文書檔案管理論文范文第1篇
關鍵詞：文書檔案;檔案收集;歸檔;信息化
概述
文書檔案是指機關、企事業單位、社會團體在其管理過程中形成的，由命令、指示、決定、請示、批復、通知等日常工作通用文書轉化而來的，以文字為主要形式的具有保存價值的憑證性資料?？梢?，文書檔案是在管理過程中形成的歷史記錄，其收集與歸檔是后期利用、編研的前提和基礎。文書檔案收集與歸檔的質量直接影響著后續工作能否取得預期的效果，也是管理能力和管理水平的重要體現。因此，機關、企事業單位要高度重視、支持文書檔案收集與歸檔工作，著重提升文書檔案管理的規范化、科學化水平。
1 文書檔案收集與歸檔特點
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局8號令)和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局10號令)分別就機關、企業單位文書檔案歸檔范圍作出了明確規定，文件為文書檔案收集指明了方向，也體現了文書檔案收集與歸檔工作的特點：
1.1 收集與歸檔對象的多樣性
隨著辦公系統在機關、企事業單位管理中的普遍性應用，傳統以紙質文書為主逐漸被以電子文件為主，紙質文件為輔所取代，文書檔案資料由傳統單一的文字形式朝著多媒體形式轉變，使得文書檔案資料收集與歸檔所面對的對象呈現出多樣化特點。在工作中既要收集紙質文檔，也要做好“單軌制”下電子文書檔案收集與歸檔。文書檔案電子化的到來一方面提高了工作效率，另一方面也給檔案工作者提出了更高的要求，要求從業者擁有更高的專業化水平和更強的責任心，切實做好文書檔案收集與歸檔，實現應收盡收、應歸盡歸。
1.2 收集與歸檔作用的重要性
文書檔案資料的收集與歸檔是檔案工作的基礎和前提。做好文書檔案的收集與歸檔，確保文書檔案資料收集與整理的完整性、標準化，才能為后續文書檔案利用、編研、查詢提供便利。同時，通過對文書檔案資料信息的分析、總結和提煉，可為日常管理提供經驗參考，發揮信息價值功能在提升日常行政管理活動中的重要價值。
1.3 收集與歸檔要求的規范化
信息時代背景下，文書資料的制作、成文、發文等有著明確的規定和要求，《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《文書檔案案卷格式》等文件都對文書檔案收集與歸檔作出了明確而具體的規定和要求，也使得文書檔案收集與歸檔更加規范化、標準化。
2 文書檔案收集與歸檔原則
2.1 真實性
真實性是檔案工作的底線，收集與歸檔的文書檔案不能有絲毫篡改或編造，應保持歷史本真和原貌。這就要求廣大檔案從業者守好入口的真實關，從內容這一實體上做好認真審查，確保收集與歸檔工作的質量。
2.2 專業性
文書檔案收集與歸檔有其專業性要求，即，在文書檔案的收集、分類、編碼、裝訂、排序、著錄、裝盒，以及信息錄入、檢索編制等，都應嚴格遵循《檔案法》、國家檔案局8號令和10號令的具體要求。“收集”要確保內容及形式的完整性;“歸檔”應確保范圍及程序的合規性;“分類”應保證相對穩定性。
2.3 形式規范性
所謂形式規范性，就是指文書檔案收集與歸檔從形式上應遵守文書檔案資料的相關標準和規范要求，確保整個收集與歸檔工作符合規范化要求。如，文書檔案收集與歸檔，應按照《文書檔案案卷格式》所規定的“卷皮格式”“文件目錄格式”“備考表格式”“排列格式”“格式監制”等規定和要求，確保形式上的統一性。
2.4 安全性
隨著計算機信息技術在日常行政管理中的應用，電子文件日益成為文書檔案的主要形態，電子文件具有易篡改、非結構化等特點，使文書檔案面臨著諸多的非傳統因素威脅。因此，要在思想上高度重視文書檔案，尤其是電子文書檔案收集與歸檔的安全性，既要重視文書檔案的實體安全，也要把握文書檔案信息安全，嚴格執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規定》的具體標準和要求，強化物防、技防和人防，切實筑牢文書檔案收集與歸檔安全根基。
2.5 完整性
文書檔案的收集重在完整性，要做到應歸盡歸。在日常工作中，隨著文件材料電子化的普及，很多單位和部門發布通知、收集材料都通過電子形式進行，如果工作人員對文書檔案的歸檔范圍理解不到位，在日常工作中不注意收集和整理，很多重要的往來文件不能按要求歸檔，將對以后的查找和使用造成被動。這就要求檔案從業者在認真學習相關法規文件的基礎上，重點做好各部門兼職檔案員的業務培訓工作，切實把好部門關。
3 文書檔案收集與歸檔依據
文書檔案收集與歸檔有其特點和規律，要從時間、形式和內容三個方面嚴格做好收集與歸檔工作：
3.1 時間上，事項應處理完畢
納入文書檔案收集與歸檔范圍的，應是已經貫徹落實了的日常行政管理的決策、決議和決定，即，文書檔案中所記載的各個事項均已處理完結，由辦公室等行政管理部門按照相關規定和時限要求，將其移交至檔案室。尚未辦結或尚處于執行中的文書檔案資料，因其記載事項上處于落實狀態，不應納入收集、歸檔范圍。
3.2 形式上，文件應進行系統整理
系統整理文件，是指文書檔案收集與歸檔的文書資料，在文書檔案資料收集后，具體歸檔業務開展之前，應遵循系統性原則和標準，按照《全宗卷規范》的要求，對收集起來的文書檔案進行編目、立卷。
3.3 內容上，應具有存檔價值
價值性是文書檔案收集的首要判斷標準和因素。機關、企事業單位日常行政管理過程中會產生大量文書資料，全部收集不現實，也無必要，收集與歸檔應是對其內容上作出是否有存檔價值審核、判斷后，及時作出是否予以收集的結論，并根據文書檔案的相關管理標準和規定，做好歸檔環節的相關工作。
4 文書檔案收集與歸檔措施
4.1 重視文書檔案收集與歸檔工作
文書檔案收集與歸檔離不開廣大檔案人員的身體力行，切實提高思想認識是關鍵。一方面，要求檔案人員做好文書檔案收集與歸檔相關規定和要求的宣傳，在機關、企事業單位內部形成濃厚的檔案管理工作氛圍，做到部門與部門、人員與人員都自覺重視文書檔案工作，在思想上行動上自覺執行文書檔案管理的相關規定，及時規范移交在手文書檔案資料。另一方面，機關、企事業單位領導要給予文書檔案收集與歸檔工作必要的人、財、物支持。根據文書檔案工作量，做好專兼職檔案員的配置，添置必要的信息設備，助力提升文書檔案收集與歸檔整體工作水平。
4.2 明確文書檔案收集與歸檔范圍
根據國家檔案局8號、10號令，機關企事業單位的《檔案工作規范》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關規定和要求，結合單位自身實際，進一步劃定文書檔案資料收集與歸檔的具體內容，完善歸檔范圍總表，明確相應的文件材料不歸檔的范圍。并根據形勢發展的需要，作出相應的調整。
4.3 掌握文書檔案收集與歸檔方法
文書檔案收集與歸檔有其規律性特點和要求，掌握一定的方式方法，會起到事半功倍的效果。如，轉變傳統“坐等上門”收集方式，從傳統“重整理、重保管”朝著“參與、管控”并重原則發展，變傳統被動接收向主動收集方向轉變，從傳統等待上門歸檔向注重前端控制、關口前移轉變，從傳統重手工操作向提升計算機信息技術應用轉變，從傳統檔案部門唱“獨角戲”向各部門共同參與的“大合唱”轉變，形成文書檔案收集與歸檔一體化工作格局，不斷提升文書檔案收集與歸檔工作質量和效率。
4.4 健全文書檔案收集與歸檔制度
根據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等規定，結合單位自身實際，進一步細化文書檔案收集與歸檔各項規章制度，明確收集與歸檔范圍、期限、標準、要求、方式，增強收集與歸檔工作的制度化水平。
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作者簡介：高麗(1983— )，女，碩士研究生，齊魯工業大學(山東省科學院)、山東省科學院海洋儀器儀表研究所館員，主要從事文書檔案管理。
文書檔案管理論文范文第2篇
摘 要：文書檔案管理向來都是企事業單位的重要工作支撐，是其在行政管理活動中產生的見證單位的整體發展歷史的文件，將會在相當大的程度上關系到單位的未來發展建設，具備充實的輔助作用。文書檔案管理的科學性的高低將會和文書檔案管理利用率的高低產生直接關聯。本文從多個角度著手，分析了現階段文書檔案管理的原則以及相應的現狀，并針對性地提出了解決策略，認為現階段企事業單位的文書檔案管理人員需要從點點滴滴做起，只有這樣才能推進單位的長遠發展建設。
關鍵詞：文書檔案;管理原則;發展現狀;解決策略
隨著現代社會的迅猛發展，互聯網信息技術為現代人們生活和工作提供了巨大的支撐，在文書檔案管理過程中，計算機技術正在逐漸替代傳統的人工文書檔案管理方式，文書檔案管理效率和質量因此而顯著提升，計算機管理與人工管理共同存在的情況正在相當大的程度上改變現有文書檔案管理形態，使得其正在呈現出嶄新的發展局勢，在此種情況下，針對性地分析文書檔案管理的問題以及相應解決策略便顯得極為重要。
一、文書檔案管理工作的特性
1.內容復雜，時效性強
文書檔案管理的核心對象是各種紙質資料和電子資料，主要包含協議文書、單位文件、數據資料、人事記錄以及會議記錄等等。企事業單位在自身運行的過程中往往會生成大量內容多樣、形式多元化的文件檔案，以文件的性質為基礎，可以將其分為政策性文書檔案、見證性文書檔案和記錄性文書檔案。政策性文書檔案的記錄主要由官方事業單位或者是半官方性質的團隊完成，所記錄的內容通常和我國的法律政策、行為規范相互關聯，具有顯著的權威性和合理性，甚至包含有各種法令與公文的修改記錄;見證性文書檔案指的是企事業單位在自身發展歷程中的各種資料信息，如單位的基本資料、各種工作的變化以及重大事件的記錄等等;記錄性文書檔案指的是企事業單位在自身發展歷程中，對某項工作的由始至終的記錄。文書檔案管理工作的基本內容就是實現對上述文書檔案的綜合管理，文書檔案工作的重要內容為信息資源的收集和保存，也就是將企事業單位的重要文書檔案保存處理。許多文書檔案通常都具備相應的時效性，尤其是在企事業單位發展運營的過程中生成的各種日常文件，因而檔案管理員需要及時提煉內容，以為后續工作人員查閱提供幫助。
2.信息引導，成效增強
現代社會的飛速發展使得信息技術的受重視程度越發提升，計算機、云計算和互聯網技術已經逐漸成為現代社會中不可或缺的發展工具，文書檔案管理工作也是如此。伴隨計算機的普及應用以及大數據技術的飛速發展，現代文書檔案管理已經能夠基本實現自動化辦公的目標。文書檔案的形式主要包含有電子檔案和紙質檔案這兩種：其一，在面對紙質檔案的時候，文書檔案管理者需要通過語音輸入和掃描等方法，將文書檔案轉變為電子檔案，智能云計算技術能夠通過篩選關鍵詞的方式整理出檔案中的各種重要內容，使得相關人員的工作壓力顯著降低。在傳統的人工文書檔案管理工作中，工作人員在接收文件后往往需要手動錄入文件內容并格式轉化處理，工作內容繁瑣復雜，最終成效并不良好，而且還會大幅增加出現錯誤的概率。而通過對云計算技術的應用，管理者能夠隨時隨地登陸檔案管理系統，通過先進科學的辦公設備，將紙質文件作智能轉化處理，使其成為電子文件，并利用計算機文件檔案管理系統來添加目錄，在此過程中，工作人員僅需做好文書檔案的排列工作即可，由于使用的系統為智能化系統，因而文書檔案的錄入錯誤率大幅降低。文書檔案檢索通常只能借助工作人員的手動查詢完成，往往需要耗費大量工作時間和精力，而在信息技術的深度支撐下，管理者可以在系統中登陸賬號并查詢相應的文書檔案，實現文書檔案檢索的自動化目標。
3.數量繁多，管理融合
由于文件資源的數量非常多、內容較為繁雜，所以在傳統的文書檔案管理工作中，文書工作以及檔案工作通常是由相應的專業人員執行的，文書工作的對象包含各種文字資料、圖標資料、影像資料等，是形成龐大的檔案系統的基礎支撐。檔案工作的對象則是檔案，是從文件轉化而成的科學有效的信息，信息時代的飛速發展使得文件檔案管理模式產生巨大轉變，計算機文檔管理智能系統的出現使得文檔一體化不再是困境，將文書管理和檔案管理有效融合，實現文檔生成、文檔管理、文檔查閱等在內的文書檔案標準化體系的建設，這將會為文書檔案管理工作的開展奠定下更為堅實的支撐作用。在計算機文檔智能管理系統內部同時包含有檔案管理系統和文書管理系統。而在云計算和大數據技術體系下的檔案管理與文書管理的差異化更小，在日常工作中完全可以通過智能化處理系統實現對信息資源的有效處理，最終轉變為檔案，系統結合檔案的關鍵詞來分類處理并將其儲存在不同的文件夾中。文書和檔案存在密切的關聯，但二者卻又處于相互獨立的狀態，在計算機文檔智能管理體系下，文書和檔案存在于系統的諸多不同模塊，但是由于系統內部保持為網狀結構，因而存儲具備相應的關聯性。
二、現代文書檔案管理工作的問題
1.領導重視不足，管理意識薄弱
就目前來看，有大量企事業單位的領導人員認為，如果想要使單位朝向更好的方向發展，需要從教學、科研、改革等多方面著手，只有切實有效地完成對上述內容的關聯，才能夠收獲更為可觀的經濟收益和社會效益。雖然此類想法具備充足的可行性，但是卻嚴重忽視了文書檔案管理所具備的重要作用，甚至有部分管理者認為在檔案收集和檔案管理方面需要投入過多的人力資源和物理資源，但是卻并不能迅速收獲良好成效，這樣做會導致因小失大，與此同時由于領導層級的忽視，會導致文書檔案管理技術缺乏的問題。
2.人員素養較低，工作開展困難
針對于企事業單位的文書檔案管理工作通常由專業部門直接進行管理，但實際上專業管理人員不僅要負責文書檔案管理工作，而且還承擔有大量繁瑣的日常工作，甚至還有部分工作帶有緊急性質，因而此類人員通常會在已經完成日常管理工作的前提上進行文書檔案管理工作。在此種情況下，文書檔案管理工作的正常開展受到巨大的影響，相關人員并無過多時間處理文檔資料，文件資料難以獲得妥善的處理應用。與此同時，還有部分企事業單位對人員學歷的要求較低，人員在缺乏專業性管理能力的情況下便被要求上崗工作，文書檔案管理工作的正常開展受到影響。
3.電子文檔丟失，外部技術威脅
現代社會的飛速發展使得文書檔案管理的信息化速率越發加快，在針對于文書檔案的信息化管理中，電子文檔的安全性通常是需要重點關注的問題，其將會直接影響到企事業單位的后續建設發展，工作人員的疏忽或者是計算機管理系統的漏洞很有可能導致電子文檔丟失或者是外部技術的威脅。因而，相關企事業單位需要不斷優化完善系統軟件和硬件的建設，盡可能地避免被外界病毒所侵入。
4.管理手段落后，信息搜尋困難
在最近幾年，多個領域的資料管理工作均在進行著相應的變革發展，并逐漸將信息技術應用在資料管理工作中。就目前來看，相關企事業單位的管理者均在嘗試著增強對信息技術的使用，而在文書檔案資料的管理方面卻仍舊采用傳統的手工記錄、分類的方式。傳統的管理模式過于繁瑣，并且管理質量將會直接受到人的綜合素養以及其思想意識的影響，不同管理人員所整理出的文書檔案往往存在諸多差異化形式，因而人們在查找檔案的時候，難以迅速定位到自己所需要的信息，文書檔案管理工作因此受到巨大的沖擊。
三、現代文書檔案管理的基本策略
1.創新隊伍建設，優化工作形態
現代科學信息技術正在迅猛發展，檔案管理的模式將會伴隨信息技術的發展變化而產生變動，整體科學性、合理性正在不斷增強，但即便如此，檔案管理也需要人員的操作支撐。所以，檔案管理工作者有必要堅持學習培訓，不斷提高自身的從業能力，通過科學合理的技術工具，增強檔案管理工作的投入，促使檔案管理工作實現創新發展。相關企事業單位需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。此外，還需要健全完善人員進出管理制度，以促進文書檔案工作的穩定發展。
與此同時，企事業單位還需要不斷強化對現有檔案管理人員的培訓教育，對檔案管理工作有效補充，有條件的單位需要重點提升檔案管理工作者的計算機應用能力和外語水準。
2.創新工作模式，貼合時代進程
幾乎所有文書檔案管理者都長時間承擔著枯燥乏味的工作，逐漸失去創新和進取發展的愿望，可以明確的是現階段仍舊有諸多企事業單位采用傳統落后的文書檔案管理模式。所以，切實有效地改變現階段檔案管理工作動力缺乏、超前意識丟失的問題極為重要，保證文書檔案管理人員能夠從傳統的檔案管理工作中脫離出來，轉化為現代社會發展服務的創造者以及支撐者，檔案管理工作從傳統的事后資料收集的管理模式，逐步轉化為事前介入、事中參加以及事后跟蹤的嶄新管理模式。文書檔案管理工作只有充分切合市場經濟的發展情況、求真務實，才能夠收獲現代社會的認可。在社會飛速進步和現代科學技術迅猛發展的情況下，檔案管理已經逐漸成為人類社會發展的信息支撐。所以，所有檔案管理人員都應肩負責任，并且有義務將檔案管理、應用和開發作為重要工作對待，保證其能夠更好地貼合現代社會經濟發展進程。
3.創新管理模式，提升管控效率
現階段，部分企事業單位已經開始逐漸提升對計算機技術應用的重視，但是通常只涉獵到檔案目錄的收錄、輸出和檢索等，這顯然是不夠的，相關管理人員需要進行更為深層次的探索應用，推廣各種嶄新技術。實際上，通過實踐觀察后可以發現計算機技術在檔案管理中具備極為廣闊的發展前景，如利用條形碼的方式代替傳統的檔案編號，此舉不僅能能夠保證檔案資料的安全性，而且還能夠為后續查閱和管理奠定下良好的基礎，此外此種方法還能加速借閱歸還的速度?，F階段，我國各行業的手工操作均在嘗試著應用計算機技術來完成，針對于文書檔案管理的工作自然也不例外。檔案的業務工作以及管理工作等均在不同程度上實現計算機管控，極為有效地推動了不同地區的文書檔案的資源交流，這是人們利用計算機技術的重要展現。有大量實踐報告表明，此種檔案管理模式能夠在相當大的程度上解決實際存在的問題，同時還能有效提高管理質量和管理效率。
4.推舉特色服務，優化服務功能
在新時期的檔案管理工作不能被局限在傳統的坐等上門的落后模式，有關人員需要明確應該如何實現從被動到主動的轉化，借助于計算機技術來提供遠程服務。眾所周知，網絡是非常龐大的信息集散地，資源信息傳播速度是非?？捎^的，和其他文書檔案機構聯網，共同享用部分信息資源，逐步拓寬業務的應用范圍，由淺至深，逐步地深化現階段文書檔案管理工作。檔案管理工作能夠在服務領域尋找突破與創新，全方位地開發現階段已經擁有的檔案資料，而后加工處理，保證其能夠更好地服務于現代社會，為社會發展提供不竭的動力。與此同時，企事業單位還能將檔案資料轉化為出版資源，出版內容可以是相應單位的發展歷程、人物紀實等等，以此來全方位地拓寬檔案服務的通道，只有這樣才能保證檔案工作長久地持續下去。
5.創新管理機制，實現良性循環
負責檔案管理工作的相關部門必須要從全局著手，適當地融合競爭機制，創新優化現有的工作方案，改變傳統的檔案管理工作者安于現狀的心態，增強其優化意識，從本質上杜絕各種安逸作風的存在。改變傳統的管理模式，適當地引入競爭機制，秉承公平、公開、公正的基本原則，平等地對待所有文書檔案管理工作者。此外，相關企事業單位還需要結合崗位特征，選聘才華出眾、表現優異的員工，采取科學合理的優勝劣汰的管理機制，保證檔案管理工作者能夠充分認識到自身能力的拓寬和工作業績提升與其生存之間存在的密切關聯。增強員工群體所具備的危機意識，保證其能夠更加積極努力地參與到相應工作中，激發其工作潛力和工作積極性，促使檔案管理工作擁有更為充實的競爭力，盡可能地實現檔案管理模式的優化創新。此外，還需要建立完整的激勵機制，如通過科學合理的分配模式，鼓勵員工進行優化創新，并將創新能力作為員工考核的核心標準，促進文書檔案管理工作的良性循環。
四、結束語
總之，文書檔案的內容將會見證企事業單位從無到有，從有到創新，從創新到拓寬的歷程，是現代企事業單位的重要管理工作。所以，切實有效地提升在文書管理上的投入具有極為重要的實踐意義。
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（作者單位：海南省血液中心）
文書檔案管理論文范文第3篇
摘 要：隨著經濟社會的飛速發展，文書檔案工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。文書檔案管理工作關系到企業發展、科研、管理的諸多方面，具有重要的意義。本文針對新形勢背景下的文書檔案管理 隨著經濟社會的飛速發展，文書檔案工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。在事業單位的發展過程中，文書檔案是辦公室工作的組成部分。文書檔案管理工作關系到企業發展、科研、管理的諸多方面，促進新形勢下文書檔案管理工作的發展能夠提升單位的執行能力和工作效率，逐步推進相關部門的綜合效率。
然而，在時間的推移下，文書檔案管理工作中的發展問題逐步顯現，傳統文書檔案的空間性、保存性不夠深入，電子文書檔案工作管理又具有流動性和依賴性，這也使得相關檔案工作者要正視其中的發展弊端，科學利用互聯網信息技術文化，采取適應的管理措施，不斷提高事業單位的文書檔案管理水平。
一、新形勢背景下的文書檔案工作的價值意義
隨著事業單位工作進程的腳步，文書檔案作為重要的記錄載體，體現出了對工作過程、管理性質的真實反映。進入二十一世紀，文書檔案工作逐漸規范化，在部門發展中的地位和作用也越來越重要。
首先文書檔案中對歸檔范圍、事件詳情、保存期限做出了詳細的判定。在文書檔案工作中，資料的管理是主要的部分，它包括各個部門出具的單位及上級單位下發的“紅頭文件”、單位簽訂的人事、財物、行政各項合同，還包括單位簽訂范圍內的各項合同、照片、影像資料等等。通過收集、保存這些資料，能夠讓單位各部門工作人員積累經驗，并將這些工作經驗更準確、務實的應用與當前的工作中。
二、新形勢背景下的文書檔案工作的發展現狀
文書檔案指的是在相關單位的生產經營活動中形成的特定的信息整理記錄。在不同的歷史形態中，文書檔案管理的流程日趨復雜，呈現出了不同的發展特點，具體分析如下：
（1）文書檔案管理人員的綜合能力缺乏
當前形勢下，森林資源的維護和管理政策逐步推行。相關文書檔案管理工作需要在工作質量和管理層次上不斷增加。陳舊的文書檔案管理已經不能適應事業單位的發展需求。隨著工作年齡長，很多文書檔案管理人員在思想上較為保守陳舊，不能掌握高效、高質的檔案電子信息管理技能，文書檔案管理工作面臨著機遇與挑戰并存的局面。
（2）信息化文書檔案管理工作的風險性
應用電子信息的技術的新式檔案管理工作在增加工作效率的同時也帶來了一定的風險?；ヂ摼W背景下，文字檔案雖然便與存儲、查閱，但卻具有嚴格的依賴性和不安全的因素。極易發生操作誤刪、黑客侵入、程序錯誤、病毒感染等事件，這些文檔一旦產生上述問題，會是整個文字數字系統出現錯誤，風險性不容小覷。
（3）文書檔案管理效益受到局限
對于很多部門負責人人來說，他們對文書檔案管理工作存在誤解。沒有建立科學的規章制度，尚未達到經濟效益和社會效益的高度融合。很多單位的館藏資源不夠豐富，在相應的科學研究、專業探討、資源查詢等方面存在管理漏洞，不能達到科研工作的最佳表現。而在大量的專業信息面前，很多文書檔案工作沒有形成完善的發展效益，在整體服務模式的構建中也處于一個被動化的發展局面，這也使得很多事業單位的的文書工作極度邊緣化，整體行為模式較為單一，沒有形成文書檔案工作的科學性和社會性。
三、強化新形勢背景下的文書檔案工作的若干策略
當前形勢下，針對于事業單位管理中的各項契機，相關工作者要緊緊抓牢文書檔案工作中存在的問題，順應時代的發展趨勢，不斷滿足文書檔案工作的各項需求。
（1）建設智能、高效、科學的文書檔案管理系統
不管是傳統的文書檔案工作還是電子文書檔案管理，都少不了相關人員的發展開拓。為了迎合時代的發展需求，更好的滿足事業單位的全面發展，建議廣大文書檔案工作者要建立一套完善的文書檔案管理系統。一方面，通過“一體式”“智能化”的發展形勢，構建一個和諧的文檔資料查閱、借閱環境。在短時間內實現文件的生成、錄入、存儲、銷毀等管理流程。確保文本資料始終保持完整性和真實性。
其次，通過自動化辦公行為的切入，發展自動化檔案信息系統，從而明確紙質文本檔案、電子文件管理的相關制度。在轉變文書檔案管理的過程中，要始終以先進的信息技術產業來促進工作效率，帶動事業單位的思想變革，促進文書檔案工作的發展和創新。同時，相關部門要立足于工作實際，牢牢抓住網絡背景下的發展機遇，建設智能、高效、科學的文書檔案管理系統，從而滿足市場、經濟、社會等各個環節的發展需求。
（2）建立一支現代化的文書檔案管理工作隊伍
針對于當前形勢下文書檔案管理工作的漏洞，相關部門要從管理人員的角度出發，通過建立相應的規章制度，進一步明確檔案管理人員的工作職責。同時，制定嚴謹的文書檔案一體化實施辦法，通過開展相應的講座、系列知識培訓、課程學習、實踐教育等方面。提高工作人員的業務素質和綜合能力，確保文書檔案工作的穩步發展。要本著“高質量、嚴要求”的檔案管理原則，促進文書檔案管理工作隊伍的綜合水平，讓他們不但具有充足的管理經驗，還要熟練掌握電子信息化檔案管理技術。確保文書檔案工作更加現今，及時做好文書檔案個人歸檔、分類、存儲等工作，促進相關檔案資料的工作效率和工作規范。
（3）在文書檔案工作中融入風險管理的意識
從文書檔案工作的總體進程中看，風險意識是各企業、事業單位都需要掌控的。為了避免信息化文書檔案工作出現不安全的隱患、管理者要通過各項技術措施，強化文書檔案管理的安全性和保密性。
例如，在文書檔案系統的構建上，建議在單位內部辦公自動化網絡中設置專業的網絡防護，實現雙重的技術網絡隔離。第一層隔離是采取路由器的技術模式，屏蔽掉一些不安全的IP地址。第二層實現防火墻隔離模式，通過防火墻的隔離模式。實現網絡的凈化和管理，弱化網絡中存在的各項不安全因素。同時相關工作者要考慮到防火墻的信息安全，確保建立一個綠色、安全的網絡工作環境，增加對檔案信息管理的保密工作，不斷強化安全安全制度建設。實現信息資源的優化共享，利用網絡登錄賬號等方式進行平臺交流。并根據不同的文書檔案信息需求，采取小量閃存U盤、光盤等電子方法進行存儲，并存有必要的備份，實現信息存儲的安全性和交流性。繼而采取身份認證、數字備份、網絡驅動等方法，從而建立一個完善、全面的技術管理。
四、總結
綜上所述，在文書檔案工作中，相關工作者要結合社會發展的各項形式，認真總結和分析其中的社會發展歷程。在改革決策、基礎建設等多個方面，進行全方位的工作優化。在對信息化文書檔案工作進行升級的同時，利用現代科學技術，為文書檔案工作的自動化和智能化打下扎實的基礎，為我國事業單位文書檔案管理工作的發展貢獻一份力量。
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的特點、問題、策略進行探究，力求結合實際，建立較為完善的管理體系。
文書檔案管理論文范文第4篇
摘要：在社會發展的新時期，各種新技術不斷涌現，機關文書檔案管理工作需要面臨當前發展挑戰實現創新，在發展中工作人員要樹立新的管理意識，參照國家檔案資料管理要求，落實各項有效措施促進標準化發展，保證機關文書檔案的價值。利用新型現代化管理手段減少工作人員的工作強度，提升文書檔案的利用效率，為機關單位長遠建設發展創造條件。
關鍵詞：信息化條件;機關文書;檔案管理;探究
隨著信息技術發展速度的逐漸增快，機關文書檔案管理工作人員開展實際工作時，若依然沿用傳統觀念與方式，不對文書檔案管理模式進行更新，那么就無法滿足信息時代對文書檔案管理提出的新要求，妨礙機關持續、穩定的發展。對此，機關文書檔案管理工作人員需要意識到傳統文書檔案管理工作的不足之處，在實際工作中積極運用各種各樣的先進信息技術，進而促進文書檔案管理質量和水平的提高。
一、文書檔案信息化管理的價值
文書檔案屬于機關單位重要的管理內容，其源自于單位在各類業務活動中所產生的文件資料，其中蘊含著豐富的保管、存儲及應用價值，因此也被視為機關單位建設發展的重要資源。在文書檔案中完整地反映了機關單位的設立、變更及各項活動，并逐步成為最真實的歷史記載，并包含著全面的發展、人員、業務等信息，具有歷史資源的原始性和參照性，能夠公正、客觀、全面地反映單位信息，并成為國家檔案的重要補充。
機關開展文書檔案管理工作時，通過對信息化管理方法的運用，可以讓管理流程更加規范，進而優化資料收集、信息處理、科學存檔以及數據保存等相關工作，轉化與銜接相應信息，促進黨政機關工作效率的提高，并對文書檔案進行綜合管理。同時，在信息化的推動下，可以讓文書檔案管理效能得到提升，并讓管理難度得到降低，實現全覆蓋的管理，優化文書檔案管理質量與效率，確保文書檔案價值的發揮。另外，通過對各類信息技術的運用，能夠增強訪問人員、人數、網絡的控制，利用密鑰確保文書檔案安全性，進而實現對文書檔案的信息化檢索，促進信息查詢效率的提高。
二、機關文書檔案工作的現狀及存在的問題
（1）單位重視程度不夠
當前機關單位文書檔案管理工作并不能直接給單位帶來一定的經濟效益，基于此項問題，機關單位中的文書檔案管理工作受重視程度逐漸降低。根據實際問題進行原因分析，一方面是由于機關單位上級領導對文書檔案管理工作不重視，很多領導人員在發展中沒有樹立新型發展理念，重視對機關文書檔案的管理，認為單位的文書檔案只需要按照日常流程進行保存分類就行，未在現有基礎上，按照正規單位管理要求制定文書檔案管理改進計劃。另一方面，機關單位工作人員對文書檔案管理不重視，很多文書檔案管理人員認為此項工作沒有技術含量，日常進行外輸檔案管理重復復雜，在工作中不能尋找到樂趣，會降低工作人員日常工作效率和質量。
（2）檔案管理人員整體能力不足
當前信息化條件下，但綜合管理人員需要對各種文書檔案進行整理，利用現在信息技術和計算機設備建立電子檔案，如果在文書檔案管理中管理人員自身不懂得相應的檔案管理理論和原則，缺乏專業的文書檔案管理技術，在管理中并不能勝任此項工作。而且如果檔案綜合管理人員非常熟悉電子計算機技術，或者是了解各項通信技術，也不能將此項工作很好的完成，由此可知，文書檔案管理人員要掌握基本理論技能，需要基于當前的發展情況，樹立遠大發展目標，對自身提出更高發展要求。根據實際的文書檔案管理工作來看，當前處于的綜合管理崗位的人員在進行檔案管理時，很多文書檔案管理工作人員只是簡單的對文書檔案進行收發查找，自身缺乏專業的現代管理知識，不能準確操作現代化文書檔案管理設備。其次，機關單位沒有按照要求配備合適數量的專職機關文書檔案管理人員，很多機關單位沒有按照要求設定專門人員進行文書檔案管理，而且有的機關單位設定的文書檔案管理工作人員兼任其他職務，此時導致文書檔案管理工作人員不能把全部精力投入到檔案管理中，即便是單位引進各種新型設備，也不能充分發揮其價值，單位文書檔案實現現在信息化發展比較困難。
（3）文書檔案形成不規范
機關單位日常文書檔案管理對各項資料進行歸檔，在管理中會對規范立卷合規的情況產生一定影響。比如單位文書檔案進行歸檔時，材料原稿出現大量修改或甚至是丟失問題，很多材料在歸檔時沒有及時復印，利用原件歸檔，其實原件自己模糊不能正常觀看使用，文書檔案雖然進行了歸檔整理，但是整體質量下低，其存檔的價值已然不存在。有形歸檔管理的文檔，會偶爾利用鉛筆進行標注，或者歸檔文檔所用的紙張規格沒有按照要求。在文檔歸檔管理中沒有按照要求統一文件大小，導致文件裝訂中出現掉、漏頁問題，不僅影響了檔案的美觀性，而且極易使檔案的完整性受到影響。文書檔案歸檔很多文件沒有按照要求及時存儲，而且也出現了氣檔問題，在文書檔案管理中，很多類似公文和組合的并沒有按照一定順序進行管理。
（4）文書檔案歸檔技術陳舊
現在各種新科技不斷涌現，在時代不斷進步中，單位的辦公設備不斷更新，很多單位配備個性自動化設備，整體上提升辦公自動化水平，在機關單位文書檔案管理中發揮計算機網絡技術的價值，可以減輕文書檔案管理工作人員的工作強度，極大的提升文件檔案管理效率。但是在過去傳統文書檔案管理中，通過手工進行文件處理，已有多年發展歷史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受傳統手工紙質版存儲影響很多檔案沒有電子版備份，也有一部分計算機內儲存的電子檔資料，并沒有打印紙質版進行留檔保存，受多種因素影響，導致文書檔案管理工作中出現檔案管理不完整，不規范問題，未能高效發揮文書檔案的作用。
三、信息化條件下機關文書檔案管理工作有效改進策略
（1）提高文書檔案管理意識，爭取領導支持
很多機關單位管理層人員對文書檔案管理工作重視力度不足，經源分析主要是領導層檔案管理意識比較缺乏，對單位文書檔案管理科學發展的作用缺乏深刻認識，日常對單位進行管理此方面關注度不夠，基于此，機關單位若想實現文檔一體化，必須在發展中從領導層進行改變，樹立全新的發展管理意識，不斷提高對文書檔案管理的重視力度，在領導指引下加強員工認識，上下達成共識。因此，在后續發展中通過多種方式強化宣傳，通過多種方式讓企業所有員工認識到文書檔案管理的重要性，改變機關單位工作人員的傳統發展觀念，日常文書檔案管理工作人員需要積極同領導匯報相應工作，讓領導不僅了解文書檔案管理情況，同時通過自己的行為讓領導受到觸動，科學管理文書檔案，可以更方便的為領導提供各項檔案信息，努力做好各項檔案服務工作，以此激發領導，讓單位領導認識到機關文書檔案管理工作的重要性所在。只有在這種情況下，機關文書檔案管理才能夠在領導支持下實現向信息化發展，如果領導在此方面高度重視，就會加大相應經費投入，配備相應的資源和設備，使文書檔案管理逐漸與信息化相適應，配備相應的軟硬件設施為文書檔案發展創造條件，促進機關單位各項工作有序開展。
（2）積極引進和培養專業性人才，提高文書檔案管理工作的質量
根據機關文書檔案管理，實際來看此項工作的專業性比較強，作為文書檔案管理人員，自身需要掌握基本理論知識，同時有一定的業務能力，工作人員自身的素養與檔案管理工作質量密切相關，因此需要機關文書，檔案管理工作人員在日常管理中增強責任感，堅持個人職業道德，按照要求落實各項管理工作，在自己的崗位奉獻自己的力量，同時還應不斷儲備各種文書檔案管理理論知識，學習各項現代操作技術和相應管理手段，所以在發展中需要引進各種專業人才并且進行人才培養。
促進機關單位長遠發展引入專業型人才，此時需要文書檔案管理人員自身有一定的基礎知識，能夠做好基礎的檔案管理工作，并且要了解單位要求的相關知識和技能，盡可能的選擇適用型高素質人才。如果有些單位設定專門人員進行文書檔案管理，此時需要定期對相關人員進行培訓，并且后期進行考核來提升文書檔案管理人員的素養，使文書檔案管理工作人員的工作能力整體提升。同時，必須要求文書檔案管理工作人員要嚴格按照機關單位要求遵守各項規范，進行文書檔案管理時，必須嚴格按照流程，促進文書檔案管理作用的最大發揮。
（3）創新方法綜合利用現代信息化技術
信息收尾條件下，機關單位文書檔案管理工作依靠現代信息技術實現創新發展。根據具體發展來看，在發展中需要利用智能算法技術，在這種技術下進行歸納整理，構建文書檔案管理工作的自動化流程，實現文書檔案立卷歸檔一體化發展。第二，需要利用大數據技術，通過此項技術作為各項檔案資料進行篩選識別，利用現代化檢索工具設置條件，對檔案進行深層次搜索，滿足使用者的需求，利用大數據技術對檔案進行細分構建數據庫，實現檔案資料的深度加工與使用。第三，可以利用云存儲技術，對各種檔案進行自動化永久性保存，機關單位文書檔案管理形成云端裝備進行同步存儲，不僅可以有效縮減儲存空間，還可以推動此項管理工作持續性發展。
（4）規范檔案管理的基礎工作，確保檔案的美觀性和完整性
機關單位發展中需要面對新時期要求對文書檔案管理工作進行嚴格把關，保證檔案資料的美觀性。按照國家要求的標準，需要工作人員收集各項資料，按照要求進行整理。同時，如果收集的資料在內容和形式等各方面存在一定的相似之處，需要做好有效區分，根據具體檔案資料情況進行詳細分析，避免文書檔案管理中出現重復性資料歸檔問題，提升工作人員工作效率，同時也利于提升文書檔案資料的使用率。
在文書檔案歸檔中，文書檔案管理人員需要對各項檔案資料進行詳細分類，按照管理要求對各項文書檔案進行整合，在管理中需要分清重點，按照主次要求，嚴格把控各個卷宗的關口，在日常文書檔案管理中，避免混入不相關資料。同時文書檔案管理需要避免歸檔資料的丟失問題，在歸檔立卷中需要把同類記有一定的，此時可以保證文書檔案管理工作的完整性，后期相關材料放在一起方便查閱，提升檔案的使用價值。工作人員還應該就所有卷宗，建立詳細的檔案目錄，在文書檔案管理中，按照管理要求，對各種卷宗進行分類整理，做好編目，及時對檔案進行有效鑒定，如果需要銷毀的需要及時處理。
（5）促進檔案信息化建設，提高工作效率
機關單位只知道分類整理工作比較繁瑣，按照傳統的文書檔案管理來看工作人員的工作強度比較大，如果文書檔案管理工作通過計算機進行整合，可以有效提升整體效率。信息化發展中面對當前的發展條件，檔案管理工作逐漸向數字化過渡，面對當前的發展要求，文書檔案管理工作需要適應形勢加快發展，實現檔案管理工作的自動化發展，在單位發展中需要促進文書檔案信息化建設，積極落實各項有效措施，通過現代網絡技術的應用，把文書檔案管理工作與信息化相互融合，通過現代設備可以實現各種文書檔案資料的共享。過去人們查閱檔案資料，需要相應的人員到文書檔案儲藏室進行翻閱，在信息化發展中文書檔案管理工作構建現代網絡模式，如果單位工作人員需要了解相關檔案數據，可以在辦公室通過電腦設備進行瀏覽訪問，單位內業部構建完整系統，及時把文件納入其中，方便工作人員自行查閱所需信息，同時通過系統內部辦公人員可以下載檔案資料原件，不必到檔案室進行翻閱查看，避免翻閱紙質檔案浪費時間，可以提升檔案檢索效率，使檔案工作更好服務群眾。
總結
綜上所述，在現代化管理過程中實現檔案管理信息化發展，機關單位文書檔案管理工作面對此種現狀，存在一定的挑戰，也面臨發展機遇。機關文書檔案管理工作受當前發展環境影響逐漸從傳統向信息化過渡，推動機關文書檔案工作創新發展，順應時代發展趨勢將成為一種必然。所以在發展中要加大力度為信息化條件下機關文書檔案管理工作創造條件，在現有文書檔案管理工作基礎上進行深化改革。
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文書檔案管理論文范文第5篇
摘要：行政執法檔案中記錄著行政執法的重要信息內容，在進行檔案管理工作時，要發揮出檔案工作的優越性，更好的利于執法行動的開展，本文將主要探討行政執法檔案管理工作中存在的問題，并針對問題提出相應的解決策略。
關鍵詞：行政執法;檔案管理;問題研究
前言
行政執法檔案記錄著行政執法的過程以及還有相關的文字以及影像資料，這也是行政執法機關在行使公共職能過程中的重要記錄以及證據，行政執法檔案體現的也是行政執法的主體以及責任所在，對于檔案工作的管理需要能夠既有文書檔案的基本功能，也要成為參與行政復議、訴訟以及賠償的重要依據[1]。然而，在當下的行政執法檔案管理工作中，卻存在一定問題，影響了行政執法工作的效率以及質量，針對問題提出一定的解決策略，切實提升我國行政執法檔案管理工作水平。
一、當下行政執法檔案管理工作中存在的問題
（一）行政執法檔案安全管理不夠規范
當下一些行政執法檔案的管理并沒有做到嚴格保密，甚至一些違規行為經常出現，造成行政執法檔案管理工作隱患，從整個行業的檔案管理工作開展現狀上可以了解到，我國行政執法檔案管理的工作實際上才剛剛起步，在管理模式上采用的仍然是傳統的管理方法，沒有根據當下時代的要求做出適應性的調整，工作中也存在一定的不規范及不合標問題，一些行政執法檔案的管理也過于隨意，在修改時缺乏相關的監督[2]。一些部門對于檔案管理工作的配合度并不強，檔案管理工作自身部門在職責分工上也存在用人問題，導致檔案管理工作效率較低，甚至出現了檔案遺失的問題。
（二）行政執法檔案移交以及歸檔過程混亂
行政執法檔案數目中涉及到的環節較為復雜，從這個層面上看，行政執法檔案管理工作作為一種系統化的工作流程，需要有專門人員進行監督和管理，并遵循一定的規范，然而，當下的行政執法檔案管理工作則在移交以及歸檔處理上缺乏明確的制度要求，對于檔案應該放置在哪里，沒有進行行政審批，在一些檔案盒的標注名稱上也普遍存在各類錯誤，導致執法工作在進行檔案查詢時較難開展。
（三）行政執法檔案管理的整理方法不統一
對于行政執法檔案的整理工作來說，需要有一定的統一規范，一些行政執法單位會將檔案進行類別劃分，一些行政管理機構則會采用裝盒的方式或者組卷的方法，這種區別性的檔案整理方式都和我國缺乏行政執法檔案管理規章制度有著直接關系，只有統一了檔案的管理方式，才能夠作出明確的制度性要求，提高行政執法檔案管理的效率，這種參差不一的實際情況是不利于行政執法檔案的高效管理的。
（四）行政執法檔案專業人員業務素養不高
從事檔案管理工作的相關人員需要具備扎實的基礎知識以及檔案管理工作經驗，隨著時代的發展，傳統的由一人身兼數職的檔案管理方式已經不能符合當下的行政執法檔案管理要求，從人員配備上看，一些行政執法檔案從業人員并不是專業人員出身，在開展工作時缺少系統性的方法指導，尤其缺少高層次的檔案專業人才，從這個情況上看，行政執法檔案管理工作很難實現跨越式的發展，只有在人員儲備上跟上要求，才能夠切實提升檔案管理的水平。二、做好行政執法檔案管理工作的相關建議
（一）提升對行政執法檔案管理工作的重視
只有加強了對行政執法檔案管理工作的重視程度，才能夠在實際管理工作中將高標準、高要求落實下去，對于行政執法檔案的管理來說，首先要做到安全和高效，在這方面，行政執法單位需要定期組織檔案管理，從業人員認真學習《檔案法》，提高其專業素養，站在安全的角度對檔案進行妥善管理，這也是檔案管理工作的基本職責。維護行政執法檔案的安全，也在于在制度上要設立相應的行政審批流程，對于檔案的使用以及修改要遵循嚴格的手續，避免檔案在使用的過程中受到損壞、丟失以及泄密等等，當出現安全性的問題時，檔案管理人員要進行追究以及相應處罰，杜絕二次發生。
（二）完善行政執法檔案移交以及歸檔
對于行政執法檔案的管理也要遵循一定的科學管理方法，在制度上制定出完善健全的相關工作要求，并且嚴格的按照材料的管理方法進行信息的收集以及管理，定期要對各類行政執法檔案進行盤點以及重新歸納，確保每一個行政執法檔案都被放置在正確的門類中[3]。案卷的裝訂要結實且美觀，方便檔案管理工作人員進行統一管理，以及后續的利用。
（三）做好行政執法檔案信息化管理工作
在信息化技術發展的帶動下，我國行政執法檔案管理工作也要主動朝向信息化層面邁進，運用現代化的管理工具，提高行政執法檔案管理的實際效率，用計算機輔助進行檔案的收集、整理、規整、分類等等，在使用信息化管理手段時，也要考慮到網絡安全對于檔案的威脅所在，通過運用高效、安全性強的管理系統，規避網絡可能帶來的信息泄露。
（四）加強檔案管理人員的專業能力
由于行政執法檔案管理工作涉及到的環節以及檔案數量眾多，從業人員只有具備較強的專業素養才能夠適應當下的行政執法檔案管理工作[4]。行政執法機構要注重對人才的培養以及教育，定期開展相關的學習活動，強化從業人員對于執法資料的重視程度，提高工作能力，尤其是要對從業人員進行信息化管理工作的教育，這樣才能夠培養出更多符合時代發展要求的專業執法檔案管理人員。
三、結語
綜上所述，在當下行政執法檔案管理工作中從業人員要能夠以高標準、高要求對待工作，做針對現存的一些問題，可以從制度以及人員素質水平、思想認識等層面進行同步的提升，主動適應當下的執法檔案管理工作，從檔案的管理保護以及利用層面上進行不斷的優化以及提升，從而為我國行政執法工作的順利開展提供源自檔案管理工作的有力支持。
參考文獻
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文書檔案管理論文范文第6篇
文書檔案在財政局的日常工作中占重要位置, 主要是由財政局行政事務活動形成的文書轉化而來, 主要包括指示、決定、公告、會議記錄、請求等多種形式和內容, 是財政局發展過程的記錄。文書檔案在財政局中有重要作用, 需要加強管理以為管理導決策提供數據支持, 同時提高財政局的工作效率和工作水平。
2 文書檔案的重要性
2.1 單位發展歷史的真實記錄
從宏觀層面來看, 財政局檔案的最重要價值是記錄財政局發展歷史, 通過對特定時間和地點發生的事件進行分析, 可以推斷出一定社會時期內財政發展規律和進程, 可以為財政局發展方向進行指導, 對財政局的文化建設有督促作用, 能助力財政局未來的經濟發展。
2.2 單位社會活動的客觀寫照
文書檔案是財政局進行社會實踐和社會活動的產物, 利用這些檔案可以促進財政局的整體建設, 以幫助財政局站在客觀和科學角度進行財政局活動的真實記錄, 并根據記錄進行相關政策的制定, 通過調整社會生產方式來促進社會進步。
2.3 單位業務考查的依據
文書檔案是社會分工是各行業領域業務能力考核的標準, 文書檔案可以利于上級部門對財政局的業務進行核查, 以促進財政局制定良好的發展對策。
3 文書檔案管理的重要意義
3.1 方便信息查詢的便捷
在社會不斷發展過程中, 市場經濟體制也在完善過程中, 財政局在經濟發展過程中的作用越來越重要。財政局在市場中業務的開展主要通過文書檔案進行確定和客觀記錄, 這些記錄可以為財政局信息完善提供支撐, 同時更便于利用, 可以為財政局的信息查詢提供有價值且有效的數據支持。
3.2 法律效力
財政局的文書檔案是有一定法律效力的, 是財政局進行設立、發展、變更和注銷的依據。文書檔案對財政局工作的各個環節進行記錄, 為政府進行定期核查提供了法律依據, 即為核查提供了違規情況的依據, 也為核查提供了維權訴訟的依據。
3.3 優化文化建設
文化建設是財政局建設的核心內容, 而全面客觀的文書檔案可以反映財政局事務發展的進程, 為財政局的文化建設提供精準數據, 為財政局文化建設提供有效保障。
4 文書檔案管理對策
4.1 提高重視
相關數據顯示造成財政局等事業單位文書檔案保管和管理效率低下的主要原因是領導的不重視。單位工作成績突出和順利開展與領導的重視程度密切相關, 文書檔案管理作為財政局重要工作之一也不例外。想要做好文書檔案的管理首先財政局領導要從自身出發, 認識文書檔案管理重要性, 重視文書檔案管理工作, 將文書檔案管理納入到財政局日常工作中來, 使財政局文書檔案管理工作與財政局的服務工作緊密結合, 做好檔案管理的示范和榜樣作用。同時要加強文書檔案管理的宣傳作用, 使財政局的每一位工作人員都意識到文書檔案管理的重要性, 自覺參與到文書檔案管理工作中來, 建立大型檔案管理室。
4.2 落實基本政策
財政局文書檔案管理政策落實是有效管理檔案的保障。首先, 財政局要完善文書檔案管理人員配備, 要根據不同部門的工作性質與工作強度進行工作分配, 以保證足夠數量的工作人員參與文書檔案管理, 并將工作責任進行明確, 按照終身制度進行落實。其次, 要實現公共資源的共享, 財政局檔案科下屬部門比較多, 如果為了文書檔案管理, 每一個部門都配備文書檔案管理相關的辦公設備、用具和信息系統, 那么會造成資源的極大浪費。所以需要進行資源規劃和統籌, 建立完善的辦公資源共享制度, 科學合理配置辦公用品、用具和信息系統, 目的是避免資源浪費。最后, 文書檔案管理系統要及時更新, 以增加文書檔案管理的時效性、安全性。財政局的撥出專項資金引進先進的數字化管理系統, 以替換現有的紙制文書檔案管理系統, 增加文書檔案管理的效率。
4.3 逐步完善制度
合理科學的文書檔案管理制度是檔案管理的核心, 也是檔案管理高效的關鍵。財政局要針對目前文書檔案管理過程中存在的問題進行分析的探討, 找出不合理地方, 并進行整改, 以彌補漏洞和不足。要加強工作人員素質提升的培訓, 使文書檔案管理人員專業能力和綜合素質都能得到有效提升, 以提高文書檔案管理的效率。要加強對文書檔案管理人員的獎懲制度的制定, 并定期對其進行測評, 使財政局文書檔案管理越來越規范和正規。
4.4 加強數字化管理
傳統文書檔案管理都是紙制化居多, 隨著科技和信息技術的發展, 在文書檔案管理上要運用計算機和網絡進行, 以提高管理效率。為了適應時代發展需求, 在進行文書檔案管理時要先將電子類檔案進行集中, 以便于存儲并應用數字化進行應用管理。同時將傳統紙制文書檔案掃描變成電子檔案, 這樣會方便檔案管理過程中的查閱和調檔使用。數字化文書檔案管理也需要專業的人員去管理, 需要提高管理人員的數字化水平, 做好文書檔案的管理工作。
總之, 財政局文書檔案管理是財政局重要工作內容之一, 決定了財政局日常工作效率和服務質量, 需要在信息時代在認識文書檔案管理重要性的基礎上加強文書檔案管理, 在領導重視基礎上制定相關制度, 落實國家政策, 融入數字化管理手段, 以使文書檔案管理更加科學化和信息便利化。
摘要：文書是事業單位檔案一種形式, 是事業單位的信息數據庫, 是事業單位工作開展的基礎。文書檔案記載了事業單位發展歷史, 在社會不同發展時期, 文書檔案記載事業單位的不同數據, 以為管理層進行決策提供數據支持。本文主要在討論財政局的文書檔案管理重要性基礎上總結文書檔案的管理策略, 以為財政局文書檔案管理提供參考。
關鍵詞：財政局,文書檔案,重要性,管理
參考文獻
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