務知識培訓, 講解歸檔范圍、歸檔質量要求、收集工作中容易出現的問題;同時在收集過程中, 檔案員們經常到各部門進行現場指導, 對于發現的問題及時進行整改, 避免出現返工情況。
對于專職檔案人員來說, 堅持持證上崗, 不僅要與時俱進, 不斷更新檔案知識, 還要求知識全面。例如我公司屬于鋼鐵企業, 檔案人員還應該掌握工藝流程等知識, 有利于對檔案產生過程進行研究, 這就需要檔案人員經常到部門進行學習、交流和調研。
4.轉變思路, 改變檔案工作思路。為保證文書檔案歸檔的齊全完整, 檔案人員要改變工作方式, 變被動收集為主動收集, 改變原來“交什么收什么”“坐等檔案上門”的方式, 主動出擊, 多與各部門溝通, 指導兼職檔案員對檔案的分類、整理。同時, 檔案人員要對各單位產生的文書檔案了如指掌, 多檢查多督促, 對照歸檔范圍逐項核對, 讓專業人員養成重要材料及時歸檔的習慣。
5.正確處理文書與檔案的關系。文書工作是檔案的起點, 沒有文書, 檔案就是“無本之木, 無源之水”, 公文管理的規范與否直接關系到歸檔檔案的質量?？墒窃趯嶋H工作中, 文書和檔案往往各自為陣, 文書員只注重公文處理的及時性, 認為文件處理完了工作就結束了, 忽視文件歸檔工作;檔案員只注重歸檔, 忽略公文過程管理, 造成文書、檔案標準不同, 對檔案歸檔不利。因此, 文書員、檔案員都要樹立“文、檔一體化”意識, 認識到文書和檔案工作是密不可分的。一是文書、檔案標準要統一, 在制訂公文、OA管理制度制定過程中要互相溝通, 尤其在OA辦公自動化系統對公文模塊的建立或修改過程中, 檔案人員一定要參與并提出意見, 避免出現電子文件無法歸檔的情況;二是文書要嚴把公文質量關, 對公文格式、審批、簽發等各方面嚴格要求, 確保歸檔文件的規范;三是文書負責本單位電子、紙質文件的辦理, 要注重非OA辦公自動化系統流轉文件的收集和歸檔工作, 例如會議材料等;四是檔案人員要加強文件形成的全過程管理, 要求文書日常建立文件管理臺賬, 并且辦理文件要及時, 防止出現文件遺失的情況, 確保檔案的齊全。
四、結束語
文書檔案管理是企業的重要基礎工作, 是企業記憶的真實記錄。文書檔案的科學、規范直接關系到檔案利用、檔案開發工作的開展, 關系到文書檔案價值能否充分、有效地發揮。因此, 作為檔案管理者, 要在實際工作中不斷探索、不斷完善文書檔案管理方法, 促進檔案收集和歸檔工作的健康有序開展, 為企業發展貢獻檔案的一份力量。
參考文獻
[1]王進慶.多措并舉, 提高文書檔案歸檔率[J].醫學信息, 2013, 8 (26) :70