文書檔案的管理范文第1篇
1 高度重視文書檔案的管理工作
(1) 積極主動做好檔案工作的宣傳匯報, 采取靈活多樣的形式向領導和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規, 不斷提高相關領導及其他工作人員對檔案工作的認識, 努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關心和支持, 力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規劃和年度工作重點中, 完善檔案管理設施, 提升其規范化、信息化、現代化發展水平。改變被動提供有關檔案工作資料的工作方式, 主動參與領導決策需要, 提高檔案服務的主觀能動性與前瞻性[2]。
(2) 科學技術特別是信息技術的迅猛發展對檔案工作提出了更高的要求, 相關干部要積極接受新知識、學習新業務, 主動學習信息技術、現代管理等相關知識, 堅持素質教育、終生教育的理念, 不斷確定新的學習目標、任務和要求, 掌握和提高應用新型技術工具的能力和水平, 努力成為具有出色管理才能、技術先進的復合型人才, 為他人提供方便、快捷、高效的服務。
(3) 搞好文書工作與檔案工作的規范銜接。檔案的前身是文件, 文件質量與檔案質量密切相關, 只有建立在文書部門規范處理文件基礎上, 才能提高檔案管理水平。文書人員要建立較強的檔案意識, 做好文書材料的立卷歸檔[3]。在文件處理中, 要時刻注意檔案整理工作, 實現文書、檔案工作一體化。由此則要求文書人員把好文件材料的質量關, 嚴禁用不符合要求的紙或筆等起草、修改、譽印、批閱文件和材料, 紙張規格、大小、格式、文體等均達到標準化、規范化的要求。
(4) 要求及時、準確處理文件, 及時登記收發文件, 發現文件缺少要及時查找。特別是對一些賬外材料的處理, 應注意及時收集領導報告、會議材料等, 保證文件材料的完整性和實效性。此外, 要強化“文書部門立卷”工作, 這也是《中華人民共和國檔案法》已明確的一個基本制度?！秶倚姓C關公文處理辦法》也有規定, 公文辦理完畢后, 由文書部門或業務部門負責“及時整理 (立卷) 、歸檔”。公文立卷歸檔是檔案工作的開始環節, 是文秘工作的最后環節, 是2類工作真正意義上的銜接點。文書人員要建立較強的檔案意識, 確保收集文件材料的完整性和系統性, 為立卷歸檔工作打下堅實的基礎。
2 加強文書檔案資料的全面收集
(1) 健全規章制度。檔案管理人員要認真學習《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規, 不斷增強檔案管理意識, 進一步完善必要的檔案工作制度, 落實責任制, 為檔案的收集、整理、保管等制訂一系列有效辦法和制度, 及時收集原始檔案, 并理順歸檔程序, 防止檔案的散失, 為日后提供利用打好基礎。
(2) 加強催收。在工作中常出現由于其他工作事務, 而忘記及時返還文件的現象, 此時為確保檔案不遺失, 應該進行催收。
(3) 加強檔案收集的廣度和深度。無論是專職檔案管理人員, 還是兼職檔案管理人員, 都要加強專業知識的積累, 擴大檔案收集范圍, 完善檔案收藏結構, 特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術成果、學院發展建設成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設工程、科研項目等檔案的建設與管理。在檔案收集中, 要突出單位及各部門特色, 增加收集的門類, 廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道, 提高資料鑒別能力, 注意發現有保存價值的資料。
(4) 加強部門之間協作, 做好文書檔案的收集工作。文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。為確保文書檔案工作的順利進行, 應處理好與各部門的關系, 不斷完善檔案的結構與質量。檔案員必須做到“三勤”: (1) 嘴勤, 即經常主動了解業務部門開展的新工作; (2) 腳勤, 即與業務部門加強聯系與交流, 以及時獲取有關信息; (3) 腦勤, 即根據單位的工作實際, 思考檔案如何圍繞單位的中心工作, 如何做好收集利用服務工作[2]?？傊? 要加強與各部門的協調與溝通, 保證檔案收集信息渠道的通暢, 著重收集能夠揭示一個單位發展階段的資料, 為開展實際工作和科學研究服務提高參考信息, 切實發揮檔案部門在經濟社會發展中的參謀依據作用。
(5) 年終歸檔。年終時, 要根據文檔登記表, 檢查是否有缺漏文件, 如有缺漏務必補齊。因此, 平時就應該注意收集、查閱相關的檔案資料, 根據預立卷制度將檔案資料整理齊全, 按照時間順序或文件的內容歸檔, 可起到事半功倍的作用[1]。
(6) 按收發文的不同種類分別進行登記。以收文為例, 收文登記本不得與其他記錄本混用, 需單獨使用一個記錄本;一般來文為紅頭文件的要列明收文日期、收文號、機密等級 (一般可省略) 、來文單位、來文文件號、文件標題、每一來文數量;如果是傳真, 應在備注欄注明何時收到, 如果有專人送交, 應注明由何單位、何人在何時送交;按文件內容、緊急情況準確記錄文件, 最后分別交各主管領導閱示, 如需在單位內進行宣傳、辦理, 應對承辦單位、收件人、辦理完畢后的歸檔時間做出相關記錄, 以便全程跟蹤、催辦、督辦;做好備案登記, 依據工作需要, 每季度或半年做一次備案, 可根據記錄內容進行打印, 避免因筆體不同而造成難以辨認。年終時, 將做好的備案表裝訂成冊, 即形成一本檔案明細賬[1]。
3 文書檔案資料的立卷進檔要規范
一是要熟悉文件, 從而了解文件的形成和使用, 明晰文件的種類以及掌握文件的性質、特點和作用。二是將有用和有價值的文件資料進行整理立卷, 因為立卷是規范文書檔案管理的一種重要方法, 文書檔案經過立卷, 有利于對文書檔案的保管和利用, 是目前手工操作管理檔案的一種好方法。三是將收集的資料整理成案卷。立卷的實質是對單位文件進行分類, 通過文書人員和檔案人員根據分類大綱運用文件的特征, 將收集起來的文書材料組成有聯系、有規律的案卷。而案卷本身是有關某一問題或某一項工作活動的系統的具有密切聯系的文件組合體, 它也是文書檔案的基本保管單位。從而達到規范文書檔案管理和在日常工作中提供資料和有力依據的目的。四是重視文書工作。因檔案工作是文書工作的延伸和發展, 而文書工作是檔案工作的基礎, 文件是檔案的主要來源, 檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的。因此, 文書工作不僅會直接影響文件材料的質量, 也直接關系到檔案工作的質量。五是做好歸檔工作。這也是檔案管理工作中的一個重要環節。各部門形成的文件材料, 既是歷史記錄, 又是一個具體事件的具體實物, 要確保文件材料的完整和安全, 就要做好歸檔工作, 把應該保存的資料按時移交、歸檔。
4 加強檔案信息化建設
檔案信息化是提高檔案管理、服務水平的重要手段和標志。目前, 因檔案標準化、規范化滯后和應用的軟件較雜亂, 檔案信息自動化系統整體水平有待提高。正確對待該問題, 則要求擴大觀察視野, 即從計算機系統延伸至整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節, 要建立健全和有效實施檔案標準, 規范檔案業務[4,5,6,7,8]。檔案標準和規范本身也是一個系統工程, 只有抓好檔案標準化、規范化發展, 掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系, 才能穩步推進檔案自動化建設。要強化電子文件的建立、管理與歸檔意識, 充分利用計算機技術, 實現文檔管理一體化[7,8,9,10]。隨著計算機及網絡技術的不斷普及與發展, 無紙化辦公必將取代傳統的文件及檔案資料的管理模式。因此, 要充分利用計算機技術, 并將這一技術移植到檔案管理工作中, 將會極大地提高檔案管理工作的質量和效率。
5 建立和完善管理制度, 努力提高管理水平
制度是規范人們行為的準則。同樣地, 文書檔案管理工作者也受到制度的規范與約束。應認真學習和領會“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”, 根據部門公文管理工作的實際, 制訂相應的“公文處理實施辦法”, 綜合過去文檔管理的多項規定, 集檔案管理、歸檔統計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體, 提出規范化的要求, 建立統一標準、統一要求、統一運行的操作規程[1]。將“公文處理實施辦法”列入部門“規章制度手冊”的首位, 使文書檔案管理工作有章可循, 有據可依。積極組織部門人員學習相關的專業知識, 進一步提高部門人員對檔案管理工作的重視程度, 統一執行程序, 改善各部門文書辦理的質量, 提高工作效率, 從而提升檔案管理水平[1]。
總之, 隨著職業技術學院整體規模的不斷發展和擴大, 檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日益艱巨, 為適應檔案工作快速發展變化的特點, 作為文書檔案管理工作者, 應積極采取有效措施, 加強對檔案管理制度的建設, 加強檔案工作的科學、規范化管理, 高標準、嚴要求地開展工作, 為實現檔案管理標準化、規范化作出更大的貢獻, 為職業技術教育的健康發展打下良好的基礎。
摘要：文書檔案管理是一項政策性、機密性、專業性較強的工作, 是衡量單位工作的一個重要標準, 其管理水平直接影響檔案資料的質量與完整性。要高度重視文書檔案管理工作, 加強資料的全面收集, 立卷進檔要規范, 加強檔案信息化建設, 建立和完善管理制度, 努力提高管理水平。
關鍵詞：文書檔案,管理,措施
參考文獻
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[9]張一楠, 周晶.檔案信息自動化系統管理若干問題的思考[J].林業科技情報, 2008, 40 (2) :138-139.
文書檔案的管理范文第2篇
1 做好文檔一體化的必要性
文檔一體化其實是源于高科技與信息技術的集成一詞, 即指將內部有關聯的或類別相同、內容相近的分散的文書檔案進行整理分類使之成為一個有機的整體的過程。提到文檔一體化就不能不提及文件中心。文件中心是二戰時期誕生于國外的一個新名詞, 其實文件中心按照科學的叫法應該叫做文件暫存中心。因為這個所謂的文件中心其實是介于文件的起源機構與文件的半永久保存機構檔案館之間的一個屬于過渡性質的暫存中心。文件中心的產生來源于文件生命周期理論, 在這個世界上, 有一種理論就會產生與之相應的產物。文件生命周期理論其實也很簡單, 就是揭示了文書檔案與自然界的其他物體一樣, 都有其形成、成長、消亡的過程。對于文書檔案而方其生命周期的每一個進程還可以劃分為若干的階段, 這些若干的階段也更有其特點、價值與作用, 并且這些若干階段中文書檔案也是在不同的地點不斷地運動著的, 可以說文書檔案這種被動運動的物體也仿佛被賦予了生命一樣。因此, 文書檔案的不同生命階段需要不同的呵護方式與呵護場所。在文件中心的暫存階段是文書檔案的關鍵時期, 這就像一個人的青壯年時期是一個人的關鍵時期一樣, 如果積極、努力、進步的話就可能升入高級的殿堂, 如果自甘墮落就會淹滅于歷史的塵埃。文件中心就是在文書檔案在其關鍵時期的關鍵存放位置。
2 加強文檔資源建設工作
2.1 嚴把檔案收集關。
檔案館中收集的應該是那些對于國家與民族的發展有實際意義的并且能夠經得起時間考驗的, 或者是有歷史價值的檔案資料。對這些珍貴的檔案資料要進行妥善整理、集中管理。有關部門在向檔案館傳送這些檔案之前, 由于其珍貴性, 所以有關部門會下發接收通知, 在通知中會說明該檔案的類別、密級、扼要內容、存檔標準以及查閱要求等。檔案館在接收以后要對這些檔案進行及時修訂、精心整理。嚴格按照要求進行妥善管理。并對這些檔案進行分門別類, 既按年代又按性質、類別、部門等等多種方法冗余式分類以增加檔案的可查閱性以增加檔案本身的價值。每個檔案館都應該有其特點, 因此檔案館應該對其專題進行深挖, 相關的專題之間以目錄互相聯系。以保證查閱者在查閱某一相關內容時, 與其查閱內容相關的所有內容都是展現出來, 以便查閱者一一加以比對、研究、分析、提煉之用。檔案收集過程中也可以采取向社會征集的辦法, 以豐富館藏內容, 并且還要針對不同的檔案類型開辦多種有差別性的服務, 比如, 類似銀行的保險箱式的代存、暫存、寄存、有償征購等方法對館藏內容進行不斷擴容。對保存在糾偏館、博物館和圖書館中具有文物價值的檔案資料, 可采取復制和建立目錄及編制簡介等形式, 達到豐富館藏, 為利用者服務的目的。
2.2 處理好質量與數量的關系。
館藏數量的多少一直是檔案館館藏豐富與否的重要標志。從近年來館藏建設的實踐看, 各級檔案館應該不斷豐富和優化館藏, 正確處理好館藏數量與質量的關系, 使館藏建設從片面追求數量轉變為兩者兼顧。
3 加強文檔現代化管理工作
3.1 檔案資源信息化。
在信息時代, 檔案資源信息化是通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸, 實現檔案資源的合理配置與有效開發利用, 實現檔案信息資源的社會共享。
3.2 檔案保護現代化。
傳統意義上檔案保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。隨著新型存儲介質的不斷出現和廣泛應用, 出現許多新型載體的檔案, 如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。
3.3 管理手段現代化。
檔案管理手段包括理論手段和技術手段, 即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果, 管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現, 是檔案管理現代化理論的基礎之一。
3.4 檔案管理標準化。
通過制定和貫徹各種標準、規范, 使技術應用和分工協作有統一的科學準則和依據, 保證各項檔案工作能夠有機地聯系起來, 并且在檔案管理中取得最佳的效益。
4 加強文檔管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量, 為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要, 要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性。
4.1 進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。
增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作, 它要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度。
4.2 加強制度建設, 建立長效培訓機制。
首先, 要建立在職教育的長效管理制度, 如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班;其次, 要建立在職教育的約束和激勵機制。
4.3 明確在職教育的原則, 選擇課程內容。相對于正規學校教育而言, 在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。
5 做好文檔的鑒定工作
5.1 文書檔案鑒定工作的方法。
鑒定文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查檔案, 通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料。
5.2 文書檔案鑒定工作的步驟。
第一步, 在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍, 剔除一部分沒有保存價值的文件, 由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。第二步, 對歸檔文件確定其保管期限, 即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預定每個案卷或每份文件的保管期限。第三步, 到一定年限后對檔案的價值進行復審。復審主要采取移交復審, 即需要向檔案館移交檔案的機關在移交檔案時, 由本機關檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查。
6 結論
科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平, 做好檔案的開發和利用工作, 不但可以實現檔案管理工作的自身價值, 而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來, 機遇和挑戰共存, 機遇大于挑戰, 只要我們搶抓機遇, 避免消極因素帶來的不利影響, 充分發揮我國特有的管理優勢, 堅持走中國特色社會主義檔案管理道路。
摘要：文書檔案即指以各種媒體為載體, 對黨內事務、行政事務及其管理活動的真實記錄。文書檔案真實而完整地記錄了某一政務或者事務性部門的各類活動, 比如, 政令發布、黨內重大事務、財政事務、重大人事任免、重大業務決策、重大管理舉措等。筆者以多年從事檔案管理工作的經驗淺淡文書檔案的管理工作以資檔案管理界同仁們參考。
關鍵詞：文書,檔案,管理,工作,文檔
參考文獻
[1]趙淑芳.試論企業檔案管理人員應具備的基本素質[J].云南檔案, 2007 (1) .[1]趙淑芳.試論企業檔案管理人員應具備的基本素質[J].云南檔案, 2007 (1) .
文書檔案的管理范文第3篇
一個單位的文書檔案,記錄的主要是有關于一個單位在過去的工作時間里所開展活動的一系列資料。有鑒于其為日后工作提供借鑒和幫助的功能,從而使得文書檔案不僅僅能夠幫助高層領導制定工作生產計劃,同時也可以為解決實際工作中出現的問題提供必要的參考。隨著經濟全球化的不斷深入,為了使單位能夠在全球化的浪潮中盡快的適應并尋求到更好的發展機會,文書檔案工作也開始面臨了更大分量的挑戰。為此,筆者將就新時期單位文書檔案管理工作中可能出現的問題和創新點進行簡要分析,以期做出有益的嘗試。
1. 新時代背景下文書檔案管理工作存在的問題
1.1 人員專業素質低
單位文書檔案管理人員的專業素質欠缺主要體現在對于現代化的辦公環境不熟悉上,尤其是對于電腦等現代化的管理設備,操作起來難度較大。因此,很難在信息化的社會浪潮中站穩腳跟。
1.2 管理方式不規范
單位文書檔案管理的不規范現象之所以如此廣泛的存在,究其原因還在于單位沒有制定出完善,同時切實可行的管理和獎勵制度。以至于在文書檔案管理的過程中,時常存在著注入組卷混亂、檔案號碼編制不正確以及案卷的目錄制作不規范等現象,這對于提高文書檔案管理的水平來說,是十分不利的。
1.3 管理效率比較低
“過去的文書檔案檢索形式主要是以手工檢索為主,雖然在信息化時代的推動下,檢索效率更高的計算機檢索方式也不斷得以應用,但是總的來說手工檢索還是占有最大部分?！盵1]在過去的文書檔案管理過程中,手工檢索一直以來都是檢索的主要方式。即是在信息管理早已提倡現代化的今天,檢索速度更快,效率更高的軟件檢索方式依然沒有得到廣泛而深入的應用。而在時代發展不斷加速的今天,手工式的檢索方式勢必會檔案文書管理工作效率的提高,造成更多問題的出現。
2. 針對文書檔案管理工作中存在的問題采取的改造和創新措施
2.1 提高認識水平
要想真正走出傳統文書檔案管理工作效率低下、不合時宜的誤區,首先還是要從思想意識上下手?！爸挥幸粋€單位從高層領導到底層員工都具有了創新意識,一個單位才能踏上可持續發展的路子。尤其是對于文書檔案管理工作來說,這一點顯得尤為必要?！盵2]所以,進行文書檔案管理創新第一步是要提高單位所有職工,尤其是領導層人員的創新意識,從思想上任何創新方案。
2.2 建立健全文書檔案管理制度
而對于那些文書檔案管理制度相對混亂的單位來說,首先要做的即是在相對短的時間內建立起符合單位具體情況的,切實可行的、嚴格的管理制度,而對那些本身已經具有完善管理制度的單位來說,則要進一步修改,使其符合時宜。除過建立起完善的管理制度之外,需要做的就是嚴格的按照制定好的制度展開工作,明確責任,提高效率,確保制度的實施由充分可靠的保障。同時,為了配合時代發展的需求,還需要結合現代化的技術手段建立起電子檔案管理模式,并將現有的文書檔案和電子檔案結合起來,以便于統一管理,進而使得整個文書檔案管理工作在一個高效、有序以及協調的氛圍下展開,從而更好的實現管理目標。
2.3 加大管理力度,提高文書檔案管理人員綜合素質
為了使得文書檔案管理工作能夠高效率的開展而最亟需解決的問題是,當前文書檔案管理人員專業素質的確實。而解決這一問題的關鍵則在于:要嚴格的對文書管理人員的錄用進行把關。在聘用文書檔案管理人員的過程中,要嚴格制定考核和錄用標準;同時,還要對已聘用的人員進行系統的崗前培訓,培訓合格方可到崗位工作。對于已經工作了多年的老員工,還要實時的進行二次培訓以及外出的交流學習。這樣才能確保所有人員都能夠勝任文書檔案管理工作。
2.4 有計劃有安排的進行文書檔案管理
“文書檔案的管理工作本身就是一項極為復雜和瑣碎的工作,在工作中出現這樣和那樣的問題也是經常會遇到的?！盵3]所以為了是一個單位的文書檔案管理工作能夠在一個規范化的環境下進行,盡可能的避免工作中出現的失誤,我們需要制定出一個嚴格的值班制度,同時要求管理人員嚴格按照規章制度辦事。最后,還要重視不同等級的文書檔案的分開管理,做到工作有側重點。
結束語
綜上所述,文書檔案管理工作對于一個單位的可持續發展來說,是重中之重的大事,也是衡量一個單位管理水平的重要標尺。文書檔案管理工作的好壞不僅關系到高層領導的決策部署,同時也關系到底層員工對于實際問題的妥善處理,由此可見文書檔案管理工作的重要性。針對上文中提到的單位文書檔案管理工作中存在的諸多問題,筆者認為要想真正的實現單位文書檔案管理工作的穿心,其前提還在于管理人員思想意識上的重視。只有對在意識上重視起來創新,才有可能真正的實現文書檔案管理的向上發展。
摘要：文書檔案作為記錄一個單位所有工作的詳細資料,在很大程度上能夠為單位長期的工作提供指導和借鑒。因此,文書檔案的管理工作的水平高低直接代表了一個單位檔案管理水平的高低。在本文中,筆者就單位文書檔案的管理工作中存在的問題進行了簡要的剖析,并在這些問題的基礎上提出了幾點關于如何提高單位文書管理水平的措施,以便能夠在一定程度上提高單位的文書檔案管理水平。
關鍵詞：文書,檔案,管理,創新
參考文獻
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[2]韓宏.淺析文書檔案的現代化管理[J].機電兵船檔案,2012(04):23-25.
文書檔案的管理范文第4篇
一、醫院文書檔案管理特性
醫院文書檔案具有規范性、標準性、服務性以及保密性等特點, 醫院各個部門的文書檔案整理記錄相關部門的公文, 醫院的重大事件, 醫院的組織的活動, 類似這些內容的原始資料被保存, 記錄證明著每個醫務工作者的工作成績, 這些重要的資料是醫院文書檔案的一部分, 醫院文書檔案的保存具有極強的保密性, 以此更好的服務醫患.醫院文書檔案主要具體的表現。
(一) 醫院文書檔案的規范性。醫院文書檔案管理整理的時候, 要求檔案干凈, 文字清楚, 字跡整潔等。對于醫院文書檔案的要求嚴苛是很有必要的, 因為作為檔案記錄著每個部門科室的工作檔案, 規范的記錄是醫院文書檔案管理最基本的保證。
(二) 醫院文書檔案的標準性。在整合醫院文書檔案的時候, 對于收錄的文書檔案進行核對, 統一保管, 提高醫院文書檔案在實際應用中的重大作用, 形成文書檔案標準化的管理, 有益于醫院各個部門提高文書檔案的利用。
(三) 醫院文書檔案的服務性。醫院文書檔案準確的記錄醫院的發展進程, 保存重要的醫患資料, 為醫院在各個方面的醫學研究進行參考。有些醫院的文書檔案形同虛設, 不能夠更好的服務于醫院的醫學研究發展, 對于醫院的文書檔案有效的管理利用。
(四) 醫院文書檔案的保密性。任何醫院文書檔案都是具有保密性的文件, 保證文件的隱私性非常重要, 對于電子文檔醫院文書檔案管理人員, 應該進行對于保存的檔案進行文檔加密, 對于書面檔案, 妥善保管, 避免醫院文書檔案泄露內容。
二、醫院文書檔案管理存在的問題
(一) 對于醫院文書檔案管理不夠重視。因為文書檔案管理部能直接帶動經濟效益, 所以一般文書檔案管理部夠受管理階層重視, 部分的人認為醫院的文書檔案管理工作輕松、內容簡單, 每天繁忙的工作根本就沒有精力再去了解文書檔案內容, 根本就沒有設立醫院文書檔案管理部門的必要, 在實際操作中作用不大, 因此從客觀原因上導致醫院文書檔案管理工作被忽視。
(二) 醫院文書檔案管理制度不夠完善。因為過去檔案管理制度不具體, 醫院文書檔案一般都放在辦公會議綜合的文檔室, 造成醫院的資源不能共享, 管理不夠嚴明, 現有的檔案資料不能被有效的利用, 資源浪費的同時造成醫院經濟損失, 醫院文書檔案管理制度不夠完善造成效率不能提升, 員工職責模糊, 在出現問題的時候, 醫院各個科室互相推脫責任, 不利于醫學綜合發展。所以醫院文書檔案管理制度必須結合實際的情況逐步完善, 更好的便于醫院醫學的參考。
(三) 人員的專業素質有待提高。大多數醫院不夠重視醫院文書檔案管理, 是因為這些醫院的管理階層不了解文書檔案管理的工作。由于醫院檔案管理人員的專業素質、知識積累程度、專業理論水平等各方面素質良莠不齊, 部分工作人員不能達到先進管理機制的發展要求, 所以提高相關文書檔案管理人員的專業素質, 顯得尤為重要。
三、加強醫院文書檔案管理工作的對策
提高醫院文書檔案管理工作效率, 就應該從源頭找到問題, 解決醫院文書檔案管理問題。
首要的問題就是管理階層加強意識, 學習醫院文書管理的重要性, 加大醫院文書檔案管理的宣傳力度, 讓每個義務人員都對醫院文書檔案管理工作得到認識, 并且配合相關的工作, 提高醫院文書檔案管理人員的相關素質培訓, 通過相關的專業素質培訓, 并且引進科技手段, 進行文檔加密, 做好保護好醫學資源的相關工作, 提供更好的服務醫學研究參考資料。
其次, 醫院的運行和管理越來越趨向電子化、網絡化, 由此而產生的大量計算機數據庫等新型檔案, 往往卻疏于歸檔。因此明確檔案的歸檔范圍和標準, 運用行政手段對檔案進行統一管理, 這是建立統一的、科學的檔案工作制度, 推行檔案工作標準化管理的基礎。只有實行檔案統一管理, 才能對醫院檔案進行規范化管理, 充分地發揮其憑證和利用作用。
最后, 醫院檔案管理作為醫院管理的重要組成部分, 在醫院的建設和發展中是不可缺少或替代的。醫院在制定中長期規劃中, 應充分考慮檔案管理的設計和建設, 要根據醫院發展規模和需要, 不斷增加投入, 提高檔案管理的建設力度, 使檔案管理的水平等綜合實力與醫院的業務發展相適應。
四、結束語
綜上所述, 醫院文書檔案工作制定健全管理制度, 讓每份文書檔案都可以科學的進行整理, 方便使用者能夠快速有效的利用醫院文書檔案所記錄內容, 以滿足醫學研究, 通過有效的統一管理, 節約了查找閱讀時間, 做到各醫學科室資源共同分享, 醫院要積極的創設有利條件, 加強醫院檔案管理的嚴苛執行, 為醫學領域的發展創造不可或缺的條件。
摘要：醫院文書檔案管理工作, 是將醫院文書檔案文件進行收集, 歸類整理, 統計匯集等。做好醫院文書檔案管理工作, 將匯集各科的文件資料, 錄像影音資料, 科學有效的進行管理。
關鍵詞：醫院,文書檔案,管理
參考文獻
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文書檔案的管理范文第5篇
一、文書檔案管理工作具有重要意義
企事業單位和機關團體要想健康發展前提就是把文書檔案工作做好。企業事業單位的管理工作一部分就是文書檔案工作, 在提高工作效率和工作質量上很有必要, 對維護歷史真實面貌起著重要作用。提供了第一手資料為研究本單位的科學發展和經營業績, 企事業單位發展的優秀成果都記載在文書檔案中。文書檔案工作可以給決策者提供準確的依據來對本單位的經營狀況進行了解和對經營策略技術的進行調整。創新文書檔案工作在提升企事業單位在市場經濟中的競爭力和促進經濟社會發展方面具有很重要的意義。
二、文書檔案管理工作在新形勢下進行創新的必要性和迫切性
(一) 文書檔案管理工作表現出的滯后性。不適應科學化管理的要求, 缺乏制度創新。大部分事業單位和國企在新形勢下進行了大力度的創新, 分管領導主抓建設大制度, 但是很少有人問津修編檔案規制, 對法制化、科學化和規范化檔案管理造成了嚴重影響。文書檔案管理工作帶有明顯的黨政機關檔案管理色彩, 機制幾十年不變, 不能適應新的外部環境。“重藏輕用”的傳統思想一直存在于實際工作中, 檔案人員集中了大部分精力在檔案的整理、保管、收集和鑒定等業務, 把能夠體現現實價值的服務和對其他工作的滲透都忽略了, 在可持續發展的大環境下檔案工作顯得相對滯后, 使文書檔案工作在價值上大打折扣。
(二) 在新形勢下文書檔案管理的創新工作面臨新的機遇。文書檔案工作在改革發展中面臨全新的人文環境。如今的信息社會在信息運轉效率上對企事業單位的要求更高;將會有大量深層次的歷史問題出現伴隨著國企及事業單位的改革, 文書檔案工作需要為國企和事業單位提供佐證;整理、收集、利用信息的工作在激烈的市場競爭中比以往都重要, 這些重任應該由檔案管理部門來承擔。
文書檔案工作因為信息化將面臨新的技術環境。在建設遠程互動平臺及局域網方面各個企事業單位隨著國家信息化建設的不斷推進也取得了不同程度的進展。文書檔案管理部門的存儲介質、管理手段也應該與技術環境同步發展, 這樣才能更好地編研、歸集信息來為企事業單位提供利用服務。
三、文書檔案管理工作的創新措施
(一) 在制度方面加強建設且保證執行力度。把原有制度中不合適的制度廢除, 根據本單位的實際情況在不違反規定的前提下進行制度創新, 對不相宜的規則進行修改完善, 為新興業務建立管理辦法, 彌補缺失, 全面覆蓋。為了給檔案工作提供有力的組織制度保障應該對制度體系進行重構, 對領導體制持續進行完善。把系統內的管理力量組織起來定期評審現有的規則制度, 對規章制度進行集中的修訂和篩選, 這樣才能有效地行使規章制度。
(二) 順應檔案規律, 創新檔案管理工作機制。當今環境注重現實利益且日益開放, 檔案工作要適應新環境就需要建立以下機制:自我營銷機制, 為了引起領導的重視提出檔案工作的要求在籌劃、準備重大活動或中心工作時, 對檔案工作的作用根據企事業單位的階段性安排和總體部署進行有力宣傳;主動參與機制, 在重大活動或中心工作中進行有形有益的參與, 在下游的利用環節中延伸上游的生產環節, 在檔案工作的工作質量提高的同時彰顯檔案工作的重要作用, 不斷提高檔案管理工作的地位;協調、銜接和互動機制, 通過參與和宣傳與相關活動或業務的主辦部門就檔案工作的要求達成共識, 在參與實際活動中履行監督、指導和服務職責, 順利對接檔案工作的利用環節與生產加工環節。
(三) 提高服務效率進行技術創新。檔案管理要樹立現代理念, 以現代化的技術手段為媒介來進行檔案管理工作、交流檔案信息和檔案業務工作, 在現代化管理中對計算機及網絡進行充分利用, 使管理效率和水平不斷提高。檔案管理實現網絡化, 在企事業單位的信息化建設中納入檔案管理的計算機化。對歷史問題要抓緊解決, 排查之前檔案部門運用新技術的情況, 把技術接口與系統接口問題解決好。對歷史檔案的數據化問題也要進行解決, 為了滿足多層次、便捷高效和全方位的服務要求全信息逐步實現計算機檢索。
對企事業單位實現經營戰略和管理效率的不斷提高, 檔案管理觀念需要不斷地更新, 文書檔案工作的創新具有深遠影響。檔案管理手段還需要積極的探索和嘗試新辦法, 才能對企事業單位的經營成果和整體發展狀況進行全面、真實的反映。
摘要：本文對文書檔案管理工作在新形勢下面臨的機遇及文書檔案管理工作的滯后表現進行了分析, 對文書檔案工作創新的必要性進行了論證, 并且就文書檔案管理工作如何進行創新提出了現實可行的建議和意見。
關鍵詞：文書檔案,檔案管理,創新,價值
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文書檔案的管理范文第6篇
1 文書檔案的管理與利用
檔案信息資源能否被充分開發利用, 在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發人員的情報素質。如果設計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源, 他就不會成為檔案用戶。文檔管理現代化, 是加強文檔管理工作的必由之路, 管理方法、手段的落后, 直接影響文件和檔案質量, 只有實現文檔管理現代化, 才能有效地加以解決。要把握現代化管理技能, 提高綜合素質, 傳統的檔案管理主要依靠人來完成, 在信息社會中, 人對檔案的管理主要是依靠信息技術, 但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用, 信息技術終歸只是工具及方法, 究其原因有:一是人是信息的生產者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者, 人在檔案信息的管理中起決定性的作用;二是信息技術只是信息資源管理的工具。有許多問題, 如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以, 檔案管理人員要結合本崗位工作, 邊學習邊操作, 在提高業務素質的同時, 更要注重計算機知識、信息技術學習, 努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質檔案的整理工作繁瑣, 勞動強度大。而利用計算機整理文件, 則可以收到事半功倍的效果。
2 應用辦公自動化后文書檔案管理的優點
2.1 辦公效率大幅提高, 文件和文字信息得到充分交流與共享
在以往傳統紙質文件的管理, 將文件與檔案管理分成兩步:第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預立卷及移交檔案部門;第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大, 而且由于重復性勞動多, 使人易疲勞、疏忽等, 容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整, 還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下, 這與當今飛速發展的經濟時代的快節奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后, 使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞, 都變得簡單易行。在紙質文件管理環境中, 除了普發文件外, 大量的文件 (檔案) 都是“孤本”, 即使存在副本或文件匯編, 其數量也很有限。這不僅加大了保存上的風險, 而且也給利用帶來了諸多不便, 利用者的人數、利用的時間與地點都受到了限制。傳統的紙質文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環境下, 這種“有形”的觀念被打破, 同一份文件, 可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網絡這個平臺, 了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
2.2 文件保存的穩定性, 傳遞的速度和安全性
與紙質檔案載體相比, 電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復用性遠遠優越于其他載體形式的文件, 這是由數字信息利用的無損性決定的, 重復利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較, 隨著利用次數的增多, 載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加;而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上, 其信息都不會受到任何損失和破壞, 正當的利用活動不會對電子文件的信息壽命產生絲毫損傷, 而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中, 也不受損失和破壞, 對于利用頻繁和用量較大的檔案 (如圖紙) , 特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中, 辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生, 直接通過網絡工具進行傳遞, 大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
3 改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題, 提出以下舉措: (1) 針對安全性問題, 在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離, 文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸, 帶防止文件流向外網。設備的配備, 各單位可根據自己業務范圍的大小和工作量的多少來配備, 可多可少, 條件充許的可一次到位, 配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。 (2) 針對人員素質低的現象, 要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中, 同時也是宣傳和統一認識、統一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓, 提高他們的管理水平和業務能力。對形成人員也要培訓, 使他們明確管理要求, 以做好本職工作, 對檔案管理人員的培訓, 還要進行計算機知識和應用軟件的培訓, 進行相關知識專業知識的培訓。否則, 形成人員應用軟件形成的電子文件我們不懂, 就無法參與管理。要更新現有人員的知識庫, 學習新知識, 以適應新工作。
參考文獻
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