文書檔案工作探討論文范文第1篇
一、醫院文書檔案管理及數字化重要性分析
(一) 醫院文書檔案管理分析。文書工作是行政工作中一項不可或缺的日常工作, 文書工作對檔案的形成質量具有重要的、直接的影響。這一工作最為突出的就是文書和檔案的轉變過程, 文書是檔案的前身, 檔案是文書的歸宿, 就文書檔案而言, 檔案是由文書轉化而來的。醫院的文書檔案管理也是醫院行政工作中一項相對重要的工作, 主要是對醫院管理工作以及運行經營等情況的記錄, 并逐漸地形成檔案, 是醫院整體發展真實可靠的記錄。因此, 醫院文書檔案管理是檔案管理體系中的重要組成部分, 是醫院管理歷程的見證和有效憑據。
(二) 醫院文書檔案數字化管理重要性分析。通過對醫院文書檔案的數字化管理, 對比以往的檔案利用的局限性就有了突破, 能夠有效起到檔案原件保護的作用, 對文書檔案的磨損也能最大化地降低, 讓檔案能更加完善豐富地呈現。同時, 檔案數字化的管理還能夠實現檔案資源的共享, 文書檔案數字化能夠在檔案的容量以及數據接收儲存保管等功能上得到顯著呈現, 有效地滿足用戶對檔案信息資源的需求。
醫院文書檔案管理的數字化能夠有效提升實際工作效率, 對領導做出正確決定也比較有利。以往在對文書檔案的查找過程中, 還要詳細提供文件年度以及名稱等內容才方便于管理人員查找, 有著一定繁瑣性。而在數字化技術下不僅省時省力, 而且既降低了人為因素在文件歸檔中的影響, 又可發揮計算機管理優勢, 真正達到了簡化管理、深化檢索的目的。
二、醫院文書檔案數字化技術利用和優化管理措施
(一) 醫院文書檔案數字化技術利用分析。數字化技術在醫院文書檔案管理中的應用, 主要是通過計算機以及掃描技術和數據庫技術等來實現新型的檔案信息形態。數字化技術管理的方式能夠有效減少檔案原件由于翻閱次數頻繁造成的損壞, 在數字化處理的過程中, 文書檔案的掃描處理是比較重要的。掃描是在平板掃描儀以及文視通等設備下實施的處理, 將文書轉換成電子格式, 在相關的軟件作用下進行數字化的管理。數字化成果工作可通過設備選擇高速兼帶自動送紙器掃描儀, 這一類型的掃描儀能夠對單頁紙張平面掃描, 而頁數比較多的就能夠采用自動送紙器進行掃描, 這樣代替手工操作, 在掃描的效率上進一步提高。
對文書進行掃描之后就是圖像的處理存儲, 需要先進行相應調整才能數據化地處理, 這就需要按照相應標準對圖像的存儲質量都要詳細化, 例如對于彩色的模式圖像就要實施裁邊等處理。如果是對于比較大幅的圖像掃描時也可通過PS軟件進行處理。同時, 要注意保存的格式, 格式要統一化, 在對文件進行命名的時候也要能夠準確, 對文件保存的順序要一致等。
(二) 醫院文書檔案數字化優化管理措施。第一, 實現醫院文書檔案數字化質量的進一步提升, 需要在相關人員的培訓方面進行加強, 數字化檔案管理對檔案管理者就有要求上的提升。檔案管理人員需要將自身的檔案管理水平進一步提升, 在技術更新上要和實際的需求相結合, 從源頭上使醫院檔案管理的質量得到保障。對檔案管理者的培訓要系統化地進行, 可通過講座的形式對數字化檔案管理的標準進行講述, 并發給檔案管理人員相應的視頻教程, 讓管理者能夠及時熟練掌握相應的技術, 為檔案的管理打下基礎。
第二, 醫院文書檔案數字化建設工作的開展需要領導層面的支持, 以及資金上的保障, 這也是加強檔案數字化建設的基礎。醫院的領導對文書檔案的數字化管理要充分重視, 帶動整個醫院對數字化檔案管理的意識提升, 并要能在資金上充分保障, 將所使用的軟硬件設備都準備完善。在專項經費上要充足, 例如對計算機以及掃描儀器和數碼攝像機等設備的購置, 只有這些基礎設備的充足才能保證檔案現代化的進行。
第三, 利用計算機和網絡技術, 通過局域網建立院級檔案管理自動化信息系統, 要求網絡健全、界面清晰, 支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網方式, 為查檔人員隨時提供信息查詢和傳遞, 拓展利用功能, 進一步提高檔案利用水平, 使檔案的利用率明顯提高。通過與醫院辦公自動化系統聯網, 提供部分應用信息的在線檢索和閱檔服務。
三、結語
總而言之, 在醫院改革不斷深化的背景下, 為加強醫院服務水平的進一步提升, 就要充分重視在檔案管理層面的進步, 加強檔案管理的現代化, 將數字化技術在醫院的經營發展過程中得到充分有效地應用。此次主要從醫院文書檔案數字化管理的重要性及措施等重點層面進行了理論分析, 由于受到篇幅限制不能進一步探究, 希望能在此次努力下為醫院檔案管理水平提升起到一定促進作用, 為醫院整體管理水平的提升提供一些有益思路。
摘要：隨著當前全面改革的進一步深化, 醫院領域的各方面改革也如火如荼地進行著。醫藥衛生體制的改革以及醫院服務模式的轉變, 使得醫院文書檔案的數量大幅增加, 如何加強對這些文書檔案的管理至關重要?；诖? 本文主要對醫院文書檔案管理及數字化重要性進行分析, 然后就醫院文書檔案數字化技術利用和優化措施進行詳細分析, 希望能夠通過此次理論研究, 對醫院文書檔案的整體管理水平的提升起到促進作用。
關鍵詞：醫院文書檔案,數字化,成果
參考文獻
[1] 楊郁素, 邱衛黎, 張彬, 歐陽俠.電子文件的歸檔及管理[J].中國病案, 2014 (11) .
[2] 張弛.醫院數字檔案室建設的初步實踐[J].檔案管理理論與實踐——浙江省基層檔案工作者論文集, 2014 (01) .
文書檔案工作探討論文范文第2篇
一、企業文書檔案管理現狀
目前, 電子計算機技術在企業文書檔案管理中的應用越來越多, 信息化逐漸成為現代企業發展不可或缺的一部分。然而, 總體上企業文書檔案管理在制度化和規范化等方面都達不到現代企業發展的要求, 落后的發展水平不但使檔案管理的質量無法得到有效提高, 更是減緩了企業現代化發展的速度。
企業文書檔案的形成有以下幾個環節:收集、整理、開發利用, 三個環節都需要消耗大量時間。在某種程度上, 企業文書檔案管理的落后是必然的, 然而, 企業文書檔案管理的落后還由于以下幾個原因:部分單位和部門在妥善保管方面做得不夠, 在專門的場所沒有配置專門的除濕器和打印機等設備, 硬件無法保證文件的完整和安全。檔案軟件銜接不上其他業務管理系統, 檔案軟件的及時升級更新也存在問題。企業文書檔案管理工作需求較少, 見效較慢, 日常工作相對復雜, 使得領導和檔案管理人員對于工作不夠重視, 工作態度不夠積極。目前部分企業已經下發了檔案管理的文件, 建立了一系列制度, 然而制度文件的實施細則和實際工作存在出入, 常常會發生脫節的情況, 這便導致制度文件無法科學指導企業開展各項檔案管理工作, 此外, 在實際工作中缺乏明確的考核反饋方法, 使得部門之間互相扯皮推諉, 權責不明的現象比較嚴重。
二、企業文書檔案管理落后成因
企業文書檔案是企業文書檔案管理工作的基礎, 它的收集也是企業檔案信息資源集中化和標準化管理的考核指標之一。然而, 文書檔案資源的來源往往非常廣泛, 分散于各個方面, 且不同業務部門對于檔案材料的收集的標準也不統一, 這便造成文書檔案收集出現材料不完整不全面的問題, 阻礙了日后企業查考編研工作的開展。
此外, 部分業務部門對于本部門所產生企業文書檔案不夠重視, 導致檔案收集工作進程緩慢, 工作進度滯后, 檔案無法及時歸檔。
企業文書檔案的開發利用是企業檔案工作的訴求, 也是企業檔案工作開展的核心。目前存在的問題是, 有部分單位只是將過時的文件材料收集好, 將它們保存在檔案室里, 并沒有加以開發利用, 大量的信息資源被閑置。有部分單位即便開發了檔案利用的相關系統軟件, 但是對于檔案系統的深度開發嚴重缺乏, 這便造成檔案管理系統檢索和紙質文書檔案查詢之間無法準確銜接。
任何企業都離不開組織結構發生變化、人員離職以及干部調動等事項, 因此, 企業檔案管理隊伍的人員也往往無法確定, 構成不夠穩定。而且, 企業檔案管理人員的素質往往良莠不齊, 部分新近的人員在檔案系統管理的業務方面不夠熟悉, 基本技能不足, 使得檔案管理不夠規范。一些成熟的管理人員則缺乏創新精神, 達不到現代化管理的要求。
目前的企業文書檔案管理還停滯在閉門造車的階段, 發展狀態相對封閉, 然而新時期對于企業文書檔案管理的要求不同, 不同時期對檔案的歸檔和質量有更高的標準, 過于守舊的歸檔模式已經阻礙了發展, 加之企業領導對檔案管理重視程度不足, 使得企業檔案管理人員的整體水平不高, 仍然停留在缺乏現代化的高度, 若任其發展, 就會形成如今企業檔案管理較差的局面。
目前企業檔案管理在文書工作和文書檔案管理交接的過程中還存在著比較嚴重的問題。在實際的工作中, 企業檔案管理中的文書和檔案是實行的分管制度, 所以, 在兩者的交接過程中便會出現脫節、檔案丟失的情況。造成此類問題的主要原因是工作人員的管理意義比較淡薄, 部分工作人員甚至缺乏專業的檔案管理知識。檔案管理工作者對于文書工作人員的監督也存在漏洞, 致使出現檔案的收集范圍不明確、檔案的用紙不合格、裝訂不規范以及編號不正確等一系列問題的現象, 文書工作的質量會直接決定整個檔案收集整理工作的進度。
如今很多企業的文書檔案使用率較低, 對檔案的利用效果還有待提高。究其原因, 一方面是因為很多企業還未將對檔案的管理實行網絡化的管理造成的, 其次, 部分工作人員的專業素質不高, 所以, 給文書檔案管理利用造成了很多不便。
三、目前的企業單位文書檔案管理
目前企業單位文書檔案管理具有以下幾個特點:
第一, 企業單位在進行各項活動時會產生一些具有保存價值的歷史記錄, 它們的形式各不相同, 主要包含了企業的生產、經營、管理活動等。這些具有保存價值的歷史記錄主要通過諸如合同、文書審計以及傳媒類的紙質載體來實現, 它們可以將企業在生產經營發展整個過程中的每一個事件、相應的事件過程、重要成果以及重要文件等都一一記錄下來。在企業文書工作當中, 其最為關鍵的環節便是文書和檔案的收集、文書檔案的管理、將文書及檔案進行分類以及儲存文書、檔案的工作。
第二, 只有有了企業文書管理的基礎, 才能夠進行相應的檔案管理工作, 這是因為企業的各類文書都需要經過綜合整理, 才能夠以其獨有的形式而形成相應的企業檔案, 檔案管理的涉及面十分廣, 滲透到企業的各個部門與環節之中, 可以說是整個企業發展歷程的一種真實記錄, 它對于任何一個企業來講, 都具有重要的借鑒意義。企業行政工作、研究開發工作、固定資產與企業的會計業務都會與檔案有所關聯, 這也變相的說明檔案管理工作在企業中的重要性。針對不同部門或者環節的檔案, 其內容也各有不同, 因而其儲存形式也有較大的差別。檔案的形式有很多種, 常見的主要有以下幾種:紙質文檔、視頻文件、圖片文件以及音頻文件, 這些都是檔案的重要載體。
第三, 企業的文書管理與檔案管理其實并不是孤立存在的, 而是緊密相連的。企業單位文書的整理、文書的立卷以及文書的歸檔等工作是文書管理工作的主要內容。而文書檔案管理則包含了各類文書以及書寫材料、文件格式的整理以及文件歸檔等方面的工作?？梢哉f企業單位檔案管理工作的重要基礎和前提就是文書管理, 而文書管理的過程也是檔案的形成過程。
四、企業辦公室文書檔案管理工作的優化途徑
要做到企業辦公室文書檔案管理工作的優化, 首先就應當規范化企業單位的文書檔案管理工作, 將責任落實到具體責任人身上。一體化管理對文書檔案管理工作也十分必要, 從文書檔案的紙張規格及標準, 到文書檔案的儲存格式和書寫要求等細則都應當有全面而嚴格的統一規定。從資料的開始就必須層層把關, 對文檔管理過程進行嚴格地把控, 同時對于整理完成后的文書要進行及時的存儲工作, 這樣能夠大大降低文書檔案的遺失現象。
第二, 專業技能對于相應從業人員的重要性不容忽視, 因此, 企業單位應當將強對他們的技能培訓工作, 讓企業員工能夠在內心建立起對于文書檔案管理的重要性認識, 不僅僅是一句口號。要做到這一點, 可以通過采取培訓的方式來提升企業單位員工的專業技能并增強工作意識, 作為文書檔案管理工作的人員, 自身也需要加強理論知識的學習, 提高業務技能和素質。此外, 隨著科學技術的不斷發展以及社會的快速前進, 企業單位也應當緊跟時代腳步, 學會多種現代化辦公技能, 使自身辦公流程得到不斷的優化, 這樣有利于企業辦事效率以及專業性的提升。
文書工作和文書檔案管理工作之間存在著緊密的聯系, 文件是檔案的形成基礎, 檔案是文件的最終形式。所以, 文書工作完成的好壞程度將對檔案工管理工作完成的好壞起到決定性的影響。所以, 文書工作人員需要具備較強的檔案意識, 除此之外, 還需要留意檔案管理人員的培訓工作, 只有通過培訓, 才能夠加強員工的管理意識和責任感, 增加員工的檔案管理專業知識, 對其進行現代化信息技術基礎培訓, 員工能夠自覺地現代化手段運用到檔案管理工作中。需要在企業內部將檔案宣傳和教育工作視為重點, 開展廣泛和各種形式的檔案管理知識普及工作, 從而將企業員工對檔案管理的了解、認識提高, 支持企業文書檔案管理工作所營造的有序環境, 最終促進企業文書檔案管理各項工作的有序進行。
同時, 企業單位還需要建立企業檔案管理網絡體系, 構建以企業檔案部門為核心的, 各個職能部門為二級機構的全方位、全員、全覆蓋的檔案管理網絡體系, 并明確由企業檔案部門以及各個業務部門檔案主管進行直接領導, 逐級開展落實文書檔案管理的工作。作為企業發展的無形資產, 企業檔案是如今激烈市場競爭的重要因素, 是企業能否占據一席之地的主要信息基礎。為了保障企業檔案信息的充足和有效, 企業就需要加大對企業檔案的收集和整理力度。
最后, 企業單位應當建立健全相應的規章制度及監督機制, 明確責任, 同時建立起科學的獎懲機制來督促檔案管理工作的改進與提升。此外, 要將歸檔制度明確到每一個部門, 避免權責不明的情況發生, 要做到真實、客觀與具體, 包括歸檔的時間、范圍以及歸檔的不同標準要求等等。
五、結語
企業文件檔案管理的水平是衡量一個企業現代化水平高低的標準之一, 這主要體現在文書檔案管理上, 它能夠反映單位整體水平和綜合水準。文書檔案工作的質量能夠有效促進企事業單位的可持續性發展, 這就要求我們將現代化的管理理念以及檔案管理系統加入到文書檔案工作之中, 這樣才能夠使單位在新時期進一步發展。文書是檔案管理工作的基礎, 文書檔案管理充分體現了企業單位文書和檔案的管理水平, 同時也是企業單位發展歷程的真實記錄, 充分利用文書檔案能夠為企業發展提供有力的支撐。想要做好該項工作, 必須建立在科學、嚴格的流程與規章制度的基礎之上, 同時要不斷強化相關人員的工作意識以及部門間的銜接, 這樣才能夠有效地保障文書檔案管理的規范化, 使其更好的為企業發展服務。
摘要：企業文件檔案管理的水平是衡量一個企業現代化水平高低的標準之一, 這主要體現在文書檔案管理上, 它能夠反映單位整體水平和綜合水準。為了做好文書檔案工作, 嚴格的工作流程和制度必不可少, 在此基礎上, 文書檔案管理工作之間的有機銜接和規范管理也非常重要, 只有通過不斷努力, 加強各個職能部門的合作, 才能夠使單位文書檔案的管理工作更加完善。
關鍵詞：企業文書檔案管理,管理措施,落后
參考文獻
[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展, 2012, 13 (1) :47-49.
[2]侯明, 白玉紅.談文書檔案管理的現有問題級對策[J].辦公室業務, 2012, 31 (11) :1591-1598.
[3]顧雁冰.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].科技致富向導, 2011, 18 (5) :324-328.
[4]張瑋, 許辰弘.與時俱進, 更新觀念, 做好現代企業的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力, 2012, (10) :46-47.
[5]尹峰.關于企業文書檔案管理理論及科學體系研究的思考[J].情報雜志, 2010, (11) :145-149.
[6]黃靜紅.關于新時期文書檔案工作的幾點思考[J].中國科技信息, 2013, (1) :13-15.
文書檔案工作探討論文范文第3篇
關鍵詞：文書檔案,歸檔,編制
文書收集工作是一項很重要的基礎工作, 想做好文書的收集工作首先要使文書收集人員的知識修養、基本素質和有豐富的專業基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識水平, 這樣才能把文書檔案做好。文書檔案管理一般情況下都是由辦公室內勤兼任的 (筆者就是一名文書檔案工作人員) , 因而文書檔案人員的自身修養直接影響著文檔資料的質量和文檔管理的水平。文檔人員的修養決定文檔資料價值, 集中于文檔人員的基本素質。
文書檔案一般反映行政事務管理活動的歷史記錄。它按照習慣的檔案分類方法即文書檔案、科技檔案、專門檔案進行分類。所以專門講講文書檔案的收集、整理方法。整理檔案也和其他工作一樣有其規律性, 也就是要掌握各類檔案的歸檔范圍, 保管期限, 分類組卷方法:
1 文書檔案的歸檔范圍和保管期限
上級文件要歸檔的主要有二部分文件材料:一是針對本單位發的文件, 如有關本單位機構、人事、職稱、工資、福利、經費、獎懲等方面的批復、通知、通報、批復等, 這是最重要的依據材料, 要永久保存。二是有關各部門發的法律、法規、政策規定, 以后要作為執行的依據, 要歸檔作為長期保存。本單位的文件材料基本上都要歸檔, 不僅僅是正式發文, 不是紅頭文件的計劃、總結、匯報、領導講話、登記表、統計表、會議記錄等等都要歸檔。重要的永久, 一般的長期, 作用不大的短期。
2 文書檔案的整理方法
一般可分以下幾個步驟:
2.1 分類。
分類方法有多種, 常用是年度分類法和問題分類法。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。
2.2 組卷。
它是檔案整理的最基本環節, 其實是將一組密切聯系的文件材料組合在一起, 便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾, 為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前, 還必須對已歸檔文件進行最后的全面調整, 然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括:應歸檔的文件是否收集齊全完整;歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍;并確定保管期限;檢查各卷夾內文件數量是否適當。
2.3 卷內文件材料排列。
2.4 根據排列結果, 對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號。
2.5 編制卷內目錄和備考表。
2.6 按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內。
2.7 擬寫案卷標題, 填寫案卷封面。
案卷標題即案卷題名, 是案卷的名稱, 是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切, 文字上要簡練通順, 標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發文機關、內容、文種三部分構成。
2.8 案卷排列與編號。
案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性, 一般可按先永久, 長期, 短期來進行排列, 然后按排列順序每年編一個流水號。
2.9 編制檔案案卷目錄。
案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成, 案卷目錄可以多年編成一本或多本。
文書檔案工作探討論文范文第4篇
一、醫院文書檔案管理中面臨的問題
(一) 對文書檔案的重視程度不足
通過調查了解, 我國很多企業對于文書檔案的重視程度都不是很高, 很多企業更是聘請上歲數或者工作能力比較差的人員擔任文書檔案管理人員, 企業管理人員認為文書檔案管理對于企業的發展沒有任何的幫助, 只是文檔的存儲。這樣的想法是完全錯誤的, 很多時候, 文書檔案管理工作的好壞直接影響企業未來的發展, 尤其是對于醫院這樣的機構, 文書檔案是醫院一筆可貴的財富, 很多病歷、病情治療過程都是可以通過調閱來進行反復臨床試驗, 此外, 醫院的文書檔案也記載著這個醫院的發展歷程, 對于醫院來說是非常珍貴的, 因此, 提高醫院管理人員對文書檔案管理的重視程度是很多醫院管理人員的首要任務, 此外, 文書檔案管理工作不是憑借經驗就可以完成的, 醫院的文書檔案數量非常的龐大, 每天需要存儲的數量也很多, 如何提升醫院的文書檔案管理工作變得迫在眉睫。
(二) 文書檔案管理工作投入不足
對于文書檔案的管理工作, 需要醫院進行人力、物力以及資金的投入, 而現如今, 我國的很多醫院更傾向于將資金、人力投入到臨床的科研項目中, 對于文書檔案管理工作的投入事遠遠不夠的。另外, 現如今, 我國的計算機普及率非常的高, 網絡更是成為每個人必需的東西, 醫院也開始采用計算機進行日常的辦公, 因此, 如何將計算機技術引入到醫院的文書檔案管理工作中, 成為很多醫院面臨的重要課題, 一旦引入計算機進行醫院的文書檔案管理工作, 既可以節省紙質的資源, 還可以節約空間, 所以加大醫院的文書檔案管理工作的資金投入, 選拔一批精英進行醫院的文書檔案管理也是醫院接下來需要考慮的工作內容。
(三) 檔案管理機構和制度不健全
通過走訪調查, 我國的很多醫院的文書檔案管理機制是不夠健全的, 醫院管理人員對文書檔案管理工作聽之任之, 沒有任何制度可尋, 這樣, 對于醫院的文書管理工作非常的不利, 此外, 沒有人力資源的相關機制, 醫院的檔案文書管理工作人員的積極性不夠, 每個人都不喜歡去醫院的檔案文書管理部門去工作, 久而久之, 檔案管理機構的運轉成為問題, 醫院的文書檔案管理工作停滯不前, 阻礙醫療事業的發展。
二、醫院文書檔案創新性管理方法
(一) 增強文書檔案的整體創新認識程度
上文我們提到過, 各行各業的文書檔案工作不是表面上看起來那么簡單, 那么輕松, 需要企業投入大量的人力、物力和資金, 尤其是醫院的文書檔案工作, 更是決定醫院未來的發展情況, 所以, 對于醫院的管理人員來說, 增強他們對于文書檔案的整體認識程度迫在眉睫, 大面積宣傳醫院文書檔案工作的重要性也是接下來需要盡快落實的工作。另外, 對于醫院管理人員來說, 應該適當的加大資金投入, 購買一批計算機來進行醫院的文書檔案管理工作, 計算機對于文書檔案管理工作來說, 非常的重要, 不但可以節約紙張, 而且可以節省空間, 不用再開辟大空間的庫房進行文書檔案的存儲, 小小的電腦就可以搞定這一些。另外, 人力資源部門應該對醫院的文書檔案管理工作人員進行適當的考核, 獎罰分明, 有針對性的激勵那些對醫院文書檔案工作有貢獻的人員, 對于那些不能勝任醫院文書檔案管理工作的人員要進行一定的處罰, 從而確保醫院的文書檔案管理工作的順利進行。
(二) 創新文書檔案管理手段
通過調查了解, 我國現如今, 很多醫院的文書檔案管理工作還是采用紙質的存儲, 不但存儲空間需要非常的大, 而且對于紙張的要求也非常的大, 不環保, 我們可以向很多城市的圖書館進行學習, 引入計算機技術、多媒體技術、網絡技術, 將醫院的文書檔案管理工作進行系統化、信息化、數字化, 利用先進的計算機技術將文書檔案進行電子分類、保存, 利用網絡技術來對所有文書檔案進行備份, “云系統”現如今這么的火爆, 醫院可以利用云盤將所有有用的資料進行備份保存, 簡化醫院文書檔案管理工作的工作流程。此外, 醫院文書檔案的管理工作也可以利用計算機自身的加密系統增加文書檔案的保密性, 避免存儲的紙質版被破壞或者盜取。最后對于文書檔案管理部門, 要提前準備好詳細地計劃書, 積極爭取醫院的資金投入。面對先進的設備, 文書檔案管理工作者還要認真學習使用方法, 適應社會的發展。
(三) 創新文書檔案管理機制
建立健全醫院文書檔案管理機制也是醫院文書檔案創新管理的重要步驟, 我認為應該從以下三步進行:首先, 要制定相關文書檔案管理的制度, 沒有規矩不成方圓, 只有制定相關的標準, 才能有序進行醫院的文書檔案管理工作。其次, 對文書檔案管理工作要進行必要的考核, 對于文書檔案管理人員賞罰分明, 這樣有利于醫院文書管理工作的標準化、系統化。最后, 要加強醫院文書管理工作, 確保文書檔案收集及時、整理系統化、鑒定精確、保管嚴密、利用有效。此外, 醫院文書檔案保密工作也是非常的重要, 我相信在引入計算機技術之后, 醫院文書檔案的保密性會增加, 當時必要的規章制度也是不可少的, 從而雙管齊下, 共同確保醫院文書檔案的保密性。
三、結論
綜上所述, 醫院文書檔案管理的創新性辦法主要就是利用建立健全規章制度、引入計算機技術和網絡技術, 從而促使醫院文書檔案管理的多樣性。隨著我國的快速發展, 醫院文書檔案管理工作的重要性會越來越高, 相信未來, 在醫院管理人員的高度重視下, 資金和人力的不斷投入下, 醫院的文書檔案管理工作一定會越來越好, 從而為醫院的醫改順利進行提供一大助力。
摘要：這幾年, 隨著我國經濟的高速發展, 人們對于生活、就醫等情況的要求越來越高, 以往醫院的管理模式已經無法滿足現如今醫院的發展, 尤其是對于醫院的文書檔案管理來說, 過去的紙質版往庫房一放, 時間長了, 對于紙質的調閱是非常不利的, 加之, 現在的計算機技術和網絡技術的普及, 利用電腦進行醫院文書檔案管理已經變得越來越普及, 因此, 如何對醫院的文書檔案進行創新性的管理已經成為很多醫院面臨的重要課題, 所以, 本篇文章將結合實際的醫院的文書檔案管理情況, 詳細介紹如何提升醫院文書檔案的創新性管理, 從而為后續其他研究人員提供一定的理論基礎。
關鍵詞：醫院文書檔案,創新性,管理方法
參考文獻
[1] 康繼文.醫院文書檔案的創新性管理方法探討[J].祖國, 2017 (19) :90.
[2] 馬睿.論信息化在醫院文書檔案管理中的創新型應用[J].辦公室業務, 2014 (01) :158.
[3] 房云鵬.醫院文書檔案管理創新的有效途徑研究[J].蘭臺內外, 2013 (05) :44-45.
[4] 曹曦月.醫院文書檔案管理創新的有效途經研究[J].現代養生, 2017 (04) :166.
[5] 王雨.醫院文書檔案管理有效途徑的創新探討[J].辦公室業務, 2017 (19) :126-126.
[6] 梁燕華.醫院文書檔案管理現存問題及創新探討[J].世界最新醫學信息文摘, 2018 (01) :174-175.
[7] 黃恩梅.醫院文書檔案管理的問題及對策[J].醫療裝備, 2018 (3) :70-71.
[8] 馮秀蓮.淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].人力資源管理, 2018 (02) :193-194.
[9] 賈方琦.信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略[J].中國市場, 2018 (10) :113+121.
文書檔案工作探討論文范文第5篇
一、 檔案的基本概述
1、 檔案的定義：
檔案是國家機構、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記錄。它包括收發文件、電報、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模、照片、影片、錄音、錄像帶等。
文書檔案是指本企業在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
2、檔案歷史時期的劃分。
(1)、舊政權檔案：指中華人民共和國成立前的歷代封建王朝、中華民國時期的檔案。
(2)、革命歷史檔案：包括1919年“五四”運動至1949年中華人民共和國成立的整個新民主革命時期形成的檔案。
(3)、建國后檔案：中華人民共和國成立以后形成的檔案。
3、檔案全宗。
全宗指一個獨立的機關、團體、企事業單位或人物在各項活動中形成的全部檔案的有機整體，它是檔案部門對社會組織的檔案進行管理的基本單位。集團公司本級有2個全宗號，2002年以前形成的檔案全宗號是3〃40，2002年及以后形成的檔案全宗號是2〃7。
4、立檔單位的概念。
立檔單位也叫全宗構成者，也就是形成全宗的單位或個人。
5、檔案工作的業務環節。
檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用、編研等八項工作，通常稱為檔案工作的八項業務環節。
6、檔案工作的基本原則。
檔案法第五條明確規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。
7、檔案工作人員的基本要求。
一是要求每個檔案工作者必須具備必要的科學文化知識。必須加強檔案學專業知識的學習，具備檔案管理的理論和技能，這是檔案人員必不可少的業務基本功;二是要求檔案工作人員必須樹立全心全意為機關工作、為基層工作、為施工生產服務的思想，積極、熱情、主動、細致地搞好檔案利用工作，積極為各項工作創造條件;三是要求檔案工作者加強黨性觀念，堅持歷史唯物主義，堅持實事求是，保護檔案的真實面貌，切實做好檔案的保密、保管工作。
二、 名詞解釋(文件材料著錄時需用)
1、 全宗代號：同一全宗代號的流水號，例2002年的全宗代號1，2003年的全宗代號為2，以此類推。
2、 全宗單位名稱：中鐵十七局集團有限公司
3、 責任者：集團公司機關責任者分五類，中鐵十七局集團有限公司黨委、中鐵十七局集團有限公司、中鐵十七局集團有限公司紀委、中鐵十七局集團有限公司工會、中鐵十七局集團有限公司團委，工程項目等臨時機構責任者就是工程項目規范化簡稱。
4、 保管期限代號：代號1代表永久，代號2代表30年(長期)，代號3代表10年(短期)
5、 目錄號：集團公司機關各職能部門的目錄號是部門代號++保管期限代號，例集團公司企管部，其部門代號為5，2009年形成的保管期限為30年的案卷，其目錄號為5—2009—2。工程項目部等臨時機構的目錄號是機構簡稱+保管期限代號。例：鄭西指揮部保管期限為30年的案卷，其目錄號為鄭西指—2;保管期限為10年的案卷其目錄號為鄭西指—3，保管期限為永久的案卷其目錄號為鄭西指—1。
6、 檔案號：目錄號+案卷流水號
7、 張數：每一件歸檔文件的總張數。文件中有圖文的頁面為一張，文件處理單為一張，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前的張數計算。
8、 ：歸檔文件的所屬，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。
9、立卷部門：指文件的組卷部門。
10、承辦部門：指文件的主要辦理部門。
三、文書處理與平時立卷。
1、文書處理與檔案工作的關系
文書處理與檔案工作既有區別，又有聯系，是不可分割的統一體。文書處理是檔案工作的基礎，檔案工作是文書處理的必然歸宿;文書處理是現行文件的處理，檔案工作是指歸檔文件和管理。
2、文書處理及歸檔程序
(1)收文辦理過程：收文、登記分發、承辦、催辦、清退、立卷、移交歸檔。 (2)發文辦理過程：擬稿、核稿、簽發、打印、用印、分發、立卷、移交歸檔。
(3)文件轉化為檔案：收集、鑒定、整理、保管、統計、檢索、利用、編研。
3、文書處理工作的基本要求是：及時、準確、安全(保密)，并且要把好文書處理工作的“四關”：一是把好發文關;二是把好收文關;三是把好文件收集關;四是把好平時立卷關。
4、平時立卷。
(1)從文件材料處理程序來說，文件材料的平時立卷屬于它的終端環節，而從檔案工作來說，文件材料的平時立卷又是積累檔案的開端。 (2)對歸檔的文件要做到“四個清楚”、“十個完整”、“二個檢查”。 “四個清楚”指發文清楚、收文清楚、領導手中文件清楚、業務部門的文件清楚;“十個完整”指正件與附件完整、正稿與定稿完整、請示件與批復件完整、轉發件與原件完整、賬內件與賬外件完整;“二個檢查”是一要檢查收回的文件是否缺損和不符合歸檔要求，二是檢查立卷歸檔的文件是否完整齊全。
四、文件材料的歸檔范圍及歸檔時間。
1、文件材料的歸檔范圍(詳見附表)。也可參照公司辦[2009]147號文件。
2、文件材料的歸檔時間。
(1)附表中有特殊要求的按注明的時間歸檔。
(2)所有電子文件材料可在文件材料辦理完畢后隨時歸檔。
(3)紙質文件材料。集團公司機關形成的紙質文件材料在第二年的4月份前歸檔，工程項目部形成的紙質文件材料在移交竣工資料時一并交回。
五、文件材料歸檔要求。
1、所有歸檔文件材料由兼職檔案員負責收集、整理、歸檔。
2、歸檔文件材料應齊全完整、模糊不清或破損的應予修復。
3、歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用、法律效用的文件材料，歸檔后不得更改。
4、歸檔的本級文件(紅頭文件、函件)必須是蓋有公章的正本。其定稿發文稿紙(首頁)必須有單位領導的簽字，必須使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫和簽批，計算機生成部分使用噴墨或激光打印機打印，應歸有修改痕跡的最后定稿，末頁落款處加蓋公章。正本的發文時間必須與定稿首頁單位領導的簽發時間一致，若不一致要在備注項說明。
5、歸檔文件材料使用紙張大小符合公文格式要求和檔案保管要求。一般是A4或A3紙。
6、歸檔的外文材料(含少數民族文字材料)應與中文翻譯件一并歸檔，無譯文的要譯出文件材料標題后歸檔。
7、各種會議記錄必須采用統一的活頁會議記錄用紙，一次會議記錄作為一份文件歸檔。
8、文件材料一般歸檔一份。重要的，利用頻繁的或有專門需要的可適當增加份數。紅頭文件因編研需要歸檔二份。
9、兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。
10、上級或外單位的文件，呈(傳)閱單作為文件的一部分附在文件的末頁一并歸檔。
11、文件材料統一使用不銹鋼釘書針裝訂，不再用縫紉機進行裝訂。
六、文件材料的移交。
1、集團公司機關的本級行文(紅頭文件)由文書科兼職檔案員移交，函件、上級來文或外來文及其他文件材料由各職能部門的兼職檔案員移交。
2、各工程項目部所有歸檔文件材料由辦公室兼職檔案員負責收集、整理、移交。
3、兼職檔案員在移交紙質的歸檔文件材料時，按永久、30年、10年分別裝盒按盒移交。同時要編制“移交清冊”一式兩份，并對歸檔文件材料中的特殊情況編寫移交說明。交接雙方認真核對后簽名蓋章，各存一份備查。移交清冊及歸檔文件目錄樣式詳見《中鐵十七局檔案管理辦法》附件
18、
19、22。在軟件里進行過錄入的，移交清冊可自動生成，不必重新編制。
七、歸檔文件材料保管期限(詳見公司辦[2009]147號文)。
歸檔文件材料保管期限分為永久、30年、10年。為了準確鑒定保管期限，請各職能部門兼職檔案員在歸檔之前，首先根據本部門工作需要劃分保管期限，移交史志檔案館以后再由檔案管理人員根據公司辦[2009]147號文按“就長不就短”的原則重新鑒定保管期限。
八、文書檔案的借閱。
1、借閱本部門形成的檔案無須批準。
2、借閱其他部門形成的檔案須經相關部門領導批準。
3、外單位借閱本單位的檔案須按審批權限向本單位分管領導報批。
4、黨委會及企業領導層的會議記錄只限形成部門借閱。
文書檔案工作探討論文范文第6篇
(一) 文書檔案管理制度的缺失。文書檔案管理工作對于每一個辦公室人員來說都是存在的, 但是人員配置確實不是齊全的。目前, 許多企業的文書檔案管理都設在行政辦公室范疇之內。行政工作任務繁雜, 會出現未將檔案及時歸檔, 或者是沒有按照相應的管理標準等等, 這樣情況下的檔案管理, 不利于檔案的綜合利用, 檔案管理容易造成松散局面的出現。專業人員的確實, 在檔案歸檔制度上也及容易形成各種問題。各部門對檔案管理缺乏一個標準, 也容易造成各部門互相推諉等局面的出現。在出現問題時各個部門相互推諉, 不利于管理。其次, 很多企業不重視文書檔案的管理以及檔案管理的制度不完善, 對目前文書檔案管理形成了層層阻礙。
(二) 文書與檔案工作在銜接上存在著問題。文書檔案管理工作, 也就是說文書以及檔案兩者部分組成, 兩者有區分也有聯系, 在大多數企業當中, 文書檔案的管理制度基本上是割裂開來的。當然了, 我們能夠看到這些管理方式的科學性以及實效性。但是, 在企業中的文書工作一般是兼職人員, 對于檔案管理未能形成一個全面系統的考慮。而一旦將兩者工作割裂開來, 讓文書工作以及檔案管理工作形成一道無法跨越的鴻溝。文書只能是文書, 未能在今后的工作中充分發揮檔案的作用, 檔案沒有放在合適的地方只能夠稱之為“文書”。
(三) 缺乏專業的管理人才。在文書檔案的管理過程中, 每個部門都未能配置一個專業的檔案管理人員, 對檔案的編排等都未能形成一個專業化的認知。檔案管理人員專業意識比較薄弱, 對于一般性的文件未能做到及時有效的處理, 特別是一些無編號等文件也是需要專業知識處理的。而專業人員素質的缺失影響了歸檔工作, 從而導致歸檔文件質量不高。而一旦出現從業人員缺乏專業素質, 缺少工作責任心, 未能認真記錄或者是整理相關的檔案文件, 這些便會造成檔案文件的質量問題。這些情況的出現均都會造成檔案文件的利用價值的丟失。所以說, 我們應該及時采取相應的解決措施, 加強企業文書檔案的收集以及歸檔工作, 從而保證檔案管理工作的順利進行。
二、做好文書檔案管理系統實現的措施
(一) 不斷完善檔案管理制度, 提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個企業的發展有著不可忽視的作用, 所以說, 企業領導應該充分重視文書檔案管理工作, 不斷與時俱進, 完善檔案的管理制度以及相應的硬件設施。將企業文書檔案管理制度有效執行, 不斷促進文書檔案管理工作規范性和制度化, 從而不斷提高文書管理水平。當然了, 要想提高檔案管理工作的管理水平, 不僅僅需要穩定辦公室人員, 配備專業文書從業人員。同時, 每一名員工要從思想上樹立責任意識, 認真做好文件資料的收集以及整理, 有系統、有標準地進行收納整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自動化”管理系統, 實現檔案管理工作的一體化管理。首先, 我們應該將文書以及檔案的工作淡化。將所有的文書都能夠給予相應的編號, 都能夠利用信息技術進行相應的存儲。畢竟, 現在是一個信息化的時代。文書的儲存以及瀏覽等都將變得更加容易、更加規范。而自動化系統的設計時, 需要將前期的文書資料進行整合, 將文書以及檔案的信息都歸入到相應的系統之中, 同時再利用計算機對這些資料進行有效的管理, 從而達到資源共享。同時也能夠實現文書和檔案工作合并, 在這樣自動化的管理模式下, 能夠高效地將兩者的工作聯系起來, 從根本上實現文書處理以及檔案管理的規范化。
(三) 加強檔案管理人員的培訓, 不斷提高從業人員的專業素質。作為一名專業檔案的從業人員, 不僅僅需要具備專業的檔案管理知識, 同時還應該具備較強責任心。除了可以利用業余時間自我提升之外, 企業也應該積極組織相關專業知識的培訓工作, 不斷強化從業人員的專業素質。同時, 也要加強相關兼職檔案人員的知識以及技能培訓工作, 讓他們在自己的工作中掌握應該如何進行文書檔案的管理工作, 從自身做起, 能夠更加了解文書檔案管理的有效性, 同時為接下來專職人員的管理鋪平了道路。在第一次文書檔案錄入中達到專業化, 有效避免了專業文書檔案管理人員二次操作。每一個人深入了解文書檔案的收集以及管理流程, 有效地為檔案的管理工作打下堅實的基礎。而在錄入工作中就存在的問題, 檔案管理的工作人員應及時反饋給各部門, 進行及時地解決, 避免問題的遺留。針對不熟悉的工作人員, 可以定期給予相應的培訓, 從而確保檔案管理工作的順利開展, 這樣能夠有效減少檔案收集后返工情況的出現, 這樣的檔案管理工作更加的高效化。當然了, 文書檔案管理工作的順利開展, 也離不開各部門的支持與配合。
三、總結
文書檔案管理工作是衡量一個企業檔案管理水平的重要標準, 管理水平的高低也直接影響著資料的完整性以及今后的利用率。所以說, 檔案管理工作應該讓每一位工作人員予以重視, 能夠從以及思想層面以及實際行動中去踐行。加強文書檔案的管理工作, 建立健全文書檔案管理工作的標準, 從實際中不斷建立新的標準和規范, 讓企業文書檔案管理能夠更加適合企業實際的發展。不斷提高文書檔案利用率, 為企業的發展提供強有力的后盾。