文書檔案范文第1篇
關鍵詞：文書檔案,歸檔,編制
文書收集工作是一項很重要的基礎工作, 想做好文書的收集工作首先要使文書收集人員的知識修養、基本素質和有豐富的專業基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識水平, 這樣才能把文書檔案做好。文書檔案管理一般情況下都是由辦公室內勤兼任的 (筆者就是一名文書檔案工作人員) , 因而文書檔案人員的自身修養直接影響著文檔資料的質量和文檔管理的水平。文檔人員的修養決定文檔資料價值, 集中于文檔人員的基本素質。
文書檔案一般反映行政事務管理活動的歷史記錄。它按照習慣的檔案分類方法即文書檔案、科技檔案、專門檔案進行分類。所以專門講講文書檔案的收集、整理方法。整理檔案也和其他工作一樣有其規律性, 也就是要掌握各類檔案的歸檔范圍, 保管期限, 分類組卷方法:
1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限
上級文件要歸檔的主要有二部分文件材料:一是針對本單位發的文件, 如有關本單位機構、人事、職稱、工資、福利、經費、獎懲等方面的批復、通知、通報、批復等, 這是最重要的依據材料, 要永久保存。二是有關各部門發的法律、法規、政策規定, 以后要作為執行的依據, 要歸檔作為長期保存。本單位的文件材料基本上都要歸檔, 不僅僅是正式發文, 不是紅頭文件的計劃、總結、匯報、領導講話、登記表、統計表、會議記錄等等都要歸檔。重要的永久, 一般的長期, 作用不大的短期。
2 文書檔案的整理方法
一般可分以下幾個步驟:
2.1 分類。
分類方法有多種, 常用是年度分類法和問題分類法。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。
2.2 組卷。
它是檔案整理的最基本環節, 其實是將一組密切聯系的文件材料組合在一起, 便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾, 為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前, 還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整, 然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括:應歸檔的文件是否收集齊全完整;歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍;并確定保管期限;檢查各卷夾內文件數量是否適當。
2.3 卷內文件材料排列。
2.4 根據排列結果, 對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號。
2.5 編制卷內目錄和備考表。
2.6 按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內。
2.7 擬寫案卷標題, 填寫案卷封面。
案卷標題即案卷題名, 是案卷的名稱, 是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切, 文字上要簡練通順, 標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成。
2.8 案卷排列與編號。
案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性, 一般可按先永久, 長期, 短期來進行排列, 然后按排列順序每年編一個流水號。
2.9 編制檔案案卷目錄。
案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成, 案卷目錄可以多年編成一本或多本。
文書檔案范文第2篇
第一條為規范農村土地承包經營權確權登記頒證工作，加強管理和有效利用農村土地承包經營權確權登記頒證檔案，根據《檔案法》、《農村土地承包法》、《物權法》、《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》等有關法律法規和政策，制定本實施辦法。
第二條本辦法適用范圍為吉林省各級農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理工作。
第三條本辦法所稱農村土地承包經營權確權登記頒證（以下簡稱承包地確權）檔案是指在承包地確權工作中形成的，對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的文件材料的總稱，是承包地確權工作的重要憑證和歷史記錄。
第四條本辦法所稱的承包地確權檔案工作，是指承包地確權檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用等工作。
第五條承包地確權檔案工作必須堅持統一領導、分級實施、分類管理、集中保管的原則。承包地確權檔案工作應當與承包地確權工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步驗收。
第六條縣級以上農村土地承包管理部門負責對本級承包地確權檔案工作的領導，要將檔案工作納入本行政區域承包地確權工作中統籌規劃、組織協調和檢查驗收；同級檔案行政管理部門負責承包地確權文件材料的形成、積累、歸檔和移交等工作的業務培訓、監督指導和驗收工作。
第七條各級農村土地承包管理部門應當明確承包地確權檔案工作分管領導，指定具體負責人員并保持相對穩定。
第八條縣、鄉（鎮）和村都要將承包地確權文件材料的收集、整理、歸檔工作納入總體工作計劃及有關人員崗位職責?？h、鄉鎮要制定相關工作方案、健全檔案工作規章制度、落實專項經費、配備必要的設施設備，確保檔案齊全、完整、真實、有效、安全。
第九條省、市土地承包管理部門和檔案行政管理部門負責組織對承包地確權檔案工作的檢查，重點檢查承包地確權檔案的完整、準確、系統和檔案的安全保管情況。對于承包地確權檔案檢查不合格的單位，應責令限期整改完善。
承包地確權工作驗收時將同步驗收承包地確權檔案，凡承包地確權檔案驗收不合格的，不得通過承包地確權工作驗收。驗收工作由省農村土地承包經營權確權登記頒證工作領導小組辦公室負責組織。
第十條承包地確權檔案主要包括綜合管理、確權登記、糾紛調處和特殊載體類，其保管期限分為永久和定期。具有重要憑證、依據和查考利用價值的，應當永久保存；具有一般利用保存價值的，應當定期保存，期限為30年或者10年。各地可以參照《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附件1），編制本地區農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
第十一條承包地確權檔案不另設全宗，應在本單位全宗內分類管理。
第十二條承包地確權紙質檔案應按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）和《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）等有關標準的要求進行整理。
承包地確權文件材料依據類別進行歸檔，區分保管期限，按文件形成年度順序排列。
確權登記類中具體涉及農戶的有關登記申請、身份信息、確認權屬、實測指界、界限圖表、地塊調查、簽字確認、結果公示、登記和權證審核發放等文件材料，應當以農戶為單位采取“一戶一卷”方式進行整理。綜合管理類按“件”裝訂整理。特殊載體（非紙質）類應按照國家相關檔案業務規范標準進行整理。承包地確權檔案具體整理方式按照《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則》（見附件2）執行。各地也可根據實際，適當調整整理方法。
第十三條歸檔的承包地確權紙質文件應當字跡工整、圖樣清晰、數字準確，簽字、印鑒法律手續完備，因特殊情況容易產生字跡模糊或者褪變的應當附一份清晰的復制件。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保管要求。對同一歸檔材料，原則上不重復歸檔。因工作特殊需要的，可以建立副本。
第十四條歸檔的非紙質材料，應當單獨整理編目，并與有直接聯系的紙質材料建立對應關系。
第十五條錄音、錄像材料要保證載體的安全可靠性，電子文件和利用信息系統采集、貯存的數據及航天遙感影像應當用不可擦寫光盤等可靠方式保存，應當至少儲存兩套并且做好異地備份工作，重要的應輸出紙質文件同時歸檔保存。
數碼照片要存儲到符合要求的脫機載體上進行離線歸檔，具有永久保存價值的數碼照片檔案，應轉換出一套紙質照片同時歸檔。紙質照片和圖片應當配有文字說明，標明時間、地點、人物和事由。
電子文件生成的軟硬件環境及參數須符合《農村土地承包經營權調查規程》（NY/T2537-2014）、《農村土地承包經營權要素編碼規則》（NY/T2538-2014）、《農村土地承包經營權確權登記數據庫規范》（NY/T2539-2014）及相關電子檔案管理的要求。
第十六條縣級以上農村土地承包管理部門和檔案行政管理部門應當積極推進承包地確權檔案數字化和信息化建設，在承包地確權信息管理系統中實現檔案管理功能，加強承包地確權電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，通過農村檔案信息資源共享平臺，提供網上服務，方便社會查詢。
第十七條縣、鄉在承包地確權驗收工作結束后將承包地確權電子檔案備份到縣級國家綜合檔案館，并按照國家有關規定及時移交驗收合格的實體檔案。經協商同意，可提前移交，并按規定辦理相關手續。
不符合保管條件的村，承包地確權檔案可由鄉鎮人民政府檔案管理機構代為保管，必要時可移交縣級國家綜合檔案館統一保管。
第十八條各級農村土地承包管理部門和國家綜合檔案館應當按照規定向社會開放承包地確權檔案，為社會提供利用服務。但涉及國家秘密、個人隱私和法律另有規定的除外。
第十九條各級人民政府及農村土地承包管理部門、檔案行政管理部門對在承包地確權檔案的收集、整理、利用等各項工作中做出突出成績的單位和個人，應當給予獎勵。
第二十條在承包地確權檔案工作中，對于違反有關規定，造成承包地確權檔案失真、損毀或丟失的，由有關部門依法追究相關人員的法律責任；涉嫌犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。
承包地確權工作人員在工作調離前，應當將個人掌握的承包地確權文件材料移交給承包地確權檔案管理機構，不得拒絕移交、銷毀或者擅自帶離。
第二十一條各市（州）、縣（市、區）農村土地承包管理部門、檔案行政管理部門可依據本辦法，結合本地實際，制定承包地確權檔案工作的有關規定。
第二十二條本辦法由省農業委員會、省檔案局負責解釋。
第二十三條本辦法自發布之日起施行。
附件：
1.吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表
2.吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則
附件2
吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證檔案整理細則
1.總則
1.1為規范我省承包地確權檔案管理工作，使之更好地發揮服務和憑證作用，依據《農村土地承包經營權確權登記頒證檔案管理辦法》、《文書檔案案卷格式》（GB/9705-2008）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）等標準，制定本細則。
1.2承包地確權檔案整理應遵循文件材料之間的形成規律，區分保管期限，保持其有機聯系，便于保管和利用的原則。
2.分類
2.1承包地確權檔案可采用“類別—保管期限—年度”的分類方法編制分類方案。
2.2依據《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附件1），承包地確權檔案分為綜合管理、確權登記、糾紛調處、特殊載體4大類。
其中綜合管理類、確權登記類、糾紛調處類歸檔文件按照《歸檔文件整理規則》進行整理；特殊載體中的數碼照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行整理；實測數據等信息按照《電子文件歸檔與管理規范》等標準整理。
2.3分類號。依據附件1（《吉林省農村土地承包經營權確權登記頒證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》）的分類內容，將各類別用代碼標注為：綜合類：1；確權類：2；糾紛調處類：3；特殊載體類：4。
3.整理
3.1綜合管理類的整理方法。
綜合管理類文件材料以“件”為單位進行整理。
3.1.1分類：綜合類歸檔文件整理按照保管期限進行分類，分為永久、30年和10年。
3.1.2排列：綜合類歸檔文件按照文件的形成年度、結合時間和重要程度進行排列。會議、招投標、重大活動、統計報表等成套性文件可集中排列。
3.1.3裝訂：采用“三孔一線”蠟線裝訂方式。
3.1.4編號：歸檔文件依據分類方案和排列順序逐件編號。在文件首頁右上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章上內容為全宗號、年度、件或卷號、類別號、保管期限、總頁數（詳見附錄A的圖A1）。
3.1.4.1全宗號：檔案館為規范管理各立檔單位檔案，給立檔單位編制的代碼?？h級承包地確權檔案使用縣農業局或農經局全宗號；鄉鎮級使用本鄉鎮全宗號。
3.1.4.2年度：文件的統一歸檔年度，即本地承包地確權工作收口年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如2016。
3.1.4.3件或卷號：文件（案卷）的排列順序號，即歸檔文件（案卷）排列流水號。
3.1.4.4類別號：各類別歸檔文件的分類代碼，詳見2.3。
3.1.4.5保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱，如永久、30年、10年。
3.1.4.6總頁數：即該件（卷）歸檔文件的總頁數。歸檔文件中有圖文的一面為一頁。頁碼的編制方法為，用鉛筆直接在文件上標注，正面在右上角標注，反面（有圖文的）在左上角標注。有文件處理單（發文處理單、收文處理單、文件閱辦單等）的，要作為文件有效組成部分，計在頁碼內，可作為文件的第一頁。
3.2確權登記類整理方法
縣級確權登記類同綜合管理類一并整理，不單獨分類。鄉鎮級確權登記類歸檔文件分為涉及農戶信息的“一戶一卷”、圖紙和合同三個小類。其中“一戶一卷”的分類號為21，各地區可根據實際情況細化。如細化到村、組，則可根據村、組編號細化（例：第一村第一組為210101），并在分類大綱中說明編號原則；各種圖紙分類號為22，合同分類號為23。
確權登記類歸檔文件以村、組為單位，按照小組順序排列整理。涉及農戶信息的文件統一按照“一戶一卷”方式進行整理，裝訂采取檔案袋（詳見圖A2）裝的形式，檔案袋的封皮上統一印制卷內文件內容（各地必須根據自身實際形成文件確定，不可照搬照抄圖式內容），在檔案袋上方空白處加蓋歸檔章，單獨編制流水號，戶的排列順序依據各村組工作習慣進行。
圖紙可以村或組為單位排列整理，在每張圖紙上方空白處加蓋歸檔章，各類圖紙可以統一編制一個流水號或單獨編制流水號，裝訂形式可折疊，也可打卷裝筒或裝入底圖柜保管。
合同的整理可以村或組為單位組卷，按照戶的順序排列；也可以戶為單位按“件”整理。在第一頁加蓋歸檔章，按照合同類別分別編制流水號。
3.3糾紛調處類文件整理時依據訴訟檔案整理原則，采取“一案一卷”方式整理。糾紛調處類可不單獨排列，并入綜合管理類統一整理即可。
3.4特殊載體類（非紙質）文件材料歸檔按照國家相關檔案業務規范標準和工作實際進行分類、整理和編號。
4.編目承包地確權檔案依據分類方案編制歸檔文件目錄
4.1承包地確權歸檔文件應按類別逐件編目。綜合類目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。目錄及目錄封皮式樣見圖A3。
4.2“一戶一卷”歸檔案卷目錄項目應包含：卷號、權證編號、戶主姓名、所在村（組）、起止日期、件數、頁數、備注。案卷目錄式樣見圖A4。
4.3圖紙、合同的歸檔文件（案卷）目錄包含項目各地可根據實際設定。
5.卷皮要求
全省統一承包地確權綜合管理類檔案封皮樣式，具體樣式見圖A5、A6。（注：各地可根據經費實際，綜合管理類文件可以不采用封皮，直接裝訂）
6.裝具要求
全省統一承包地確權檔案裝具樣式。裝具制作材質要符合檔案保管要求。檔案盒背脊樣式參見圖A7。
7.備考表
文書檔案范文第3篇
關鍵詞：建筑企業 文書檔案管理 強化策略
引 言：文書檔案指的是在企業生產經營過程中產生的一切能夠對企業發展進行記錄和描述的紙質文件、物品、視頻影響和音頻文件等。建筑企業的文書檔案既包括了行政方面的文件，也包括企業在施工過程中產生的各種文件，這些文件對建筑企業發展途徑的觀察以及未來發展風險的預測都具有十分重要的價值，值得相關工作人員對文書檔案管理進行深入思考和探索。
1. 當前文書檔案管理中存在的問題
1.1 文書檔案收集不全的問題
文書檔案資料越全面，就能夠積累越多的企業發展資料，在企業各部門進行相關事務分析時能夠提供的幫助也就越大。然而，目前許多建筑類企業存在著文書檔案收集不全的問題，這在工程檔案的管理方面表現得尤為明顯。為了使工程檔案能夠被真實、完整地收集起來并提高檔案的可用價值，必須保證工程檔案資料伴隨工程進程誕生并及時提交，大部分建筑企業并沒有將工程檔案收集整理制度獨立出來，只是按照企業檔案管理的一般規則進行整理，這不符合建筑工程檔案資料整理的實際需要，影響了此類檔案管理工作的實際價值。
1.2 文書檔案收集管理的過程受阻
企業文書檔案管理的前提是企業相關部門對可用作檔案的資料進行全面的收集和高效的處理，這需要檔案管理工作人員對相關事務具有高度的職業敏感性。但是，目前大多數建筑企業在文書檔案管理方面所選擇的都是年齡較大的、長期在企業檔案室工作而很少出入工地的員工。這些員工由于對檔案資料的收集管理工作重要性認識不足、自身職業能力有限，沒有深入建筑工地實際去觀察哪些資料能夠當做文書檔案進行收集，因此使得檔案收集管理的過程不順暢，更有甚者，出現檔案文件質量、數量上的問題，這使得整個文書檔案管理工作受到阻礙。
1.3 文書檔案移交和應用效率低
文書檔案來自于建筑類企業的各個部門，檔案管理的實際價值體現在對檔案的日常應用方面，這是檔案管理工作的兩個重要內容之所在。而如今的建筑類企業在文書檔案移交方面存在著問題，目前在工程檔案管理工作中，沒有專門對建設單位和施工企業進行約束的機構，建設單位在檔案整理過程中沒有任何壓力，檔案整理的效果差，速度慢，甚至有的單位對建設工程檔案根本沒有整理的想法;同時，由于建筑單位員工流動較大，管理層和普通員工對檔案應用的價值理解不強，降低了文書檔案的應用效率。
2. 文書檔案管理強化策略
2.1 建立檔案收集整理制度
強化文書檔案管理工作的要點之一是保證文書檔案本身的全面性和檔案資料的真實價值，因此，建立檔案收集整理制度是十分必要的。首先，建筑企業應該重視到工程檔案的特殊性，對檔案資料的階段性特征進行分類，例如設計階段的檔案來源復雜、施工規劃階段的檔案變更頻繁、施工階段的檔案類型復雜等。在充分分析不同類型檔案的特征基礎上，按照檔案的分類派遣相應的工作人員進行檔案收集;其次，完全來源于建筑企業本身的檔案，應該有明確的檔案提交格式以及提交時間規定，并將檔案提交的責任與施工責任河濱起來，同時納入到施工管理當中，使所有參與施工的工作人員和管理負責人，將收集和呈交檔案資料作為一項重要的工作任務來完成;再次，應將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質量進行科學評估，建立相應的評估體系，考察每個階段工程檔案的價值以及企業行政、財務檔案的真實性等，建立檔案管理指標體系，將檔案資料的價值與相關工作人員的"業績"掛鉤，通過有效的激勵使檔案管理工作人員能夠全心全意投入到工作中。
2.2 加強檔案工作人員的培訓
現代企業文書檔案的收集依靠檔案管理工作者的個人職業能力發揮才能完成，目前，企業派往施工現場的檔案管理工作人員雖然能夠有效地完成檔案收集和整理工作，但是，施工現場情況復雜，任何一個細節都可以作為檔案資料中的內容，要使檔案工作人員收集到完整的工程資料是不現實的。而在工程建設中所涉及的所有工程建設單位工作人員，其檔案管理知識往往不在同一水平線上。因此，建筑企業要及時調查了解各施工小隊的具體情況，加強檔案管理工作人員與檔案資料收集者之間的溝通，取長補短，使這種交流成為企業進行檔案工作人員培訓的一種方式。只有這樣，檔案管理工作人員才能夠充分認識到工程檔案的復雜性并進行科學的整理，而施工小隊也能夠根據檔案整理需要為工作人員提供可靠的資料;另外，企業內部行政檔案、材料檔案資料的收集與管理，需要相關工作人員對不同類型的檔案資料具有一定的敏感度，能夠科學地分析已有的檔案資料，因此，企業需要根據自身檔案資料應用的需要，對相關工作人員進行職業能力培訓，例如開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足企業文書檔案管理工作的需要。
2.3 在文書檔案管理工作中采用信息技術
建筑類企業文書檔案移交不及時以及企業檔案應用效率不高的問題，可以通過檔案管理了工作人員的高效工作加以解決，而高效的檔案管理工作必然要借助現代信息技術。因此，企業必須積極推進檔案專業化規范化管理，確立建設工程檔案管理體系，并且積極引入計算機管理機制，例如，對企業不同類型的工程檔案規定歸檔日期，并為工地檔案管理工作者配備個人電腦，保證檔案移交的效率;在企業檔案應用效率提高方面，信息技術扮演著更為重要的角色，檔案管理工作者不僅可以通過企業內部MSN、微信群等途徑發布檔案文件收集通知、提醒相關員工按時提交檔案，還可以應用相關的辦公軟件對同類文書檔案進行大數據分析和處理，進行企業某一方面發展的數據性描述等。這些依靠于信息技術的管理行為都能夠有效地促進文書檔案的移交速度提升，并使檔案管理工作的價值凸現出來。
3. 結語
綜上所述，建筑企業文書檔案管理工作中存在的各種問題，需要通過檔案管理制度的建立、相關工作人員職業能力的提升以及信息技術的發展進行解決。而在實施相應策略時，企業應始終注意一個問題，即保證文書檔案管理工作中的"投入"與"產出"之間的平衡性，積極提供相關資源和條件，將文書檔案管理視為企業發展之所需，而不是單純的進行資料收集和整理，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠真正發展起來。
參考文獻：
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文書檔案范文第4篇
一、 檔案的基本概述
1、 檔案的定義：
檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。
文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
2、檔案歷史時期的劃分。
(1)、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。
(2)、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。
(3)、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。
3、檔案全宗。
全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。
4、立檔單位的概念。
立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。
5、檔案工作的業務環節。
檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。
6、檔案工作的基本原則。
檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。
7、檔案工作人員的基本要求。
一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功;二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件;三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。
二、 名詞解釋(文件材料著錄時需用)
1、 全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。
2、 全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司
3、 責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。
4、 保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年(長期)，代號3代表10年(短期)
5、 目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2;保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。
6、 檔案號：目錄號+案卷流水號
7、 張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。
8、 ：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。
9、立卷部門：指文件的組卷部門。
10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。
三、文書處理與平時立卷。
1、文書處理與檔案工作的關系
文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿;文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。
2、文書處理及歸檔程序
(1)收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。 (2)發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。
(3)文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。
3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全(保密)，并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關;二是把好收文關;三是把好文件收集關;四是把好平時立卷關。
4、平時立卷。
(1)從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。 (2)對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”。 “四個清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚;“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整;“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。
四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。
1、文件材料的歸檔范圍(詳見附表)。也可參照公司辦[2009]147號文件。
2、文件材料的歸檔時間。
(1)附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。
(2)所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。
(3)紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。
五、文件材料歸檔要求。
1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。
2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。
3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。
4、歸檔的本級文件(紅頭文件、函件)必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙(首頁)必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。
5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。
6、歸檔的外文材料(含少數民族文字材料)應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。
7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。
8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。
9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
10、上級或外單位的文件，呈(傳)閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。
11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。
六、文件材料的移交。
1、集團公司機關的本級行文(紅頭文件)由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。
2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。
3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件
18、
19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。
七、歸檔文件材料保管期限(詳見公司辦[2009]147號文)。
歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。
八、文書檔案的借閱。
1、借閱本部門形成的檔案無須批準。
2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。
3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。
4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。
文書檔案范文第5篇
(一) 文書檔案管理制度的缺失。文書檔案管理工作對于每一個辦公室人員來說都是存在的, 但是人員配置確實不是齊全的。目前, 許多企業的文書檔案管理都設在行政辦公室范疇之內。行政工作任務繁雜, 會出現未將檔案及時歸檔, 或者是沒有按照相應的管理標準等等, 這樣情況下的檔案管理, 不利于檔案的綜合利用, 檔案管理容易造成松散局面的出現。專業人員的確實, 在檔案歸檔制度上也及容易形成各種問題。各部門對檔案管理缺乏一個標準, 也容易造成各部門互相推諉等局面的出現。在出現問題時各個部門相互推諉, 不利于管理。其次, 很多企業不重視文書檔案的管理以及檔案管理的制度不完善, 對目前文書檔案管理形成了層層阻礙。
(二) 文書與檔案工作在銜接上存在著問題。文書檔案管理工作, 也就是說文書以及檔案兩者部分組成, 兩者有區分也有聯系, 在大多數企業當中, 文書檔案的管理制度基本上是割裂開來的。當然了, 我們能夠看到這些管理方式的科學性以及實效性。但是, 在企業中的文書工作一般是兼職人員, 對于檔案管理未能形成一個全面系統的考慮。而一旦將兩者工作割裂開來, 讓文書工作以及檔案管理工作形成一道無法跨越的鴻溝。文書只能是文書, 未能在今后的工作中充分發揮檔案的作用, 檔案沒有放在合適的地方只能夠稱之為“文書”。
(三) 缺乏專業的管理人才。在文書檔案的管理過程中, 每個部門都未能配置一個專業的檔案管理人員, 對檔案的編排等都未能形成一個專業化的認知。檔案管理人員專業意識比較薄弱, 對于一般性的文件未能做到及時有效的處理, 特別是一些無編號等文件也是需要專業知識處理的。而專業人員素質的缺失影響了歸檔工作, 從而導致歸檔文件質量不高。而一旦出現從業人員缺乏專業素質, 缺少工作責任心, 未能認真記錄或者是整理相關的檔案文件, 這些便會造成檔案文件的質量問題。這些情況的出現均都會造成檔案文件的利用價值的丟失。所以說, 我們應該及時采取相應的解決措施, 加強企業文書檔案的收集以及歸檔工作, 從而保證檔案管理工作的順利進行。
二、做好文書檔案管理系統實現的措施
(一) 不斷完善檔案管理制度, 提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個企業的發展有著不可忽視的作用, 所以說, 企業領導應該充分重視文書檔案管理工作, 不斷與時俱進, 完善檔案的管理制度以及相應的硬件設施。將企業文書檔案管理制度有效執行, 不斷促進文書檔案管理工作規范性和制度化, 從而不斷提高文書管理水平。當然了, 要想提高檔案管理工作的管理水平, 不僅僅需要穩定辦公室人員, 配備專業文書從業人員。同時, 每一名員工要從思想上樹立責任意識, 認真做好文件資料的收集以及整理, 有系統、有標準地進行收納整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自動化”管理系統, 實現檔案管理工作的一體化管理。首先, 我們應該將文書以及檔案的工作淡化。將所有的文書都能夠給予相應的編號, 都能夠利用信息技術進行相應的存儲。畢竟, 現在是一個信息化的時代。文書的儲存以及瀏覽等都將變得更加容易、更加規范。而自動化系統的設計時, 需要將前期的文書資料進行整合, 將文書以及檔案的信息都歸入到相應的系統之中, 同時再利用計算機對這些資料進行有效的管理, 從而達到資源共享。同時也能夠實現文書和檔案工作合并, 在這樣自動化的管理模式下, 能夠高效地將兩者的工作聯系起來, 從根本上實現文書處理以及檔案管理的規范化。
(三) 加強檔案管理人員的培訓, 不斷提高從業人員的專業素質。作為一名專業檔案的從業人員, 不僅僅需要具備專業的檔案管理知識, 同時還應該具備較強責任心。除了可以利用業余時間自我提升之外, 企業也應該積極組織相關專業知識的培訓工作, 不斷強化從業人員的專業素質。同時, 也要加強相關兼職檔案人員的知識以及技能培訓工作, 讓他們在自己的工作中掌握應該如何進行文書檔案的管理工作, 從自身做起, 能夠更加了解文書檔案管理的有效性, 同時為接下來專職人員的管理鋪平了道路。在第一次文書檔案錄入中達到專業化, 有效避免了專業文書檔案管理人員二次操作。每一個人深入了解文書檔案的收集以及管理流程, 有效地為檔案的管理工作打下堅實的基礎。而在錄入工作中就存在的問題, 檔案管理的工作人員應及時反饋給各部門, 進行及時地解決, 避免問題的遺留。針對不熟悉的工作人員, 可以定期給予相應的培訓, 從而確保檔案管理工作的順利開展, 這樣能夠有效減少檔案收集后返工情況的出現, 這樣的檔案管理工作更加的高效化。當然了, 文書檔案管理工作的順利開展, 也離不開各部門的支持與配合。
三、總結
文書檔案管理工作是衡量一個企業檔案管理水平的重要標準, 管理水平的高低也直接影響著資料的完整性以及今后的利用率。所以說, 檔案管理工作應該讓每一位工作人員予以重視, 能夠從以及思想層面以及實際行動中去踐行。加強文書檔案的管理工作, 建立健全文書檔案管理工作的標準, 從實際中不斷建立新的標準和規范, 讓企業文書檔案管理能夠更加適合企業實際的發展。不斷提高文書檔案利用率, 為企業的發展提供強有力的后盾。
文書檔案范文第6篇
(一) 文書檔案收集不全的問題。
文書檔案資料越全面, 就能夠積累越多的企業發展資料, 在企業各部門進行相關事務分析時能夠提供的幫助也就越大。然而, 目前行政部門存在著文書檔案收集不全的問題, 這在檔案的管理方面表現得尤為明顯。為了使檔案能夠被真實、完整地收集起來并提高檔案的可用價值, 必須保證檔案資料伴隨工程進程誕生并及時提交, 大部分行政工作并沒有將檔案收集整理制度獨立出來, 只是按照企業檔案管理的一般規則進行整理, 這不符合行政檔案資料整理的實際需要, 影響了此類檔案管理工作的實際價值。
(二) 文書檔案收集管理的過程受阻。
企業文書檔案管理的前提是行政部門對可用作檔案的資料進行全面的收集和高效的處理, 這需要檔案管理工作人員對相關事務具有高度的職業敏感性。但是, 目前大多數行政工作在文書檔案管理方面所選擇的都是年齡較大的、長期在企業檔案室工作而很少出入工地的員工。這些員工由于對檔案資料的收集管理工作重要性認識不足、自身職業能力有限, 沒有深入實際去觀察哪些資料能夠當作文書檔案進行收集, 因此使得檔案收集管理的過程不順暢, 更有甚者, 出現檔案文件質量、數量上的問題, 這使得整個文書檔案管理工作受到阻礙。
(三) 文書檔案移交和應用效率低。
文書檔案來自于企業的各個部門, 檔案管理的實際價值體現在對檔案的日常應用方面, 這是檔案管理工作的兩個重要內容之所在。而如今的企業在文書檔案移交方面存在著問題, 目前在檔案管理工作中, 沒有專門部門對企業進行約束, 在行政部門檔案整理過程中沒有任何壓力, 檔案整理的效果差, 速度慢, 甚至有的單位對檔案根本沒有整理的想法;同時, 由于單位員工流動較大, 管理層和普通員工對檔案應用的價值理解不強, 降低了文書檔案的應用效率。
二、文書檔案管理強化策略
(一) 建立檔案收集整理制度。
強化文書檔案管理工作的要點之一是保證文書檔案本身的全面性和檔案資料的真實價值, 因此, 建立檔案收集整理制度是十分必要的。首先, 行政工作應該重視到檔案的特殊性, 對檔案資料的階段性特征進行分類。在充分分析不同類型檔案的特征基礎上, 按照檔案的分類派遣相應的工作人員進行檔案收集。其次, 完全來源于行政工作本身的檔案, 應該有明確的檔案提交格式以及提交時間規定, 并將檔案提交的責任與施工責任合并起來, 同時納入到企業管理當中, 使所有參與工作的人員和管理負責人, 將收集和呈交檔案資料作為一項重要的工作任務來完成。再次, 應將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質量進行科學評估, 建立相應的評估體系, 將檔案資料的價值與相關工作人員的“業績”掛鉤, 通過有效的激勵使檔案管理工作人員能夠全心全意投入到工作中。
(二) 加強檔案工作人員的培訓。
行政部門企業文書檔案的收集依靠檔案管理工作者的個人職業能力發揮才能完成, 檔案管理工作人員才能夠充分認識到檔案的復雜性并進行科學的整理, 而其他工作人員也能夠根據檔案整理需要為工作人員提供可靠的資料;另外, 企業內部行政檔案、材料檔案資料的收集與管理, 需要相關工作人員對不同類型的檔案資料具有一定的敏感度, 能夠科學地分析已有的檔案資料, 因此, 企業需要根據自身檔案資料應用的需要, 對相關工作人員進行職業能力培訓, 例如開辦業務學習班、業務比拼競賽等, 通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升, 以滿足企業文書檔案管理工作的需要。
(三) 在文書檔案管理工作中采用信息技術。
行政部門文書檔案移交不及時以及企業檔案應用效率不高的問題, 可以通過檔案管理工作人員的高效工作加以解決, 而高效的檔案管理工作必然要借助現代信息技術。因此, 企業必須積極推進檔案專業化規范化管理, 確立建設檔案管理體系, 并且積極引入計算機管理機制。例如, 對行政部門不同類型的檔案規定歸檔日期, 并為檔案管理工作者配備個人電腦, 保證檔案移交的效率;在企業行政部門檔案應用效率提高方面, 信息技術扮演著更為重要的角色, 檔案管理工作者不僅可以通過企業內部MSN、微信群等途徑發布檔案文件收集通知、提醒相關員工按時提交檔案, 還可以應用相關的辦公軟件對同類文書檔案進行大數據分析和處理, 進行企業某一方面發展的數據性描述等。這些依靠于信息技術的管理行為都能夠有效地促進文書檔案的移交速度提升, 并使檔案管理工作的價值凸現出來。
三、結語
綜上所述, 行政部門文書檔案管理工作中存在的各種問題, 需要通過檔案管理制度的建立、相關工作人員職業能力的提升以及信息技術的發展進行解決。而在實施相應策略時, 企業應始終注意一個問題, 即保證文書檔案管理工作中的“投入”與“產出”之間的平衡性, 積極提供相關資源和條件, 將文書檔案管理視為企業發展之所需, 而不是單純地進行資料收集和整理, 只有這樣, 文書檔案管理工作才能夠真正發展起來。
摘要：本文對行政部門文書檔案管理中存在的問題進行了分析, 并從檔案收集制度、檔案工作人員職業素質以及檔案移交和應用三方面對文書檔案管理應該加強的措施進行了分析, 并總結了策略應用過程中需要注意的問題。
關鍵詞：行政部門,文書檔案管理,策略
參考文獻
[1] 陳晶.企業文書檔案管理滯后性探討[J].現代商貿工業, 2015 (O2) :115-116.