文書檔案管理范文第1篇
(一) 文書檔案收集不全的問題。
文書檔案資料越全面, 就能夠積累越多的企業發展資料, 在企業各部門進行相關事務分析時能夠提供的幫助也就越大。然而, 目前行政部門存在著文書檔案收集不全的問題, 這在檔案的管理方面表現得尤為明顯。為了使檔案能夠被真實、完整地收集起來并提高檔案的可用價值, 必須保證檔案資料伴隨工程進程誕生并及時提交, 大部分行政工作并沒有將檔案收集整理制度獨立出來, 只是按照企業檔案管理的一般規則進行整理, 這不符合行政檔案資料整理的實際需要, 影響了此類檔案管理工作的實際價值。
(二) 文書檔案收集管理的過程受阻。
企業文書檔案管理的前提是行政部門對可用作檔案的資料進行全面的收集和高效的處理, 這需要檔案管理工作人員對相關事務具有高度的職業敏感性。但是, 目前大多數行政工作在文書檔案管理方面所選擇的都是年齡較大的、長期在企業檔案室工作而很少出入工地的員工。這些員工由于對檔案資料的收集管理工作重要性認識不足、自身職業能力有限, 沒有深入實際去觀察哪些資料能夠當作文書檔案進行收集, 因此使得檔案收集管理的過程不順暢, 更有甚者, 出現檔案文件質量、數量上的問題, 這使得整個文書檔案管理工作受到阻礙。
(三) 文書檔案移交和應用效率低。
文書檔案來自于企業的各個部門, 檔案管理的實際價值體現在對檔案的日常應用方面, 這是檔案管理工作的兩個重要內容之所在。而如今的企業在文書檔案移交方面存在著問題, 目前在檔案管理工作中, 沒有專門部門對企業進行約束, 在行政部門檔案整理過程中沒有任何壓力, 檔案整理的效果差, 速度慢, 甚至有的單位對檔案根本沒有整理的想法;同時, 由于單位員工流動較大, 管理層和普通員工對檔案應用的價值理解不強, 降低了文書檔案的應用效率。
二、文書檔案管理強化策略
(一) 建立檔案收集整理制度。
強化文書檔案管理工作的要點之一是保證文書檔案本身的全面性和檔案資料的真實價值, 因此, 建立檔案收集整理制度是十分必要的。首先, 行政工作應該重視到檔案的特殊性, 對檔案資料的階段性特征進行分類。在充分分析不同類型檔案的特征基礎上, 按照檔案的分類派遣相應的工作人員進行檔案收集。其次, 完全來源于行政工作本身的檔案, 應該有明確的檔案提交格式以及提交時間規定, 并將檔案提交的責任與施工責任合并起來, 同時納入到企業管理當中, 使所有參與工作的人員和管理負責人, 將收集和呈交檔案資料作為一項重要的工作任務來完成。再次, 應將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質量進行科學評估, 建立相應的評估體系, 將檔案資料的價值與相關工作人員的“業績”掛鉤, 通過有效的激勵使檔案管理工作人員能夠全心全意投入到工作中。
(二) 加強檔案工作人員的培訓。
行政部門企業文書檔案的收集依靠檔案管理工作者的個人職業能力發揮才能完成, 檔案管理工作人員才能夠充分認識到檔案的復雜性并進行科學的整理, 而其他工作人員也能夠根據檔案整理需要為工作人員提供可靠的資料;另外, 企業內部行政檔案、材料檔案資料的收集與管理, 需要相關工作人員對不同類型的檔案資料具有一定的敏感度, 能夠科學地分析已有的檔案資料, 因此, 企業需要根據自身檔案資料應用的需要, 對相關工作人員進行職業能力培訓, 例如開辦業務學習班、業務比拼競賽等, 通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升, 以滿足企業文書檔案管理工作的需要。
(三) 在文書檔案管理工作中采用信息技術。
行政部門文書檔案移交不及時以及企業檔案應用效率不高的問題, 可以通過檔案管理工作人員的高效工作加以解決, 而高效的檔案管理工作必然要借助現代信息技術。因此, 企業必須積極推進檔案專業化規范化管理, 確立建設檔案管理體系, 并且積極引入計算機管理機制。例如, 對行政部門不同類型的檔案規定歸檔日期, 并為檔案管理工作者配備個人電腦, 保證檔案移交的效率;在企業行政部門檔案應用效率提高方面, 信息技術扮演著更為重要的角色, 檔案管理工作者不僅可以通過企業內部MSN、微信群等途徑發布檔案文件收集通知、提醒相關員工按時提交檔案, 還可以應用相關的辦公軟件對同類文書檔案進行大數據分析和處理, 進行企業某一方面發展的數據性描述等。這些依靠于信息技術的管理行為都能夠有效地促進文書檔案的移交速度提升, 并使檔案管理工作的價值凸現出來。
三、結語
綜上所述, 行政部門文書檔案管理工作中存在的各種問題, 需要通過檔案管理制度的建立、相關工作人員職業能力的提升以及信息技術的發展進行解決。而在實施相應策略時, 企業應始終注意一個問題, 即保證文書檔案管理工作中的“投入”與“產出”之間的平衡性, 積極提供相關資源和條件, 將文書檔案管理視為企業發展之所需, 而不是單純地進行資料收集和整理, 只有這樣, 文書檔案管理工作才能夠真正發展起來。
摘要：本文對行政部門文書檔案管理中存在的問題進行了分析, 并從檔案收集制度、檔案工作人員職業素質以及檔案移交和應用三方面對文書檔案管理應該加強的措施進行了分析, 并總結了策略應用過程中需要注意的問題。
關鍵詞：行政部門,文書檔案管理,策略
參考文獻
[1] 陳晶.企業文書檔案管理滯后性探討[J].現代商貿工業, 2015 (O2) :115-116.
文書檔案管理范文第2篇
摘要:文書工作與檔案管理課程以培養應用性和操作型秘書人才為目標,在教學中如何實現理論教學與實踐教學的有效統一,至關重要。本文從文書工作與檔案管理教學的特征出發,探討在轉變教學觀念,完善課程體系,改革教學方法,加強“雙師型”教師隊伍建設等方面進行改革和創新的情況。
關鍵詞:文書工作 檔案管理 教學特征 教學改革
0 引言
文書與檔案是一種社會現象,是人類社會實踐活動的產物。文書,“經國之樞機”,“政事之先務”。文書的系統整理和保存,最終使檔案形成,有了檔案,人們就可以“疏通知遠”,了解歷史。檔案,歷史的真實記錄,是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要,文書是檔案的前身,檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位,文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程,是相關職業崗位群的關鍵技能模塊,具有很強的專業技術性和操作性?，F代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為:在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求;在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變;在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習,重點培養學生建構系統的學科體系,具備完整的理論知識,熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力,使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題:教學工作往往立足教材,以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主,課程內容較為抽象,學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物,重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題,又要從頭學起,因此課程教學的目的難以達到,專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展,文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題,例如文件和檔案數量日益增加,給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新,才能適應社會不斷發展的需要。
1 轉變教育觀念,完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的:“老師講,學生聽,從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針,切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手,在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下,加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規,以崗位需求設計專業培訓能力模塊,在邊教學邊實踐的基礎上,安排理論知識學習后的集中實習周或實習月,系統訓練涉及該課程的所有操作技能,強化學生實際動手操作能力的培養,為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
2 積極探索研究,改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則,以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框,強化針對性和實用性,將教、學、用三者有機地結合起來,融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中,我作了如下嘗試:
2.1 編寫修訂教材 教材是學科知識的基本載體,學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材,包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材,大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”,只是泛泛地羅列一些理論知識,對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象,根據社會對文書檔案管理工作的需求特點,在傳統的教材基礎上,我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿,結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔,新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題,多方面整合知識資源,修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材,這樣做不僅保證了知識的前瞻性,同時又拓展了學生的知識面,使學生學有所用,為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們,科學知識并非一成不變,有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的,不能用靜止的眼光來看問題。
2.2 加強實踐教學 在教學過程中,我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重,以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平,并在課程中體現“用理論指導實踐,用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式,在教學過程中強化實習實踐的教學力度,實訓實踐課時數應占40%以上,將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學,在適當的時機穿插在教學過程中;同時用一個學期左右的時間,讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習,實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統,可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習,強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外,教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解,確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時,靈活設置相應環節,從而調動學生的學習積極性和參與欲,提升實習實踐課程的教學效果。
2.3 探索新型教學方法
2.3.1 范本教學法 俗話說:“熟記唐詩三百首,不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中,可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本,在此基礎上適當加以修改和加工,作為案例以小組討論、分析答疑等形式,讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題,從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2 情境教學法 面對沒有實踐工作經驗的學生,打破枯燥無味的教學桎梏,情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說:“教育即生活”,教育的目的就是為了更好的生活?，F代社會終身教育理念的提出,使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中,根據教學重點教師創設相關場景,模擬現實生活中的工作環境,使學生在模擬中體會知識,培養學生的動手能力。例如,在講授“收文處理”這一知識點時,設置如下場景,讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色,繪制收文登記簿和文件處理單,將收文處理的程序一一進行演練;通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處;然后由教師作點評。通過情境模擬,使學生對收文處理工作有了直觀的認識,掌握了收文處理工作的基本處理環節,與純理論式講授相比,情景教學法更能激發學生的參與意識,能收到意想不到的教學效果。
2.3.3 實物演示法 俗話說:“百聞不如一見?！边@是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學,正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體,對學生來說是陌生的,一旦出示實物,學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候,可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具,同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源,為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料,把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示,更加有利于教學效果的提高,為學生所接受。
2.3.4 參觀學習法 在課堂教學的基礎上,組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀,將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂,通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術,如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫,通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外,通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞,無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感,對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
3 加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響,以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性,例如重理論,輕技術,輕實踐;重知識傳授,輕能力培養和知識應用;師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷,促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合,因此,“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳,轉變人們的觀念,一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念,使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性,將培養計劃納入議事日程,制定相關的政策,將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念,樹立競爭意識,增強危機感和緊迫感,自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師,可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐,在實踐中提高他們的職業技能,并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會;對于從行政轉行過來的教師,可以給予他們進修學習的機會,引導鼓勵他們開展學術研究,提升他們的教育理論水平。此外,還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才,尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教,通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校,幫助在校任職教師開闊眼界,了解市場需求,從而提升教學改革的有效性,因此,積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去,使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能,以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要,是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展,教學改革還將繼續深入開展,我相信,只要我們善于思考,勇于探索,積極創新,教學改革之路必定會越走越寬。
參考文獻:
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文書檔案管理范文第3篇
一、文書檔案管理工作存在的問題
(一) 領導對文書檔案管理工作不夠重視。
有些單位的領導對文書檔案工作的認識不夠不夠, 沒有充分重視文書檔案工作。調查顯示, 不少單位的領導認為文書檔案管理工作是極為簡單, 可有可無的工作, 盡管投入了大量人力物力, 但是難以見到效果, 檔案管理中只需要相關工作人員保存好文件, 以備不時之需即可。由此可見, 文書檔案管理工作沒有落實到位, 沒有納入單位的正規管理日程中, 從而影響到文書檔案管理人員的工作積極性, 降低了文書檔案工作的質量。
(二) 文書工作和檔案工作銜接的不夠好。
文書工作與檔案工作既有聯系又有區別。在實際工作中, 文書工作和檔案工作應該是相輔相成, 相互配合, 從而形成一個分體式的檔案管理體系, 雖然這種管理體系是有效的、科學的, 但是由于這種體制, 在一定程度上拉大了文書工作與檔案工作的距離。由于從事文書工作的人員檔案意識比較薄弱, 而檔案人員也未考慮到文秘工作, 導致兩者之間銜接過程中出現了很多問題。不僅如此, 還有一些公文的格式和處理辦法也存在很多不規范的現象, 如裝訂、附件、辦理程序、編號不規范;文書用紙達不到標準;文種使用不恰當等。
(三) 檢索效率不夠高。
當前文書檔案檢索手段有手工檢索和計算機檢索兩種形式, 但是手工檢索依舊占據很大的比重。雖然有些單位的文書檔案管理人員在進行手工檢索方面做了很多努力, 也制定了多樣化的檢索工具, 但在檢索形式不斷增加的情況下, 檢索效率卻得不到提高。主要因為文書檔案管理人員在進行檔案管理時, 過分看重檢索工具結合檢索內容的數量, 卻忽略了檢索的質量方面的要求。
(四) 管理人員專業素質不夠高。
目前有些單位的文書檔案管理人員文化程度和專業素質與時代發展要求不相吻合。信息時代, 雖然計算機技術在檔案行業行業得到廣泛應用, 但文書檔案管理人員不懂計算機技術、不懂相關知識的現象依舊存在, 在檔案信息的利用和開發方面能深入研究的專業人才也不多, 嚴重影響了文書檔案管理的工作質量。
二、做好文書檔案管理工作的對策
(一) 爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持。
領導的重視對于文書檔案工作的發展至關重要, 會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。因此, 要爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持, 以切實提高文書檔案管理工作水平。此外, 還要贏得各個相關部門的支持和協助。加強文書檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通, 主動了解業務部門正在或者將要進行的新的工作, 保證文書檔案收集的及時、完整。
(二) 做好文書工作和檔案工作的規范銜接。
在文書檔案管理過程中, 文件是其基礎, 一般情況下, 文件質量的高低直接關系到檔案質量的好壞, 沒有高質量的文件作為基礎, 檔案質量就難以提升。因此, 文書檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的, 這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范性銜接, 切實做好文書材料的立卷歸檔工作。此外, 做好文書、檔案工作一體化工作, 使整個文書檔案管理工作處于規范、有序的狀態中。
(三) 提高檢索效率。
首先, 要對文書檔案進行數字化管理。文書檔案數字化管理的意義就是將傳統的紙質記載的文書檔案形式轉變為信息數據庫的形式儲存, 對文書檔案信息通過編號進行有效地管理, 既有利于文書檔案的安全管理, 又方便文書檔案信息資源的利用。其次, 傳統文書檔案管理工作人員負責管理文書檔案工作的不同方面, 在文書檔案檢索時比較麻煩, 要針對這個情況, 可以對文書檔案管理工作人員信息進行錄入編號, 并與其工作內容相關聯, 這樣直接輸入文書檔案管理工作人員編號就可以調取相應檔案內容?；蛘呖梢酝ㄟ^二維碼、條形碼等形式加快信息錄入和檢索速度, 進而提高文書檔案管理工作效率。
(四) 提高檔案管理人員的綜合素質。
檔案管理人員是保證文書檔案管理工作順利進行的關鍵因素, 因此必須提高文書檔案管理人員的素質, 制定相應的培訓計劃。定期對文書檔案管理人員進行工作能力的測試, 針對存在的不足采取相應的教育、培訓措施, 以不斷提高文書檔案管理人員的管理水平及工作能力, 增加文書檔案管理人員業務知識的儲備。同時, 積極引進復合型的文書檔案管理人才, 為文書檔案管理部門增加活力, 提高文書檔案工作效率。
參考文獻
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文書檔案管理范文第4篇
一、健全規章與制度
公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實現的。由于公證文書是重要的法律文書之一, 因此對公證文書形成的檔案必須實行法制化的管理。
公證處文書檔案管理要做到分類合理、立卷規范、保管妥善、利用便捷的目標。首先, 處內要建起能夠達到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應的辦公設施。其次, 公證處領導要高度重視、親自過問檔案管理工作, 分派政治覺悟高、業務能力強的人負責檔案管理工作, 并經檔案管理部門培訓、學習后上崗。再次, 公證處要根據《中華人民共和國公證法》、《公證程序規則》、《公證檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律和有關法規的規定, 結合本處的實際情況, 建立、健全檔案管理工作的各項規章制度。只有建立并嚴格執行了科學的管理制度才能有效地保護和利用公證檔案, 確保公證檔案的完整與安全。
二、規范立卷與歸檔
立卷, 是將處理完畢的文件資料, 按規定的順序進行整理、裝訂, 組成案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關公證檔案的一項關鍵性基礎工作, 其質量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點:
1. 調整組卷。
對于每一件公證事項, 應按年度、辦證類別、一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時, 必須遵循公證檔案的形成特點和規律, 按照國家檔案立卷的原則和要求, 對所收接的每一份公證文書材料進行審查。審查內容: (1) 歸卷的公證材料是否齊全完整, 對破損的材料要修補或復制, 剔除重復、多余的材料; (2) 歸卷的公證材料的排列順序是否得當, 并保持一定的聯系; (3) 歸卷的公證材料是否有保存價值, 并確定保管期限; (4) 歸卷的公證材料數量是否合適, 材料數量太多可酌情分卷。
2. 排列、編號。
組卷的材料排列順序, 應嚴格按照司法部的有關規定執行, 并根據國家檔案局的有關規定和要求, 應將公證書排在首位。對組卷的材料, 除卷宗封面、卷內目錄和卷底外, 均由阿拉伯數字逐頁編號。
3. 編目、裝訂。
一是按照卷內公證文書材料的排列順序, 逐項填好卷內目錄。填寫時, 應將每件文書材料的題目名稱, 承辦人姓名、年月日一一填寫清楚, 并標明起止頁號。有關卷內文書材料的說明, 應逐項填寫在備考表內, 并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項目應用毛筆或鋼筆逐項填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內文書材料的內容。辦結日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護卷內的公證材料, 避免散失與損壞。案卷裝訂前要進一步進行整理。首先剔出材料上的金屬物, 然后對卷內公證材料做一次全面仔細的檢查, 對某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結實、整齊、美觀。裝訂完畢后, 應在活結處封簽, 并在起封線上加蓋立卷人名章。
4. 及時歸檔。
公證事項辦結后, 辦證人必須在三個月內將公證文書整理立卷并向檔案室移交, 辦理歸檔手續。涉及國家機密和個人隱私的公證事項應列為密卷, 在歸檔時加蓋密卷章。檔案管理人員對辦證人所移交的檔案應進行嚴格檢查, 凡不符合立卷要求的應退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案, 應在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間等, 逐盤登記造冊歸檔。檔案室應將接收的案卷及時登入歸檔登記薄。為了保密, 可把密卷保存的檔案單獨編制案卷目錄。
三、借調與查閱
公證機關應嚴格執行保密制度, 建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記薄。公證檔案不同于黨政機關一般的文件檔案, 它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點, 同時還具有訴訟上的證據作用, 可作為證據在訴訟中被法院直接采用, 所以對公證檔案的借調與查閱應履行嚴格的審批和登記手續, 并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機關的公證管理部門因工作需要, 借閱公證檔案的, 應履行借閱登記手續。人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要借閱公證檔案的, 應出具正式查卷函件, 經公證處主任批準后辦理查閱手續。律師因訴訟代理的需要, 向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明以及當事人同意律師查閱本人的公證檔案證明, 經公證處主任批準后, 可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調和查閱公證檔案。凡借出的檔案, 要及時催還。歸還時如發現案卷被拆、文件短缺、增刪、污損, 應立即追查。
四、保管與銷毀
保管期限的標準是決定公證文書檔案保管期限的直接依據, 公證檔案的保管期限規定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當長時期內需查考、利用作為證據保存的公證檔案, 列為長期保管, 保管期限為60年。凡屬于較短時間內需要查考、利用作為證據保存的公證檔案, 列為短期保管, 保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價值的原則, 是鑒定公證檔案保存價值的依據, 同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大, 保存期限就越長;保存價值不大, 保存期限就較短。
文書檔案管理范文第5篇
一、文書檔案的基礎工作
機關單位的文書工作是檔案中內容的一部分, 也是檔案管理的必要內容之一, 文書工作主要內容包含了對文件資料的集中、記錄、運輸、交接、辦理和重要信息資料的歸納整理。文書工作人員將機關的工作內容和活動內容以文件資料的形式經過管理形成系統性的檔案, 而檔案的形成中, 文件資料的書寫內容、規范、資料的集中度、信息的真實性、書寫質量等都是對檔案管理有著深遠意義的。檔案管理是建立在文書的文件資料的前提下對信息內容進行二次歸集、對內容進行分門別類的歸納整理, 對信息的真實性進行鑒定, 對資料內容進行保管, 對數據信息形成統計資料, 最后將所有資料進行編碼并保存好, 用于資料的調取中發揮其價值。文書檔案的基礎工作不單單是對本單位之間的活動資料, 還要對其他上級單位、下級單位、平級單位的各個信息報表, 公務活動等進行收納整理, 通過對信息的二次篩選和鑒別, 以此不斷地豐富本單位的檔案內容和檔案資源, 把握住機關單位的不同階段的工作內容和工作目標, 從整體性和長遠性兩個方面來考慮檔案工作, 不斷地完善檔案信息功能。
二、文書檔案的收集和整理工作
為了解決文件形成后的分散狀態和利用要求集中的矛盾, 對于文書檔案的整理和文件資料的運轉方向要時刻掌握, 及時地對時效性文件資料進行辦理完結, 集中保管, 防止因為工作疏忽而導致的資料遺失、錯誤, 檔案的收集工作的重要性要突出, 無論是哪一個環節, 檔案的資料收集質量要得到保障, 這是保證信息資料的真實性的根源所在, 收集資料工作將對檔案管理的歸檔率和完整性有著深遠的影響, 甚至是對整個文書檔案工作最終的價值和檔案信息所反饋出來的功能都有著決定性的作用。在機關單位的事務管理中, 大部分的人物事件、活動事件、會議事件的有關信息、圖表、影響等都需要以真實性的載體保留下來, 這是文書檔案工作的重點, 收集、保存、記載, 最后經過編碼將其歸類, 放在歸屬的檔案架中, 形成有規律、查詢方便的管理工作流程
三、進一步完善文書檔案制度約束, 推動工作的規范化
為了使機關的文書檔案工作進一步地規范化、制度化, 使檔案信息管理工作受到行為約束, 完善檔案價值和功能, 我局制定了《金灣區衛生和計劃生育局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》, 規定了歸檔的文件材料是在本單位工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄、材料, 在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的, 需要貫徹執行上級機關、同級機關和下級機關報送重要的文件材料。還規定了不歸檔范圍及文件材料整理歸檔方法、要求、分類和保管期限, 文件價值不同歸檔的保管期限也不同 (保管期限分永久、30年、10年) , 既杜絕不符合歸檔要求文件材料的產生, 又提高檔案質量。
四、提高檔案管理員整體工作水平
要想進一步提升文書檔案的管理工作效率和工作質量, 發揮檔案工作的價值, 檔案管理人員的自身業務水平是必不可少的。一是要有高度的政治意識和政治素養, 機關單位的文書工作具有較強的政治性, 其涉及相當一部分的信息有十分明顯的政治內容, 是機關單位的黨群工作的重要記錄, 因此需要管理人員有著而高度的政治意識, 能夠甘守寂寞, 敬業勤奮。二是要有高度的責任感, 機關文書檔案工作事關單位發展的核心, 其中大部分的信息需要保密, 規范, 因此需要有責任心來約束個人的工作行為。三是要有強大的檔案工作專業技能。檔案既要有一定的理論基礎, 又要有一定的服務技能。提高檔案的管理水平必須掌握一套科學的管理方法, 能熟練地運用在檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供作用的工作中, 必須加強檔案管理員專業技能知識的培訓, 不斷學習新知識、新技術, 提高自身素質。
五、文書檔案信息化管理
利用計算機檔案軟件整理文件可以事半功倍。檔案員根據《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》規定, 按單位歸檔, 按保管期限永久、30年、10年歸檔, 輸入檔案軟件系統, 利用檢索達到方便快捷, 既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響, 又可發揮計算機信息化管理優勢, 提高了工作效率, 節省了群眾查閱檔案的時間。
摘要：文書檔案是對社會組織和黨務行政管理的活動所形成的客觀記錄, 在這個記錄中包含了活動中所涉及的所有行政管理、財務管理、人力資源、業務發展等信息, 主要的組成是由文書轉換, 最終以多樣化的文字、圖表、影像等形式存在的具有完整性和規律性的真實信息資料。因此文書檔案對于機關單位來說, 是反映其工作歷程的客觀縮影, 又是管理建設現狀的記錄, 在整個機關工作中發揮著不可忽視的重要作用。
關鍵詞：機關,文書檔案
參考文獻
文書檔案管理范文第6篇
一、準確全面是文書檔案工作的質量性原則
首先，要有明確的“立檔意識”。在工作中，無論是領導、具體工作人員，頭腦中都要有“檔案”二字，按“文檔一體化”的要求，規范文書管理的每一個環境。要形成這種意識，不但要加強平時的學習和宣傳教育，還要及時掌握工作的進展情況，確保材料的完整收集。
其次，立卷工作關鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓，這既方便平時查閱，又利于年終立卷工作的完整性。并且在日常工作中，對個別一時收集不齊的文件材料，要標注清楚，并及時催收，從而保證文件材料的齊全完整。
文書檔案人員要確立質量觀念，嚴把文件材料的質量關。對收集的材料在歸檔之前要進行嚴格的審核，如：原稿是否齊全，文件是否蓋公章，在將檔案資料與科技人員交接時，要清點核對，看檔案是否殘缺或損壞，程度如何，案卷標題與內容是否一政等。特別是檔案中有照片、信封等小物件極易脫落，造成物件丟失，所以要互相交待清楚，以保證檔案資料的完整與齊全。正是從這些細微之處著手，從點滴做起，進行“全過程管理”，才能加強對文檔管理的超前控制，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化。
二、精簡是文書檔案工作的數量性原則
在正式立卷歸檔時應按照活動發生、發展，終結的時序進行，從全局的高度考慮歸檔材料的取舍、主次和詳略。在對文件材料進行清理時，應把現存的各種材料囊括在內，范圍盡可能廣泛，內容盡可能全面，以便從整體把握情況，然后圍繞材料所反映的工作內容進行篩選、歸類，防止該保存的未保存，該剔除的未剔除的現象發生。對那些無利用價值、內容重復的材料，應盡可能篩出去，使歸檔材料更精簡、更實用，既要保證信息的完整性，又要優化歸檔材料。
三、保密是文書檔案工作的安全性原則
不能對涉密文件材料無視其保密性，超范圍提供利用;也不能一成不變地看待檔案的秘密性，無視其保密性的時效，影響和限制正常工作利用。
要做好檔案密級審查和解密工作。在文書立卷時應科學而準確地區分、制定所收集的材料的密級，經過初審、中審、終審三個環節的綜合分析與審查，最終決定文書檔案的保密范圍，以利于檔案利用中不至于泄密。對劃密的檔案根據形勢的變化與發展，及時做好解密工作，及時開放提供利用。
四、檔案借閱工作是文書檔案工作的基本原則
檔案工作人員將檔案資料交給查檔利用者時，要先交待清楚檔案的現狀，要求利用者在閱檔前，要先核對卷單與案卷是否一致。還要求分別查看檔案資料的各卷、各冊、件等是否完整一致，有問題要及時聲明，待雙方無異議時，方可閱檔。對利用的檔案資料，無論利用者當天是否閱完，都要在當日下午四時歸還，并收回到檔案室內。工作人員在利用者歸還檔案資料時，要與查立、閱開始的手續相同，對待工作要嚴肅認真，一絲不茍，對歸還的檔案資料認真清點，如發現有損壞或有遺失等問題，要立刻督促檔案利用者及時清理補好，或依據《檔案法》的規定，追究利用者的相關責任。待檔案工作人員與利用者交換檔案無異議后，方可收入室內，如發現問題，要及時弄清責任，及時解決問題，以保證檔案資料的完整與齊全。對利用者閱檔沒有閱完的檔案資料，需暫時進行封存，不得將檔案停留在利用者手里保存，如要繼續閱檔，再履行手續借閱。
五、為單位提供信息資料保障是文書檔案室工作的目的性原則
要正確處理“管”和“用”的關系。管好是基礎，利用是主題。不管好，就無以用活;不用活，就會影響單位工作效率。所以做好檔案工作，為單位提供信息資料至關重要。