文書檔案單位工作計劃范文第1篇
一、檔案管理工作的意義
文書檔案管理工作的主要內容是幫助事業單位在各種社會活動中所產生的數據信息編織成相應的文件材料, 而這些文件材料通常具有較高的保持價值, 因此該項工作一直以來都受到事業單位的重視。從文件檔案的功能作用上來看, 文書檔案管理工作的應用意義主要體現在以下兩點:第一, 作為信息指導, 對于事業單位而言, 在其運營過程中每日都會產生大量的基礎性文件, 而這些文件所涵蓋的內容范圍非常廣泛, 其中包括各個項目的收支明細、項目進展情況等等, 經過系統性整理后的這些文檔對于該事業單位的后續工作項目有著極高的信息指導意義, 因此需要工作人員對此文書檔案管理等相關工作引起高度重視[1];第二, 作為法律憑證, 文書檔案資料中不僅包括了事業單位各級部門對某一決策的各種批復意見, 同時還詳細地記錄了該單位相關項目的進度和信息參數, 并且大部分文件檔案在傳閱的過程中會加蓋公章以及經手人的簽名, 因此這些文件檔案可以在特殊情況下作為事業單位的法律憑證。
二、存在問題
(一) 管理水平偏低
文件檔案的管理工作對于一般的事業單位的重大決策都起到了非常關鍵性的作用, 但是就目前而言, 國內大部分事業單位都將企業自身的重點放在了項目的發展上, 反而忽略了單位內部文書檔案管理工作的重要性, 對管理人員的專業能力不做過多要求, 因而導致文書檔案管理工作的管理方式和管理制度都或多或少存在一些不足之處, 最終使得文書檔案管理工作不能在事業單位中發揮出最佳的作用效果。
(二) 重視程度匱乏
雖然絕大多數事業單位都能夠對文書檔案管理工作的價值有所認知, 但是在實際實施過程中還是會將文書檔案管理工作的主要任務限制在文檔的分類整合范圍內, 無法從真正意義上提高對文書檔案管理工作的重視程度[2]。隨著事業單位的逐漸改革, 文書檔案管理工作也無法順應時代的發展, 依舊以傳統的管理模式進行管理, 這種情況的普遍發生不利于該事業單位的長遠發展。
(三) 管理方式陳舊
傳統的文書檔案管理方式對于國內大部分事業單位都有著非常深遠的影響, 但是結合現代社會發展的背景, 我們可以清楚地了解到傳統的文書檔案管理工作中所使用的管理方式過于陳舊, 遠遠跟不上事業單位發展的速度, 無法根據時代的發展制定更加適合事業單位進步的科學管理方案。
三、優化措施
(一) 引進先進技術
為了可以對文書檔案管理工作進行有效地改善, 事業單位的工作人員應當適當地在管理工作中引進一些先進的技術, 將現代化的管理方式與傳統的文書檔案管理模式相結合, 結合事業單位的實際發展情況來有效地增強文書檔案管理的高效性, 構建全新的文書檔案管理模式。此外, 事業單位的工作人員還應當合理地將信息化的先進管理模式融入文書檔案管理工作中, 為單位內部更多的決策者提供更加準確、全面地信息資料, 顯著提高文書檔案管理工作的效率。
(二) 優化人員配置
上述我們也提到了現階段一些事業單位內部的文書檔案管理人員的管理能力參差不齊, 人員配置不足, 為了可以有效地改善這一現狀, 工作人員應當做好以下措施:第一, 結合該事業單位的實際情況, 對管理人員的文書檔案管理工作進行合理地分配, 將文書檔案管理工作所對應的責任進行細致的劃分, 并且與每一位管理人員進行掛鉤, 以此來優化管理人員的配制[3];第二, 事業單位的相關工作人員在招聘文書檔案管理人員時, 需要對其專業素養進行審核, 從根本上提高該企業單位的整體管理水平, 為后續文書檔案管理工作的順利開展奠定良好的人員配置基礎。
(三) 完善管理制度
一成不變的管理制度也不利于事業單位的長遠發展, 因此工作人員還需要不斷地完善文書檔案管理工作所對應的管理制度, 具體如下:第一, 制定合理地獎懲制度, 定期對參與文書檔案管理工作的每一位員工進行管理水平的評定, 并且根據評定的結果對管理人員進行相應的獎勵和懲罰, 通過這種方式來有效地激勵單位內部員工對于文書檔案管理這項工作的積極性;第二, 在現有管理制度的基礎上進行不斷的完善, 確保文書檔案管理制度具有較強的公正性、透明性和約束性, 在提高文書檔案管理工作質量水平的同時還可以幫助事業單位創造良好的企業環境;第三, 工作人員還可以建立專業的監管團隊, 用于對文件管理工作中一些管理行為進行監督, 并且將一些業績相對較為突出的管理人員給予相應的晉升機會, 塑造一個積極向上的文書檔案管理氛圍。
(四) 注重員工培訓
加強對文書檔案管理工作的崗位培訓可以從根本上改變現階段的文書檔案管理模式, 為事業單位的未來成長和發展添加助力, 因此工作人員應當對此培訓項目高度重視, 具體措施如下:第一, 工作人員應當定期組織事業單位的文書檔案管理人員進行專業管理課程內容的培訓, 通過理論課程加實踐操作的方式力求在較短的時間內能夠大幅度提升管理人員的專業水平;第二, 為了使得從事文書檔案管理工作的員工能夠時刻保持著積極向上的心態, 工作人員還可以定期對這些管理人員進行專業水平的考核, 并且將最終所得到的考核結果進行排序, 同時實施相應的獎懲措施, 幫助管理人員樹立正確的心態[4]。
四、發展趨勢
(一) 一體化發展
從客觀的角度上來看, 文書檔案管理工作主要包括文件制作、文件使用、暫時保存和永久保存四項內容, 其中前兩項工作主要針對文件, 而后兩項工作則主要針對的是檔案, 若事業單位的工作人員不能將文件和檔案進行統一化的管理, 則會使得文書檔案管理效率始終處于偏低的狀態。因此, 文書檔案管理工作的一體化發展也是勢在必行, 以美國為例, 該國不僅實施了文檔統一管理的制度, 同時還將其落實在實處, 相關部門建立了專門用于管理文件和管理檔案的行政中心, 分別為國家檔案庫和文件署, 這種一體化的管理方式也會是國內未來文書檔案管理工作的發展趨勢。
(二) 電子化發展
科學技術的發展會逐漸推動文書檔案管理工作的進步, 很多事業單位都逐漸普及了計算機技術, 并且將文書檔案管理工作中的簽發、歸檔、起草、催辦等環節都逐漸向電子化管理方向進行發展, 人們可以借助計算機設備輕易地獲取自己所需要的文件和檔案, 由于很多文件和檔案都是以文字、音像等形式進行傳輸, 因此文檔傳輸的效率也會顯著提升。長此以往, 文書檔案的管理工作也就越來越呈現出向電子化方向發展的趨勢。
(三) 多層次化發展
多層次化發展也是文書檔案管理工作未來幾年的重要發展方向, 其主要體現在以下幾點:第一, 工作人員可以向更多有需求的人們提供更多有價值性的文件和檔案, 造福社會;第二, 適當地擴大文檔的利用群體, 實現信息資源的共享。多層次化發展的主要目的是為了讓更多的文件檔案從傳統的公務查閱或者學術查閱擴展為公民查閱, 無論對于政府部門的重大決策還是對人民群眾們的日常生活, 多層次化的文書檔案管理發展一定會成為主流。
(四) 多元化發展
除了上述我們所提到的一體化、電子化、多層次化的發展趨勢以外, 多元化的發展對于文書檔案管理工作而言也有著非常重要的影響和意義。文件和檔案的閱覽方式也一直在不斷地創新, 傳統的紙質文檔閱覽的效率相對較低, 因此很多事業單位都建立了屬于自身企業的網絡檔案館, 現階段國內的網絡檔案館的數量已近千, 相信這種多元化的發展趨勢一定會為國內文書檔案管理工作的開展做出更大的貢獻。
五、結束語
隨著時代的進步與發展, 文書檔案管理工作的未來發展趨勢也一直向著一體化、電子化、多層次化、多元化方向進行發展, 筆者主要圍繞文書檔案管理工作這一主體, 從該項工作的意義、存在問題、優化措施、未來發展趨勢等方面展開詳細的闡述, 希望這些淺薄的意見和建議可以為國內文書檔案管理等相關工作的長遠發展添加助力, 為事業單位的進步和成長奠定基礎。
摘要：文書檔案管理工作對于很多事業單位來說都起著非常重要的作用, 隨著社會的不斷發展和進步, 很多事業單位對于該項工作的重視程度也越來越高, 但是該項工作在實際實施過程中仍然會受到管理水平偏低、重視程度匱乏、管理方式陳舊等問題的困擾, 對此筆者將圍繞這些問題及相應的解決方法展開詳細的論述。
關鍵詞：事業單位,文書檔案管理,發展趨勢
參考文獻
[1] 劉瑩.新時期事業單位文書檔案的管理工作探究[J].辦公室業務, 2016 (13) :117-119.
[2] 王巧梅.事業單位文書檔案管理創新探析[J].辦公室業務, 2018 (04) :115-118.
[3] 嚴紅利.信息化背景下事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務, 2017 (07) :105-109.
文書檔案單位工作計劃范文第2篇
完善制度是做好文書檔案管理工作的重要保障。制度是規范行為的準則,在進行文檔管理工作中,應始終堅持用制度規范行為,規范文檔管理。建立一套合理的、適合事業單位的文檔管理制度,具體來說,文檔管理制度應涵蓋4個方面的特性:一是合體性。是指事業單位的文檔管理制度是根據單位的分類、性質及自身的情況量身定做的,而非照搬普遍的或其他單位的文檔管理制度。很多單位在制定文檔管理制度時由于沒有給予充分重視,投入的人力、物力、財力都很有限,從而使得照搬文檔管理制度的現象相當嚴重。當發現問題時,又沒有及時解決、糾正,因此合體性是合理的文檔管理制度所必備的;二是系統性。制定的文檔管理制度能夠在文件整個生命周期的管理給予指導,包括健全的文書管理制度和檔案管理制度。健全的文書管理制度對事業單位文件的收發、公文管理以及立卷和歸檔都有明確的規定;三是全面性。這種全面性主要體現在兩個方面:一方面每種類型的檔案都要有相應的管理規范,如事業單位的賬務檔案、審計檔案、黨務檔案、電子檔案、科研檔案等。另一方面對檔案管理的一系列程序要有系統的規定,對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研、檢索都有明確的規定;四是執行性。是指事業單位的文檔管理制度要切實可行,對本單位的文檔管理要有實質性的指導作用。執行性是合理的文檔管理制度生存的保障,如果制度不可行或不方便實施,就會被文檔管理部門拋棄。由于執行性只能在文檔管理實踐中得到檢驗,所以在制定文檔管理制度時要密切關注文檔管理業務工作活動。隨著文檔管理實踐的變化而定奪、修改制度,及時根據具體的實踐活動做出適時的調整,使文檔管理制度在不同的歷史時間都具有高度的執行性。
二、加強檔案基礎建設,為提高文書檔案管理質量奠定基礎
收集、鑒定、保管、統計工作是文書檔案的物質基礎和前提條件,因此,不僅要善于收集本單位與上下級單位、部門形成的有關紅頭文件及各種材料,更要善于收集整理本單位在公務活動中形成的鮮活和生動的,能揭示細節的檔案資料,用心整合檔案資源,對其進行分析、篩選、研究和綜合整理,積極推進檔案信息功能的發揮,不斷豐富綜合檔案的資源建設。加強部門之間的合作,做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動了解業務部門正在或者將要進行的新工作,經常深入各部門,及時獲得信息,還要根據單位的實際工作,考慮檔案工作為本單位中心工作服務,做好檔案的收集、整理工作等。
三、運用先進技術,以提高文書檔案管理效率
在文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接,系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記等工作,這種現代化管理技術迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文書工作人員依據文件運動周期理論和統一的程序及標準將文件信息和有關數據輸入計算機,并經過計算機的數據處理程序,自動轉換成具有檔案管理特征的信息資源。電子文檔管理的網絡化要本著先局域網,后因特網的次序進行。從目前電子文檔管理發展的現狀著眼,解決局域網環境下的電子文檔管理問題已經成為首要重任。目前已經投入運行的局域網系統,都或多或少地存在著沒有文檔管理模塊或文檔管理模塊不夠完善的問題。究其原因,一方面是由于局域網創建初期必然具有的局限性;另一方面,是由于設計與建設局域網時設計人員專業性欠缺的問題。檔案工作者應該關心本單位本部門的局域網建設問題,盡可能在本單位局域網建設初期就解決或部分解決電子文檔管理問題。以某種形式責成各部門在設計局域網系統時,將電子文檔管理作為局域網的一個功能節點設計到整個系統中去。
四、重視人才培養,以提高檔案管理者的綜合素質
在當今時代,人才資源是重要的戰略資源,對于檔案部門來說,誰留住了檔案管理人才,誰在檔案管理事業方面就占據了優勢。要做好新時期的文檔工作,隊伍建設至關重要。一方面,檔案人員要樹立正確的價值觀,樹立學習上不進則退的思想。另一方面,單位管理者要以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才,并不斷嘗試采用新的模式激勵檔案人員充分發揮其聰明才智,根據檔案管理工作的實際需要,努力轉變人才管理觀念。以尊重人才為基礎,為優秀的人才提供自身發展的平臺,塑造良好的人才工作環境,為單位發展提供智力支持。要努力把握不同時期單位工作的重點任務,自覺地以服務大局來安排和考慮檔案工作,形成服務大局的強大合力。文檔管理隊伍建設應朝著知識結構綜合化、年齡結構階梯狀、性別比例適度,高學歷人員所占比例適當的目標努力,只有這樣才能實現單位檔案工作的持續、長久、高效發展。目前,針對不合理的檔案管理人員結構和服務意識等問題,必須從整體上提高工作人員的素質。尤其是在現代社會改革的轉型期,要以解放思想為主導,不斷加強檔案管理人員的思想建設,強化他們的服務理念。同時,結合檔案部門整體的發展,關注職工個人發展方向,不斷完善職工自身的知識結構,以適應現代社會的需要。在提高職工的素質過程中,要注重現代技術與管理知識的結合,以復合型的人才培養為重點,積極帶動檔案人才隊伍的建設。檔案工作者不僅應掌握如何制作計算機網絡、還應學會利用網絡進行檔案信息的應用開發,用計算機網絡管理檔案,實現檔案信息資源共享。
參考文獻
[1].陳逸輝.試論文書檔案管理的特點和趨勢.中國科技博覽,2010
[2] .范慧玲.張輯哲.《檔案學概論》.中國人民大學出版社,2001
文書檔案單位工作計劃范文第3篇
一、準確全面是文書檔案工作的質量性原則
首先，要有明確的“立檔意識”。在工作中，無論是領導、具體工作人員，頭腦中都要有“檔案”二字，按“文檔一體化”的要求，規范文書管理的每一個環境。要形成這種意識，不但要加強平時的學習和宣傳教育，還要及時掌握工作的進展情況，確保材料的完整收集。
其次，立卷工作關鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓，這既方便平時查閱，又利于年終立卷工作的完整性。并且在日常工作中，對個別一時收集不齊的文件材料，要標注清楚，并及時催收，從而保證文件材料的齊全完整。
文書檔案人員要確立質量觀念，嚴把文件材料的質量關。對收集的材料在歸檔之前要進行嚴格的審核，如：原稿是否齊全，文件是否蓋公章，在將檔案資料與科技人員交接時，要清點核對，看檔案是否殘缺或損壞，程度如何，案卷標題與內容是否一政等。特別是檔案中有照片、信封等小物件極易脫落，造成物件丟失，所以要互相交待清楚，以保證檔案資料的完整與齊全。正是從這些細微之處著手，從點滴做起，進行“全過程管理”，才能加強對文檔管理的超前控制，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化。
二、精簡是文書檔案工作的數量性原則
在正式立卷歸檔時應按照活動發生、發展，終結的時序進行，從全局的高度考慮歸檔材料的取舍、主次和詳略。在對文件材料進行清理時，應把現存的各種材料囊括在內，范圍盡可能廣泛，內容盡可能全面，以便從整體把握情況，然后圍繞材料所反映的工作內容進行篩選、歸類，防止該保存的未保存，該剔除的未剔除的現象發生。對那些無利用價值、內容重復的材料，應盡可能篩出去，使歸檔材料更精簡、更實用，既要保證信息的完整性，又要優化歸檔材料。
三、保密是文書檔案工作的安全性原則
不能對涉密文件材料無視其保密性，超范圍提供利用;也不能一成不變地看待檔案的秘密性，無視其保密性的時效，影響和限制正常工作利用。
要做好檔案密級審查和解密工作。在文書立卷時應科學而準確地區分、制定所收集的材料的密級，經過初審、中審、終審三個環節的綜合分析與審查，最終決定文書檔案的保密范圍，以利于檔案利用中不至于泄密。對劃密的檔案根據形勢的變化與發展，及時做好解密工作，及時開放提供利用。
四、檔案借閱工作是文書檔案工作的基本原則
檔案工作人員將檔案資料交給查檔利用者時，要先交待清楚檔案的現狀，要求利用者在閱檔前，要先核對卷單與案卷是否一致。還要求分別查看檔案資料的各卷、各冊、件等是否完整一致，有問題要及時聲明，待雙方無異議時，方可閱檔。對利用的檔案資料，無論利用者當天是否閱完，都要在當日下午四時歸還，并收回到檔案室內。工作人員在利用者歸還檔案資料時，要與查立、閱開始的手續相同，對待工作要嚴肅認真，一絲不茍，對歸還的檔案資料認真清點，如發現有損壞或有遺失等問題，要立刻督促檔案利用者及時清理補好，或依據《檔案法》的規定，追究利用者的相關責任。待檔案工作人員與利用者交換檔案無異議后，方可收入室內，如發現問題，要及時弄清責任，及時解決問題，以保證檔案資料的完整與齊全。對利用者閱檔沒有閱完的檔案資料，需暫時進行封存，不得將檔案停留在利用者手里保存，如要繼續閱檔，再履行手續借閱。
五、為單位提供信息資料保障是文書檔案室工作的目的性原則
要正確處理“管”和“用”的關系。管好是基礎，利用是主題。不管好，就無以用活;不用活，就會影響單位工作效率。所以做好檔案工作，為單位提供信息資料至關重要。
文書檔案單位工作計劃范文第4篇
1 文書與檔案工作的關系
文書工作是檔案工作的基礎, 檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源, 檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的, 文書工作不僅直接影響著文件材料的質量, 也直接關系到檔案工作的質量。任何事件, 通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了, 可以收到事半功倍的效果, 檔案工作做好了, 會對文書工作產生積極的作用, 促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作, 可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量, 立卷歸檔案是否齊全完整, 分類組卷是否科學、規范等, 從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來, 才能為辦公室各項工作正常運轉提供必要的保證。
2 文書檔案的歸檔管理
公文辦理完畢后, 應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定, 及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理 (立卷) 、歸檔。
2.1 文件材料的歸檔制度
⑴歸檔范圍:根據國家相關文件規定, 凡是反映本單位工作活動, 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
⑵歸檔時間:歸檔時間指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間, 辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。
⑶歸檔案卷質量總的要求:遵循文件材料的形成規律和特點, 保持文件之間的有機聯系, 區別不同價值, 便于保管和利用。
2.2 文書檔案的整理與鑒定
文書檔案的整理工作, 就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案, 進行分類、組織、排列和編目, 使之達到系統有序。
2.2.1 分類方法
文書檔案的分類方法傳統上采用四種聯合分類的形式, 即:年度—組織機構分類法;組織機構—年度分類法;年度—問題分類法;問題—年度分類法。根據各立檔單位的實際情況, 許多單位基本上采用年度—組織機構和年度—問題兩種分類方法。
⑴年度—組織機構分類法。就是先將立檔單位內的文書檔案按年度分開, 然后在每個年度內部組織機構進行分類。
⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開, 在年度內再按問題分類。
文件經過分類之后, 就要在每一類文件內, 將文件進行系統化的整理, 即進行立卷工作。
2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制
⑴文件經過立卷以后, 還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法, 確定類內案卷的前后次序和存放的位置, 保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是:分保管期限—年度—組織機構和保管期限—年度—問題。
⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置, 統計案卷數量, 監督、保護檔案的基本工具, 也是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求, 文書檔案案卷目錄一般應區別不同的保管期限, 分年度或混年編制。
2.2.3 檔號的編制
檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置, 便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要。在檔案的整理和保管中, 常用的檔號有四種:全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁號 (件號) 。
2.2.4 檔案的鑒定
檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值, 確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定, 文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。
3 文書檔案人員綜合素質對文檔工作的影響
愛崗敬業, 開拓創新, 以一流的素質爭創文檔一流的成績, 文檔工作質量的好壞, 關鍵取決于文檔工作人員的素質。因此作為一名合格的文檔工作者應具備:
3.1 窗口意識
文書檔案是辦公室工作的一部分, 文書工作人員除了擔負文件收發、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作, 還兼任著接待來信查詢等事務性工作, 工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干, 又要謙虛熱情、誠懇待人, 以自己良好的修養氣度, 熱情周到服務態度體現工作的一個側面。
3.2 專業意識
文檔工作是一項專業性很強的工作, 做一名合格的文檔工作者應具備多方面知識和才能, 不但應具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識, 還應根據工作需要, 不斷學習各類知識。
4 總結
總之, 文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源, 是各方面管理的重要組成部分, 是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作, 在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用, 只有充分重視此項工作, 采用科學管理的工作方法, 才能順應新時期文書檔案管理發展的需要, 繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值, 指導和服務于管理工作, 實現其工作的特有職能。
摘要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據, 也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現, 是一項繁瑣、嚴密的工作, 檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎, 是領導決策的重要依據。在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下, 如何做好文書檔案的管理工作, 使之規范化、程序化、數字化、網絡化, 不斷適應辦公室工作變化的需要, 也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。
關鍵詞：文書檔案,管理,制度
參考文獻
[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案, 2011, (01) .
[2]騫麗萍.文書檔案管理辦公自動化[J].經營管理者, 2010, (19) .
文書檔案單位工作計劃范文第5篇
一、文書檔案管理工作存在的問題
(一) 領導對文書檔案管理工作不夠重視。
有些單位的領導對文書檔案工作的認識不夠不夠, 沒有充分重視文書檔案工作。調查顯示, 不少單位的領導認為文書檔案管理工作是極為簡單, 可有可無的工作, 盡管投入了大量人力物力, 但是難以見到效果, 檔案管理中只需要相關工作人員保存好文件, 以備不時之需即可。由此可見, 文書檔案管理工作沒有落實到位, 沒有納入單位的正規管理日程中, 從而影響到文書檔案管理人員的工作積極性, 降低了文書檔案工作的質量。
(二) 文書工作和檔案工作銜接的不夠好。
文書工作與檔案工作既有聯系又有區別。在實際工作中, 文書工作和檔案工作應該是相輔相成, 相互配合, 從而形成一個分體式的檔案管理體系, 雖然這種管理體系是有效的、科學的, 但是由于這種體制, 在一定程度上拉大了文書工作與檔案工作的距離。由于從事文書工作的人員檔案意識比較薄弱, 而檔案人員也未考慮到文秘工作, 導致兩者之間銜接過程中出現了很多問題。不僅如此, 還有一些公文的格式和處理辦法也存在很多不規范的現象, 如裝訂、附件、辦理程序、編號不規范;文書用紙達不到標準;文種使用不恰當等。
(三) 檢索效率不夠高。
當前文書檔案檢索手段有手工檢索和計算機檢索兩種形式, 但是手工檢索依舊占據很大的比重。雖然有些單位的文書檔案管理人員在進行手工檢索方面做了很多努力, 也制定了多樣化的檢索工具, 但在檢索形式不斷增加的情況下, 檢索效率卻得不到提高。主要因為文書檔案管理人員在進行檔案管理時, 過分看重檢索工具結合檢索內容的數量, 卻忽略了檢索的質量方面的要求。
(四) 管理人員專業素質不夠高。
目前有些單位的文書檔案管理人員文化程度和專業素質與時代發展要求不相吻合。信息時代, 雖然計算機技術在檔案行業行業得到廣泛應用, 但文書檔案管理人員不懂計算機技術、不懂相關知識的現象依舊存在, 在檔案信息的利用和開發方面能深入研究的專業人才也不多, 嚴重影響了文書檔案管理的工作質量。
二、做好文書檔案管理工作的對策
(一) 爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持。
領導的重視對于文書檔案工作的發展至關重要, 會影響文書檔案管理工作者的工作積極性。因此, 要爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持, 以切實提高文書檔案管理工作水平。此外, 還要贏得各個相關部門的支持和協助。加強文書檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通, 主動了解業務部門正在或者將要進行的新的工作, 保證文書檔案收集的及時、完整。
(二) 做好文書工作和檔案工作的規范銜接。
在文書檔案管理過程中, 文件是其基礎, 一般情況下, 文件質量的高低直接關系到檔案質量的好壞, 沒有高質量的文件作為基礎, 檔案質量就難以提升。因此, 文書檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的, 這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范性銜接, 切實做好文書材料的立卷歸檔工作。此外, 做好文書、檔案工作一體化工作, 使整個文書檔案管理工作處于規范、有序的狀態中。
(三) 提高檢索效率。
首先, 要對文書檔案進行數字化管理。文書檔案數字化管理的意義就是將傳統的紙質記載的文書檔案形式轉變為信息數據庫的形式儲存, 對文書檔案信息通過編號進行有效地管理, 既有利于文書檔案的安全管理, 又方便文書檔案信息資源的利用。其次, 傳統文書檔案管理工作人員負責管理文書檔案工作的不同方面, 在文書檔案檢索時比較麻煩, 要針對這個情況, 可以對文書檔案管理工作人員信息進行錄入編號, 并與其工作內容相關聯, 這樣直接輸入文書檔案管理工作人員編號就可以調取相應檔案內容?；蛘呖梢酝ㄟ^二維碼、條形碼等形式加快信息錄入和檢索速度, 進而提高文書檔案管理工作效率。
(四) 提高檔案管理人員的綜合素質。
檔案管理人員是保證文書檔案管理工作順利進行的關鍵因素, 因此必須提高文書檔案管理人員的素質, 制定相應的培訓計劃。定期對文書檔案管理人員進行工作能力的測試, 針對存在的不足采取相應的教育、培訓措施, 以不斷提高文書檔案管理人員的管理水平及工作能力, 增加文書檔案管理人員業務知識的儲備。同時, 積極引進復合型的文書檔案管理人才, 為文書檔案管理部門增加活力, 提高文書檔案工作效率。
參考文獻
[1] .羅文妍.做好文書檔案管理工作之我見[J].黑龍江生態工程職業學院學報, 2011.03