文書檔案范文

文書檔案范文第1篇

一、準確全面是文書檔案工作的質量性原則

首先，要有明確的“立檔意識”。在工作中，無論是領導、具體工作人員，頭腦中都要有“檔案”二字，按“文檔一體化”的要求，規范文書管理的每一個環境。要形成這種意識，不但要加強平時的學習和宣傳教育，還要及時掌握工作的進展情況，確保材料的完整收集。

其次，立卷工作關鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓，這既方便平時查閱，又利于年終立卷工作的完整性。并且在日常工作中，對個別一時收集不齊的文件材料，要標注清楚，并及時催收，從而保證文件材料的齊全完整。

文書檔案人員要確立質量觀念，嚴把文件材料的質量關。對收集的材料在歸檔之前要進行嚴格的審核，如：原稿是否齊全，文件是否蓋公章，在將檔案資料與科技人員交接時，要清點核對，看檔案是否殘缺或損壞，程度如何，案卷標題與內容是否一政等。特別是檔案中有照片、信封等小物件極易脫落，造成物件丟失，所以要互相交待清楚，以保證檔案資料的完整與齊全。正是從這些細微之處著手，從點滴做起，進行“全過程管理”，才能加強對文檔管理的超前控制，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化。

二、精簡是文書檔案工作的數量性原則

在正式立卷歸檔時應按照活動發生、發展，終結的時序進行，從全局的高度考慮歸檔材料的取舍、主次和詳略。在對文件材料進行清理時，應把現存的各種材料囊括在內，范圍盡可能廣泛，內容盡可能全面，以便從整體把握情況，然后圍繞材料所反映的工作內容進行篩選、歸類，防止該保存的未保存，該剔除的未剔除的現象發生。對那些無利用價值、內容重復的材料，應盡可能篩出去，使歸檔材料更精簡、更實用，既要保證信息的完整性，又要優化歸檔材料。

三、保密是文書檔案工作的安全性原則

不能對涉密文件材料無視其保密性，超范圍提供利用;也不能一成不變地看待檔案的秘密性，無視其保密性的時效，影響和限制正常工作利用。

要做好檔案密級審查和解密工作。在文書立卷時應科學而準確地區分、制定所收集的材料的密級，經過初審、中審、終審三個環節的綜合分析與審查，最終決定文書檔案的保密范圍，以利于檔案利用中不至于泄密。對劃密的檔案根據形勢的變化與發展，及時做好解密工作，及時開放提供利用。

四、檔案借閱工作是文書檔案工作的基本原則

檔案工作人員將檔案資料交給查檔利用者時，要先交待清楚檔案的現狀，要求利用者在閱檔前，要先核對卷單與案卷是否一致。還要求分別查看檔案資料的各卷、各冊、件等是否完整一致，有問題要及時聲明，待雙方無異議時，方可閱檔。對利用的檔案資料，無論利用者當天是否閱完，都要在當日下午四時歸還，并收回到檔案室內。工作人員在利用者歸還檔案資料時，要與查立、閱開始的手續相同，對待工作要嚴肅認真，一絲不茍，對歸還的檔案資料認真清點，如發現有損壞或有遺失等問題，要立刻督促檔案利用者及時清理補好，或依據《檔案法》的規定，追究利用者的相關責任。待檔案工作人員與利用者交換檔案無異議后，方可收入室內，如發現問題，要及時弄清責任，及時解決問題，以保證檔案資料的完整與齊全。對利用者閱檔沒有閱完的檔案資料，需暫時進行封存，不得將檔案停留在利用者手里保存，如要繼續閱檔，再履行手續借閱。

五、為單位提供信息資料保障是文書檔案室工作的目的性原則

要正確處理“管”和“用”的關系。管好是基礎，利用是主題。不管好，就無以用活;不用活，就會影響單位工作效率。所以做好檔案工作，為單位提供信息資料至關重要。

文書檔案范文第2篇

1 文書與檔案工作的關系

文書工作是檔案工作的基礎, 檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源, 檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的, 文書工作不僅直接影響著文件材料的質量, 也直接關系到檔案工作的質量。任何事件, 通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了, 可以收到事半功倍的效果, 檔案工作做好了, 會對文書工作產生積極的作用, 促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作, 可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量, 立卷歸檔案是否齊全完整, 分類組卷是否科學、規范等, 從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來, 才能為辦公室各項工作正常運轉提供必要的保證。

2 文書檔案的歸檔管理

公文辦理完畢后, 應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定, 及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理 (立卷) 、歸檔。

2.1 文件材料的歸檔制度

⑴歸檔范圍:根據國家相關文件規定, 凡是反映本單位工作活動, 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

⑵歸檔時間:歸檔時間指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間, 辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。

⑶歸檔案卷質量總的要求:遵循文件材料的形成規律和特點, 保持文件之間的有機聯系, 區別不同價值, 便于保管和利用。

2.2 文書檔案的整理與鑒定

文書檔案的整理工作, 就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案, 進行分類、組織、排列和編目, 使之達到系統有序。

2.2.1 分類方法

文書檔案的分類方法傳統上采用四種聯合分類的形式, 即:年度—組織機構分類法;組織機構—年度分類法;年度—問題分類法;問題—年度分類法。根據各立檔單位的實際情況, 許多單位基本上采用年度—組織機構和年度—問題兩種分類方法。

⑴年度—組織機構分類法。就是先將立檔單位內的文書檔案按年度分開, 然后在每個年度內部組織機構進行分類。

⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開, 在年度內再按問題分類。

文件經過分類之后, 就要在每一類文件內, 將文件進行系統化的整理, 即進行立卷工作。

2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制

⑴文件經過立卷以后, 還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法, 確定類內案卷的前后次序和存放的位置, 保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是:分保管期限—年度—組織機構和保管期限—年度—問題。

⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置, 統計案卷數量, 監督、保護檔案的基本工具, 也是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求, 文書檔案案卷目錄一般應區別不同的保管期限, 分年度或混年編制。

2.2.3 檔號的編制

檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置, 便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要。在檔案的整理和保管中, 常用的檔號有四種:全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁號 (件號) 。

2.2.4 檔案的鑒定

檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值, 確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定, 文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。

3 文書檔案人員綜合素質對文檔工作的影響

愛崗敬業, 開拓創新, 以一流的素質爭創文檔一流的成績, 文檔工作質量的好壞, 關鍵取決于文檔工作人員的素質。因此作為一名合格的文檔工作者應具備:

3.1 窗口意識

文書檔案是辦公室工作的一部分, 文書工作人員除了擔負文件收發、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作, 還兼任著接待來信查詢等事務性工作, 工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干, 又要謙虛熱情、誠懇待人, 以自己良好的修養氣度, 熱情周到服務態度體現工作的一個側面。

3.2 專業意識

文檔工作是一項專業性很強的工作, 做一名合格的文檔工作者應具備多方面知識和才能, 不但應具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識, 還應根據工作需要, 不斷學習各類知識。

4 總結

總之, 文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源, 是各方面管理的重要組成部分, 是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作, 在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用, 只有充分重視此項工作, 采用科學管理的工作方法, 才能順應新時期文書檔案管理發展的需要, 繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值, 指導和服務于管理工作, 實現其工作的特有職能。

摘要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據, 也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現, 是一項繁瑣、嚴密的工作, 檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎, 是領導決策的重要依據。在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下, 如何做好文書檔案的管理工作, 使之規范化、程序化、數字化、網絡化, 不斷適應辦公室工作變化的需要, 也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。

關鍵詞：文書檔案,管理,制度

參考文獻

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案, 2011, (01) .

[2]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經營管理者, 2010, (19) .

文書檔案范文第3篇

摘 要：隨著經濟社會的飛速發展，文書檔案工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。文書檔案管理工作關系到企業發展、科研、管理的諸多方面，具有重要的意義。本文針對新形勢背景下的文書檔案管理 隨著經濟社會的飛速發展，文書檔案工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。在事業單位的發展過程中，文書檔案是辦公室工作的組成部分。文書檔案管理工作關系到企業發展、科研、管理的諸多方面，促進新形勢下文書檔案管理工作的發展能夠提升單位的執行能力和工作效率，逐步推進相關部門的綜合效率。

然而，在時間的推移下，文書檔案管理工作中的發展問題逐步顯現，傳統文書檔案的空間性、保存性不夠深入，電子文書檔案工作管理又具有流動性和依賴性，這也使得相關檔案工作者要正視其中的發展弊端，科學利用互聯網信息技術文化，采取適應的管理措施，不斷提高事業單位的文書檔案管理水平。

一、新形勢背景下的文書檔案工作的價值意義

隨著事業單位工作進程的腳步，文書檔案作為重要的記錄載體，體現出了對工作過程、管理性質的真實反映。進入二十一世紀，文書檔案工作逐漸規范化，在部門發展中的地位和作用也越來越重要。

首先文書檔案中對歸檔范圍、事件詳情、保存期限做出了詳細的判定。在文書檔案工作中，資料的管理是主要的部分，它包括各個部門出具的單位及上級單位下發的“紅頭文件”、單位簽訂的人事、財物、行政各項合同，還包括單位簽訂范圍內的各項合同、照片、影像資料等等。通過收集、保存這些資料，能夠讓單位各部門工作人員積累經驗，并將這些工作經驗更準確、務實的應用與當前的工作中。

二、新形勢背景下的文書檔案工作的發展現狀

文書檔案指的是在相關單位的生產經營活動中形成的特定的信息整理記錄。在不同的歷史形態中，文書檔案管理的流程日趨復雜，呈現出了不同的發展特點，具體分析如下：

（1）文書檔案管理人員的綜合能力缺乏

當前形勢下，森林資源的維護和管理政策逐步推行。相關文書檔案管理工作需要在工作質量和管理層次上不斷增加。陳舊的文書檔案管理已經不能適應事業單位的發展需求。隨著工作年齡長，很多文書檔案管理人員在思想上較為保守陳舊，不能掌握高效、高質的檔案電子信息管理技能，文書檔案管理工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。

（2）信息化文書檔案管理工作的風險性

應用電子信息的技術的新式檔案管理工作在增加工作效率的同時也帶來了一定的風險?；ヂ摼W背景下，文字檔案雖然便與存儲、查閱，但卻具有嚴格的依賴性和不安全的因素。極易發生操作誤刪、黑客侵入、程序錯誤、病毒感染等事件，這些文檔一旦產生上述問題，會是整個文字數字系統出現錯誤，風險性不容小覷。

（3）文書檔案管理效益受到局限

對于很多部門負責人人來說，他們對文書檔案管理工作存在誤解。沒有建立科學的規章制度，尚未達到經濟效益和社會效益的高度融合。很多單位的館藏資源不夠豐富，在相應的科學研究、專業探討、資源查詢等方面存在管理漏洞，不能達到科研工作的最佳表現。而在大量的專業信息面前，很多文書檔案工作沒有形成完善的發展效益，在整體服務模式的構建中也處于一個被動化的發展局面，這也使得很多事業單位的的文書工作極度邊緣化，整體行為模式較為單一，沒有形成文書檔案工作的科學性和社會性。

三、強化新形勢背景下的文書檔案工作的若干策略

當前形勢下，針對于事業單位管理中的各項契機，相關工作者要緊緊抓牢文書檔案工作中存在的問題，順應時代的發展趨勢，不斷滿足文書檔案工作的各項需求。

（1）建設智能、高效、科學的文書檔案管理系統

不管是傳統的文書檔案工作還是電子文書檔案管理，都少不了相關人員的發展開拓。為了迎合時代的發展需求，更好的滿足事業單位的全面發展，建議廣大文書檔案工作者要建立一套完善的文書檔案管理系統。一方面，通過“一體式”“智能化”的發展形勢，構建一個和諧的文檔資料查閱、借閱環境。在短時間內實現文件的生成、錄入、存儲、銷毀等管理流程。確保文本資料始終保持完整性和真實性。

其次，通過自動化辦公行為的切入，發展自動化檔案信息系統，從而明確紙質文本檔案、電子文件管理的相關制度。在轉變文書檔案管理的過程中，要始終以先進的信息技術產業來促進工作效率，帶動事業單位的思想變革，促進文書檔案工作的發展和創新。同時，相關部門要立足于工作實際，牢牢抓住網絡背景下的發展機遇，建設智能、高效、科學的文書檔案管理系統，從而滿足市場、經濟、社會等各個環節的發展需求。

（2）建立一支現代化的文書檔案管理工作隊伍

針對于當前形勢下文書檔案管理工作的漏洞，相關部門要從管理人員的角度出發，通過建立相應的規章制度，進一步明確檔案管理人員的工作職責。同時，制定嚴謹的文書檔案一體化實施辦法，通過開展相應的講座、系列知識培訓、課程學習、實踐教育等方面。提高工作人員的業務素質和綜合能力，確保文書檔案工作的穩步發展。要本著“高質量、嚴要求”的檔案管理原則，促進文書檔案管理工作隊伍的綜合水平，讓他們不但具有充足的管理經驗，還要熟練掌握電子信息化檔案管理技術。確保文書檔案工作更加現今，及時做好文書檔案個人歸檔、分類、存儲等工作，促進相關檔案資料的工作效率和工作規范。

（3）在文書檔案工作中融入風險管理的意識

從文書檔案工作的總體進程中看，風險意識是各企業、事業單位都需要掌控的。為了避免信息化文書檔案工作出現不安全的隱患、管理者要通過各項技術措施，強化文書檔案管理的安全性和保密性。

例如，在文書檔案系統的構建上，建議在單位內部辦公自動化網絡中設置專業的網絡防護，實現雙重的技術網絡隔離。第一層隔離是采取路由器的技術模式，屏蔽掉一些不安全的IP地址。第二層實現防火墻隔離模式，通過防火墻的隔離模式。實現網絡的凈化和管理，弱化網絡中存在的各項不安全因素。同時相關工作者要考慮到防火墻的信息安全，確保建立一個綠色、安全的網絡工作環境，增加對檔案信息管理的保密工作，不斷強化安全安全制度建設。實現信息資源的優化共享，利用網絡登錄賬號等方式進行平臺交流。并根據不同的文書檔案信息需求，采取小量閃存U盤、光盤等電子方法進行存儲，并存有必要的備份，實現信息存儲的安全性和交流性。繼而采取身份認證、數字備份、網絡驅動等方法，從而建立一個完善、全面的技術管理。

四、總結

綜上所述，在文書檔案工作中，相關工作者要結合社會發展的各項形式，認真總結和分析其中的社會發展歷程。在改革決策、基礎建設等多個方面，進行全方位的工作優化。在對信息化文書檔案工作進行升級的同時，利用現代科學技術，為文書檔案工作的自動化和智能化打下扎實的基礎，為我國事業單位文書檔案管理工作的發展貢獻一份力量。

參考文獻：

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[4]蔣燕.醫院文書檔案管理措施探析[J].中國科技博覽，2013（6）.

的特點、問題、策略進行探究，力求結合實際，建立較為完善的管理體系。

文書檔案范文第4篇

第一條 為了加強公司文書檔案管理，做好公司文書的立卷工作，保證文書檔案的完整與安全，根據有關規定，結合公司實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法規定了文書檔案的歸檔范圍、管理使用要求、保存時間。

第三條 本辦法適用于公司文書檔案的管理及使用工作。

第四條 文書檔案是指公司在建設、營運管理、投資、開發、經營等活動中形成的具有保存和查考利用價值的各種文件材料。

文書檔案是公司各項活動的真實記錄，是公司的寶貴財富，必須實行集中統一辦理。確保其完整、系統、準確的提供利用。

第二章 文書檔案歸檔管理

第五條 公司實行文書立卷制度，各部門應指定1人專管本部門的文書立卷工作，人員要相對穩定。

第六條 檔案室集中統一管理公司全部檔案，承辦人員處理完畢的文件必須及時交本部門立卷人員集中立卷。檔案于第二年四月份前按規定整理，由部門負責人審定后，向檔案室交。

第七條 凡是本公司在公務活動中形成的、辦理完畢的，具有查考價值的收發文件、電報、會議文件、內部文件、電話記錄、會議記錄，公司編印的出版物原稿的印本以及各種圖表、簿冊、照片等文件材料，

均須收集齊全立卷歸檔。

第八條 外單位送來有查考價值的，需要辦理的各種重要資料，亦須立卷歸檔。

第九條 凡需歸檔的文件材料，按下列分工進行立卷：

(一)各部門發文和必須進行歸檔的文件資料，由相應部門收集整理立卷，交檔案室按檔案管理要求按編號歸檔。

(二)由本公司主辦聯合發文，以及與外單位聯合召開的會議文件，仍由承辦部門連同其它文件一起立卷。

第三章 文書檔案的歸檔范圍

第十一條 上級機關的文件材料

(一)上級機關召開的需要貫徹執行的會議主要文件材料;

(二)上級機關頒發要求執行的法規性文件;

(三)代上級機關草擬并被采用文件的最后草稿和附件。 第十二條 本公司制發的文件材料

(一)公司在建設、營運管理、投資、開發、經營和其他管理活動中形成的規定、決定、決議、報告、請示、批復、各種會議的重要文件、工作計劃、總結、公司成立、合并、更改名稱、章程、工作職責、啟用印章、人員編制、人事任免、調配、培訓、職稱評定;聘任以及職工調資定級、獎勵、退休、離休、復員轉業、死亡、撫恤等文件材料;規章制度、總經理辦公會的會議記錄、會議紀要，上級主管部門的重要指示、計劃、批復等。

(二)公司黨組織在各項活動中形成的或貫徹上級黨組織的重要

批示、決議、決定、黨代會有關文件、黨委會議記錄、紀要、工作計劃、總結、黨員、干部、職工名冊、干部年報表、黨內年報表，黨務工作文件、材料以及紀檢工作中形成的文件、材料。

(三)公司工會、共青團在工作中形成的工作報告、計劃、總結、請示、批復、會議文件、記錄、紀要、重要的統計材料、年報表、團代會和表彰大會有關文件、材料、照片、團員名冊等。

(四)公司辦理干部、職工轉移工資、行政、黨務的介紹信及存根、交換財產、物資等的憑證、清冊。

(五)公司形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料。

(六)公司編制的簡報、書刊的定稿與樣本。

(七)公司各部門簽定的各種合同、協議書及合資合作項目活動中形成的文件材料。

(八)公司征用土地、基建施工、竣工決算、購置大中型設備、科研項目等的文件圖紙材料。

(九)地形圖及電子文檔。

第四章 文書檔案立卷的基本要求

第十二條 歸檔的各種文件材料，必須完整、系統、規范、符合其形成的自然規律、合理組卷，使案卷正確反映公司活動的基本情況，并便于保管使用。

第十三條 除與本公司有密切關系的(如請示與批復、報告與批復)上下級文件不能分開立卷，其余應分開立卷。

第十四條 永久、長期、短期不同保管期限的文件應分別立卷。

第十五條 跨的立卷應放在結案的一年，計劃、總結、報表、預決算等文件應放在所針對的一年。

第十六條 每卷不超過100頁，過超應分別立卷，案卷標題應50字以內。

第十七條 下列文件不需歸檔

(一)重份文件。

(二)未經簽發的文電草稿，一般性文件的修改稿，鉛印多次的校對稿。

(三)無查考價值的事務性、臨時性文件。

(四)同級機關送來與公司業務無關的文件材料。

(五)其它單位抄送公司作為通報情況性質并沒有保留價值的文件材料及資料。

第五章 文書檔案案卷質量標準

第十八條 文書檔案組卷要求

(一)遵循文件材料形成規律的特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于管理和利用。

(二)歸檔的文件材料種類，份數以及每份文件的頁數應齊全完善。

(三)每份文件的正件與附件、印件與底稿，請示與批復、轉發文件與原件，多種文字形成的同一份文件應立在一起，不得分開，文電應合一立卷。

第十九條 文書檔案案卷排列要求

(一)卷內文件材料密不可分的應排在一起，批復在前、請示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

(二)卷內文件材料應按順序排列，依次編頁號、件號、裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料的右上角，填寫頁號，不裝訂的案卷，應在卷內每份文材料的右上角加蓋檔案號章，逐件編號。

(三)有關卷內文件材料的情況說明，都應填寫在備考表內，并寫明應卷入，檢查人姓名、時間、備考表應置卷尾。

(四)案卷封面每項應填寫項名要簡明，案卷題名要簡明，確切的反映卷內的文件內容，一般包括責任者、內容、名稱，字跡要工整清晰，用毛筆或鋼筆書寫。

第二十條 文書檔案裝訂、借閱、銷毀等見《XXX檔案管理辦法》 第二十一條 本辦法由辦公室負責解釋。

文書檔案范文第5篇

一、存在的問題

(一)機關處室歸檔材料比較單一

機關每個處室都設有歸檔員，一般為本處室綜合科文書人員，主要負責處室電子公文寫作發布的工作，于是潛意識當中就認為文書檔案的歸檔就是將本處室下發的紅頭文件進行歸檔即可，忽略了其他非紅頭管理類材料的歸檔，比如業務科室形成的非紅頭文件的專業性報告材料、特定業務工作形成的系列性成套性的文件材料、向集團公司上報的各類報表材料、公司專業部門會議材料等。

(二)機關處室歸檔員責任意識不到位

雖然每個處室都設有歸檔員，但是由于業務需要，人員更替比較頻繁，業務操作本就不熟練，再加上都是兼職歸檔工作，在工作日程中總將檔案工作排在末位，有時一拖再拖，超過了規定的歸檔時間，嚴重影響了機關檔案整體歸檔進程，進而影響了文書檔案的借閱利用工作。

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(三)文件材料質量不合格

在歸檔的文件材料中，由于電子公文系統的限制以及部分歸檔員的惰性，使得部分歸檔的紙質材料不符合標準公文制式要求，影響了公文的效力;有些歸檔員忘記或者無視《文件處理單》的歸檔，使得歸檔文件齊全完整性受到了很大影響。

(四)檔案系統中著錄項不規范

中國石油天然氣集團公司檔案系統在2011年就與電子公文系統對接成功，文書歸檔員只需要在電子公文辦理完畢后點擊歸檔即可完成檔案系統大部分數據的著錄工作，但是有兩個著錄項需要手工修改，一個是文件的“頁數”，一個是“保管期限”。因為電子公文系統對文件正文和附件是分項存放，無法統計文件總頁數;而保管期限項是電子公文系統自動設置為5年，很多歸檔員在點擊歸檔之后，對這兩個著錄項不夠重視，使得文件頁數和保管期限總存在問題，影響了檔案數據的正確性。

二、采取的措施

(一)實行文書檔案歸檔范圍確認制

集團公司在2010年開始要求所屬各單位逐步實行文書檔案歸檔范圍確認制。長慶油田公司檔案館在2011年制定新的《長慶油田公司文書檔案管理辦法》時進一步明確制訂了機關處室《文件材料歸檔范圍確認單》。文書檔案工作人員首先通過對機關每個處室職能、業務流程和歷年歸檔情況進行分析，再與機關處室歸檔員及部門負責人反復溝通修改，完成《確認單》的制訂，并于

—2— 每年初送達機關處室，歸檔員在確認上一需要歸檔的材料與《確認單》所列項目是否一致，對于有出入項目進行修改后，在《歸檔范圍確認單》上簽字，并經部門領導簽字確認后反饋給檔案館存檔以備查考。通過歸檔范圍確認制的實施，一方面明確了機關處室需要歸檔的材料內容，另一方面通過文字契約的形式加強了對機關歸檔員的約束。

(二)將機關部門歸檔會議制度化

公司檔案館每年三月都要召開公司機關歸檔會議，在會議上首先從歸檔時間、歸檔數量和歸檔文件材料的質量等幾個方面對上一機關部門歸檔情況進行通報，使每位參會人員對上一各處室歸檔情況有整體認識;再將當年相關歸檔要求做出書面說明，便于歸檔員把握;同時每年在會上還將電子公文系統與檔案系統相關歸檔操作步驟進行演示，方便機關歸檔員學習。

(三)加強歸檔過程監督檢查

在每年歸檔工作開始后，加強與機關部門歸檔員的溝通交流，隨時掌握各處室歸檔進度，及時解決遇到的問題，同時通過系統后臺數據庫及時掌握系統中各著錄項的錄入規范情況，有問題及時提出修改意見。在歸檔交接時，對歸檔的文件質量以及系統中數據進行再對照檢查，發現問題退回整改，嚴把進庫檔案質量關。