文書工作檔案管理論文范文第1篇
一、醫院文書檔案管理及數字化重要性分析
(一) 醫院文書檔案管理分析。文書工作是行政工作中一項不可或缺的日常工作, 文書工作對檔案的形成質量具有重要的、直接的影響。這一工作最為突出的就是文書和檔案的轉變過程, 文書是檔案的前身, 檔案是文書的歸宿, 就文書檔案而言, 檔案是由文書轉化而來的。醫院的文書檔案管理也是醫院行政工作中一項相對重要的工作, 主要是對醫院管理工作以及運行經營等情況的記錄, 并逐漸地形成檔案, 是醫院整體發展真實可靠的記錄。因此, 醫院文書檔案管理是檔案管理體系中的重要組成部分, 是醫院管理歷程的見證和有效憑據。
(二) 醫院文書檔案數字化管理重要性分析。通過對醫院文書檔案的數字化管理, 對比以往的檔案利用的局限性就有了突破, 能夠有效起到檔案原件保護的作用, 對文書檔案的磨損也能最大化地降低, 讓檔案能更加完善豐富地呈現。同時, 檔案數字化的管理還能夠實現檔案資源的共享, 文書檔案數字化能夠在檔案的容量以及數據接收儲存保管等功能上得到顯著呈現, 有效地滿足用戶對檔案信息資源的需求。
醫院文書檔案管理的數字化能夠有效提升實際工作效率, 對領導做出正確決定也比較有利。以往在對文書檔案的查找過程中, 還要詳細提供文件年度以及名稱等內容才方便于管理人員查找, 有著一定繁瑣性。而在數字化技術下不僅省時省力, 而且既降低了人為因素在文件歸檔中的影響, 又可發揮計算機管理優勢, 真正達到了簡化管理、深化檢索的目的。
二、醫院文書檔案數字化技術利用和優化管理措施
(一) 醫院文書檔案數字化技術利用分析。數字化技術在醫院文書檔案管理中的應用, 主要是通過計算機以及掃描技術和數據庫技術等來實現新型的檔案信息形態。數字化技術管理的方式能夠有效減少檔案原件由于翻閱次數頻繁造成的損壞, 在數字化處理的過程中, 文書檔案的掃描處理是比較重要的。掃描是在平板掃描儀以及文視通等設備下實施的處理, 將文書轉換成電子格式, 在相關的軟件作用下進行數字化的管理。數字化成果工作可通過設備選擇高速兼帶自動送紙器掃描儀, 這一類型的掃描儀能夠對單頁紙張平面掃描, 而頁數比較多的就能夠采用自動送紙器進行掃描, 這樣代替手工操作, 在掃描的效率上進一步提高。
對文書進行掃描之后就是圖像的處理存儲, 需要先進行相應調整才能數據化地處理, 這就需要按照相應標準對圖像的存儲質量都要詳細化, 例如對于彩色的模式圖像就要實施裁邊等處理。如果是對于比較大幅的圖像掃描時也可通過PS軟件進行處理。同時, 要注意保存的格式, 格式要統一化, 在對文件進行命名的時候也要能夠準確, 對文件保存的順序要一致等。
(二) 醫院文書檔案數字化優化管理措施。第一, 實現醫院文書檔案數字化質量的進一步提升, 需要在相關人員的培訓方面進行加強, 數字化檔案管理對檔案管理者就有要求上的提升。檔案管理人員需要將自身的檔案管理水平進一步提升, 在技術更新上要和實際的需求相結合, 從源頭上使醫院檔案管理的質量得到保障。對檔案管理者的培訓要系統化地進行, 可通過講座的形式對數字化檔案管理的標準進行講述, 并發給檔案管理人員相應的視頻教程, 讓管理者能夠及時熟練掌握相應的技術, 為檔案的管理打下基礎。
第二, 醫院文書檔案數字化建設工作的開展需要領導層面的支持, 以及資金上的保障, 這也是加強檔案數字化建設的基礎。醫院的領導對文書檔案的數字化管理要充分重視, 帶動整個醫院對數字化檔案管理的意識提升, 并要能在資金上充分保障, 將所使用的軟硬件設備都準備完善。在專項經費上要充足, 例如對計算機以及掃描儀器和數碼攝像機等設備的購置, 只有這些基礎設備的充足才能保證檔案現代化的進行。
第三, 利用計算機和網絡技術, 通過局域網建立院級檔案管理自動化信息系統, 要求網絡健全、界面清晰, 支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網方式, 為查檔人員隨時提供信息查詢和傳遞, 拓展利用功能, 進一步提高檔案利用水平, 使檔案的利用率明顯提高。通過與醫院辦公自動化系統聯網, 提供部分應用信息的在線檢索和閱檔服務。
三、結語
總而言之, 在醫院改革不斷深化的背景下, 為加強醫院服務水平的進一步提升, 就要充分重視在檔案管理層面的進步, 加強檔案管理的現代化, 將數字化技術在醫院的經營發展過程中得到充分有效地應用。此次主要從醫院文書檔案數字化管理的重要性及措施等重點層面進行了理論分析, 由于受到篇幅限制不能進一步探究, 希望能在此次努力下為醫院檔案管理水平提升起到一定促進作用, 為醫院整體管理水平的提升提供一些有益思路。
摘要：隨著當前全面改革的進一步深化, 醫院領域的各方面改革也如火如荼地進行著。醫藥衛生體制的改革以及醫院服務模式的轉變, 使得醫院文書檔案的數量大幅增加, 如何加強對這些文書檔案的管理至關重要?；诖? 本文主要對醫院文書檔案管理及數字化重要性進行分析, 然后就醫院文書檔案數字化技術利用和優化措施進行詳細分析, 希望能夠通過此次理論研究, 對醫院文書檔案的整體管理水平的提升起到促進作用。
關鍵詞：醫院文書檔案,數字化,成果
參考文獻
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文書工作檔案管理論文范文第2篇
(一) 文書檔案管理制度的缺失。文書檔案管理工作對于每一個辦公室人員來說都是存在的, 但是人員配置確實不是齊全的。目前, 許多企業的文書檔案管理都設在行政辦公室范疇之內。行政工作任務繁雜, 會出現未將檔案及時歸檔, 或者是沒有按照相應的管理標準等等, 這樣情況下的檔案管理, 不利于檔案的綜合利用, 檔案管理容易造成松散局面的出現。專業人員的確實, 在檔案歸檔制度上也及容易形成各種問題。各部門對檔案管理缺乏一個標準, 也容易造成各部門互相推諉等局面的出現。在出現問題時各個部門相互推諉, 不利于管理。其次, 很多企業不重視文書檔案的管理以及檔案管理的制度不完善, 對目前文書檔案管理形成了層層阻礙。
(二) 文書與檔案工作在銜接上存在著問題。文書檔案管理工作, 也就是說文書以及檔案兩者部分組成, 兩者有區分也有聯系, 在大多數企業當中, 文書檔案的管理制度基本上是割裂開來的。當然了, 我們能夠看到這些管理方式的科學性以及實效性。但是, 在企業中的文書工作一般是兼職人員, 對于檔案管理未能形成一個全面系統的考慮。而一旦將兩者工作割裂開來, 讓文書工作以及檔案管理工作形成一道無法跨越的鴻溝。文書只能是文書, 未能在今后的工作中充分發揮檔案的作用, 檔案沒有放在合適的地方只能夠稱之為“文書”。
(三) 缺乏專業的管理人才。在文書檔案的管理過程中, 每個部門都未能配置一個專業的檔案管理人員, 對檔案的編排等都未能形成一個專業化的認知。檔案管理人員專業意識比較薄弱, 對于一般性的文件未能做到及時有效的處理, 特別是一些無編號等文件也是需要專業知識處理的。而專業人員素質的缺失影響了歸檔工作, 從而導致歸檔文件質量不高。而一旦出現從業人員缺乏專業素質, 缺少工作責任心, 未能認真記錄或者是整理相關的檔案文件, 這些便會造成檔案文件的質量問題。這些情況的出現均都會造成檔案文件的利用價值的丟失。所以說, 我們應該及時采取相應的解決措施, 加強企業文書檔案的收集以及歸檔工作, 從而保證檔案管理工作的順利進行。
二、做好文書檔案管理系統實現的措施
(一) 不斷完善檔案管理制度, 提高文書檔案管理水平。文書檔案管理對一個企業的發展有著不可忽視的作用, 所以說, 企業領導應該充分重視文書檔案管理工作, 不斷與時俱進, 完善檔案的管理制度以及相應的硬件設施。將企業文書檔案管理制度有效執行, 不斷促進文書檔案管理工作規范性和制度化, 從而不斷提高文書管理水平。當然了, 要想提高檔案管理工作的管理水平, 不僅僅需要穩定辦公室人員, 配備專業文書從業人員。同時, 每一名員工要從思想上樹立責任意識, 認真做好文件資料的收集以及整理, 有系統、有標準地進行收納整理, 以便以后的查找和利用。
(二) 建立“自動化”管理系統, 實現檔案管理工作的一體化管理。首先, 我們應該將文書以及檔案的工作淡化。將所有的文書都能夠給予相應的編號, 都能夠利用信息技術進行相應的存儲。畢竟, 現在是一個信息化的時代。文書的儲存以及瀏覽等都將變得更加容易、更加規范。而自動化系統的設計時, 需要將前期的文書資料進行整合, 將文書以及檔案的信息都歸入到相應的系統之中, 同時再利用計算機對這些資料進行有效的管理, 從而達到資源共享。同時也能夠實現文書和檔案工作合并, 在這樣自動化的管理模式下, 能夠高效地將兩者的工作聯系起來, 從根本上實現文書處理以及檔案管理的規范化。
(三) 加強檔案管理人員的培訓, 不斷提高從業人員的專業素質。作為一名專業檔案的從業人員, 不僅僅需要具備專業的檔案管理知識, 同時還應該具備較強責任心。除了可以利用業余時間自我提升之外, 企業也應該積極組織相關專業知識的培訓工作, 不斷強化從業人員的專業素質。同時, 也要加強相關兼職檔案人員的知識以及技能培訓工作, 讓他們在自己的工作中掌握應該如何進行文書檔案的管理工作, 從自身做起, 能夠更加了解文書檔案管理的有效性, 同時為接下來專職人員的管理鋪平了道路。在第一次文書檔案錄入中達到專業化, 有效避免了專業文書檔案管理人員二次操作。每一個人深入了解文書檔案的收集以及管理流程, 有效地為檔案的管理工作打下堅實的基礎。而在錄入工作中就存在的問題, 檔案管理的工作人員應及時反饋給各部門, 進行及時地解決, 避免問題的遺留。針對不熟悉的工作人員, 可以定期給予相應的培訓, 從而確保檔案管理工作的順利開展, 這樣能夠有效減少檔案收集后返工情況的出現, 這樣的檔案管理工作更加的高效化。當然了, 文書檔案管理工作的順利開展, 也離不開各部門的支持與配合。
三、總結
文書檔案管理工作是衡量一個企業檔案管理水平的重要標準, 管理水平的高低也直接影響著資料的完整性以及今后的利用率。所以說, 檔案管理工作應該讓每一位工作人員予以重視, 能夠從以及思想層面以及實際行動中去踐行。加強文書檔案的管理工作, 建立健全文書檔案管理工作的標準, 從實際中不斷建立新的標準和規范, 讓企業文書檔案管理能夠更加適合企業實際的發展。不斷提高文書檔案利用率, 為企業的發展提供強有力的后盾。
文書工作檔案管理論文范文第3篇
一、準確全面是文書檔案工作的質量性原則
首先，要有明確的“立檔意識”。在工作中，無論是領導、具體工作人員，頭腦中都要有“檔案”二字，按“文檔一體化”的要求，規范文書管理的每一個環境。要形成這種意識，不但要加強平時的學習和宣傳教育，還要及時掌握工作的進展情況，確保材料的完整收集。
其次，立卷工作關鍵在于“及時”二字，及時收集，及時分類，切忌拖拉積壓，這既方便平時查閱，又利于年終立卷工作的完整性。并且在日常工作中，對個別一時收集不齊的文件材料，要標注清楚，并及時催收，從而保證文件材料的齊全完整。
文書檔案人員要確立質量觀念，嚴把文件材料的質量關。對收集的材料在歸檔之前要進行嚴格的審核，如：原稿是否齊全，文件是否蓋公章，在將檔案資料與科技人員交接時，要清點核對，看檔案是否殘缺或損壞，程度如何，案卷標題與內容是否一政等。特別是檔案中有照片、信封等小物件極易脫落，造成物件丟失，所以要互相交待清楚，以保證檔案資料的完整與齊全。正是從這些細微之處著手，從點滴做起，進行“全過程管理”，才能加強對文檔管理的超前控制，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化。
二、精簡是文書檔案工作的數量性原則
在正式立卷歸檔時應按照活動發生、發展，終結的時序進行，從全局的高度考慮歸檔材料的取舍、主次和詳略。在對文件材料進行清理時，應把現存的各種材料囊括在內，范圍盡可能廣泛，內容盡可能全面，以便從整體把握情況，然后圍繞材料所反映的工作內容進行篩選、歸類，防止該保存的未保存，該剔除的未剔除的現象發生。對那些無利用價值、內容重復的材料，應盡可能篩出去，使歸檔材料更精簡、更實用，既要保證信息的完整性，又要優化歸檔材料。
三、保密是文書檔案工作的安全性原則
不能對涉密文件材料無視其保密性，超范圍提供利用;也不能一成不變地看待檔案的秘密性，無視其保密性的時效，影響和限制正常工作利用。
要做好檔案密級審查和解密工作。在文書立卷時應科學而準確地區分、制定所收集的材料的密級，經過初審、中審、終審三個環節的綜合分析與審查，最終決定文書檔案的保密范圍，以利于檔案利用中不至于泄密。對劃密的檔案根據形勢的變化與發展，及時做好解密工作，及時開放提供利用。
四、檔案借閱工作是文書檔案工作的基本原則
檔案工作人員將檔案資料交給查檔利用者時，要先交待清楚檔案的現狀，要求利用者在閱檔前，要先核對卷單與案卷是否一致。還要求分別查看檔案資料的各卷、各冊、件等是否完整一致，有問題要及時聲明，待雙方無異議時，方可閱檔。對利用的檔案資料，無論利用者當天是否閱完，都要在當日下午四時歸還，并收回到檔案室內。工作人員在利用者歸還檔案資料時，要與查立、閱開始的手續相同，對待工作要嚴肅認真，一絲不茍，對歸還的檔案資料認真清點，如發現有損壞或有遺失等問題，要立刻督促檔案利用者及時清理補好，或依據《檔案法》的規定，追究利用者的相關責任。待檔案工作人員與利用者交換檔案無異議后，方可收入室內，如發現問題，要及時弄清責任，及時解決問題，以保證檔案資料的完整與齊全。對利用者閱檔沒有閱完的檔案資料，需暫時進行封存，不得將檔案停留在利用者手里保存，如要繼續閱檔，再履行手續借閱。
五、為單位提供信息資料保障是文書檔案室工作的目的性原則
要正確處理“管”和“用”的關系。管好是基礎，利用是主題。不管好，就無以用活;不用活，就會影響單位工作效率。所以做好檔案工作，為單位提供信息資料至關重要。
文書工作檔案管理論文范文第4篇
1 文書與檔案工作的關系
文書工作是檔案工作的基礎, 檔案工作是文書工作的延伸和發展。文件是檔案的主要來源, 檔案是由形成文件材料辦理完畢轉化而來的, 文書工作不僅直接影響著文件材料的質量, 也直接關系到檔案工作的質量。任何事件, 通過一定的條件可以互相促進、相互轉化。文書與檔案兩者關系理順了, 可以收到事半功倍的效果, 檔案工作做好了, 會對文書工作產生積極的作用, 促進文書工作的進一步完善和提高。通過檔案工作, 可以發現文書處理工作中存在的不足。如文件材料的質量, 立卷歸檔案是否齊全完整, 分類組卷是否科學、規范等, 從而完善和改進文書處理各項制度和辦法。只有文書和檔案兩項工作有機結合起來, 才能為辦公室各項工作正常運轉提供必要的保證。
2 文書檔案的歸檔管理
公文辦理完畢后, 應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定, 及時將公文形成過程中的正本、定稿、重要稿件和有關材料整理 (立卷) 、歸檔。
2.1 文件材料的歸檔制度
⑴歸檔范圍:根據國家相關文件規定, 凡是反映本單位工作活動, 具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。
⑵歸檔時間:歸檔時間指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間, 辦理完畢的文件一般應在第二年6月底之前向本單位檔案室移交。
⑶歸檔案卷質量總的要求:遵循文件材料的形成規律和特點, 保持文件之間的有機聯系, 區別不同價值, 便于保管和利用。
2.2 文書檔案的整理與鑒定
文書檔案的整理工作, 就是將零亂的和需要進一步條理化的檔案, 進行分類、組織、排列和編目, 使之達到系統有序。
2.2.1 分類方法
文書檔案的分類方法傳統上采用四種聯合分類的形式, 即:年度—組織機構分類法;組織機構—年度分類法;年度—問題分類法;問題—年度分類法。根據各立檔單位的實際情況, 許多單位基本上采用年度—組織機構和年度—問題兩種分類方法。
⑴年度—組織機構分類法。就是先將立檔單位內的文書檔案按年度分開, 然后在每個年度內部組織機構進行分類。
⑵年度—問題分類法。首先將立檔單位的文書檔案按年度分開, 在年度內再按問題分類。
文件經過分類之后, 就要在每一類文件內, 將文件進行系統化的整理, 即進行立卷工作。
2.2.2 案卷排列和案卷目錄的編制
⑴文件經過立卷以后, 還必須進行系統的排列。案卷排列就是根據一定的方法, 確定類內案卷的前后次序和存放的位置, 保持案卷之間的聯系。文書檔案排列的主要方法是:分保管期限—年度—組織機構和保管期限—年度—問題。
⑵案卷目錄的編制。案卷目錄是固定案卷位置, 統計案卷數量, 監督、保護檔案的基本工具, 也是檔案室最基本的檢索工具。根據國家有關規定的要求, 文書檔案案卷目錄一般應區別不同的保管期限, 分年度或混年編制。
2.2.3 檔號的編制
檔號的作用在于有次序地固定檔案的位置, 便于檔案的保管、檢索、統計和利用的需要。在檔案的整理和保管中, 常用的檔號有四種:全宗號、案卷目錄號、案卷號和卷內文件頁號 (件號) 。
2.2.4 檔案的鑒定
檔案的鑒定工作主要是考查檔案的價值, 確定檔案不同的保管期限。按照國家的規定, 文書檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種。
3 文書檔案人員綜合素質對文檔工作的影響
愛崗敬業, 開拓創新, 以一流的素質爭創文檔一流的成績, 文檔工作質量的好壞, 關鍵取決于文檔工作人員的素質。因此作為一名合格的文檔工作者應具備:
3.1 窗口意識
文書檔案是辦公室工作的一部分, 文書工作人員除了擔負文件收發、登記、傳閱、批辦文件歸檔等工作, 還兼任著接待來信查詢等事務性工作, 工作性質和特點決定了我們既要甘于默默無聞、埋頭苦干, 又要謙虛熱情、誠懇待人, 以自己良好的修養氣度, 熱情周到服務態度體現工作的一個側面。
3.2 專業意識
文檔工作是一項專業性很強的工作, 做一名合格的文檔工作者應具備多方面知識和才能, 不但應具備文書、檔案管理及寫作、計算機等方面的知識, 還應根據工作需要, 不斷學習各類知識。
4 總結
總之, 文書檔案是現代化信息高速發展中不可缺少的信息資源, 是各方面管理的重要組成部分, 是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作, 在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用, 只有充分重視此項工作, 采用科學管理的工作方法, 才能順應新時期文書檔案管理發展的需要, 繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值, 指導和服務于管理工作, 實現其工作的特有職能。
摘要：文書檔案管理是一個單位各級黨組織、行政實施領導開展工作的重要依據, 也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現, 是一項繁瑣、嚴密的工作, 檔案材料為今后開展工作奠定了堅實的基礎, 是領導決策的重要依據。在文書檔案已走向網絡化和數字化形勢下, 如何做好文書檔案的管理工作, 使之規范化、程序化、數字化、網絡化, 不斷適應辦公室工作變化的需要, 也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。
關鍵詞：文書檔案,管理,制度
參考文獻
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文書工作檔案管理論文范文第5篇
一、文書檔案管理工作中存在的問題
(一) 文書工作與檔案管理工作存在銜接脫節現象。文書工作與檔案管理工作既密不可分又有著本質的區別, 處理好文書工作與檔案管理工作的一體化的關系是做好文書檔案管理工作的關鍵所在。因此, 在文書檔案管理工作的實際操作中, 實行一種分體式的管理體系, 把文書工作與檔案管理工作統一起來相互配合, 這種體系相對來說是一種科學合理的管理制度, 但是卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作, 使兩者之間出現在某些方面難以有效銜接的現象。究其根源, 在現實的文書檔案管理工作中, 部分文書工作人員缺乏檔案意識, 而檔案專業人員基本不會從事文秘工作, 造成了兩者在銜接過程中存在脫節現象, 從而降低了文書檔案管理工作的質量。
(二) 領導部門對文書檔案管理工作缺乏認識。在部分單位中, 存在有些領導對文書檔案管理工作認識不夠全面, 不夠透徹的現象。他們認為檔案管理就是收集、歸納、保存而已, 只需要檔案工作人員管理好、保存好文書檔案, 以備不時之用即可, 這種錯誤的觀點嚴重阻礙了單位文書檔案管理工作的實施。
(三) 文書檔案管理人員專業素質不高。目前, 相關單位雖然有了穩定的檔案人員, 但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新形勢下開展檔案工作的需要, 能熟悉檔案內容, 進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
二、加強文書檔案管理工作的對策
(一) 規范文書工作與檔案管理工作的銜接。文書工作是檔案管理工作的基礎, 檔案管理水平很大程度上依賴于文書工作水平, 因此, 文書工作人員應增強檔案管理觀念, 規范處理文書資料, 做好文書工作和檔案管理工作的規范銜接, 努力實現文書與檔案工作的一體化, 把好文件材料的質量關, 確保文件格式的規范化與標準化。同時, 文書工作人員也要加深對文書檔案管理工作的認識, 及時有效的收集文書資料并整理立卷和歸檔;記錄時一旦發現資料缺失, 應及時準確的查找回來, 保證資料的完整性和準確性;樹立強烈的檔案意識, 從而提高文書檔案管理的效率, 實現文書工作與檔案管理的無縫銜接。
(二) 加強單位領導對文書檔案管理工作的認知和重視程度。領導重視是做好文書檔案管理工作的基礎, 是提高文書檔案管理水平的前提。對此, 文書檔案管理人員應做好檔案的宣傳匯報工作, 做好檔案相關政策法規的傳達工作, 如《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等法律法規, 讓領導深入地認識到文書檔案的重要性和必要性, 匯報形式應靈活、多樣, 積極主動的爭取單位領導和員工對文書檔案管理工作的重視、理解和支持, 進而加大對檔案管理方面人力、財力、物力的投入, 推動文書檔案管理的規范化、科學化、現代化進程。
(三) 加強人才培訓力度, 提高管理人員的專業素質。文書檔案管理人員的專業素質是做好文書檔案管理工作的關鍵, 也是單位文書檔案管理工作質量的直接影響因素, 因此單位應重視文書檔案管理的隊伍建設。第一, 進一步提高文書檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識。文書檔案管理工作是一項專業性很強的工作, 要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神, 又要有扎實的專業理論知識、科技知識, 尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文書檔案的基本技能。通過各種形式, 宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文書檔案管理工作規定, 使文書檔案管理人員充分認識到搞好文書檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務。第二, 加強制度建設, 建立長效培訓機制。首先, 要建立健全在職教育的長效管理制度, 如檔案部門舉辦的各類專業培訓班。其次, 要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以讓文書檔案管理工作人員產生緊迫感和危機感, 積極主動地參加在職教育, 努力更新知識, 提高業務能力和水平。如將在職教育與文書檔案檔案人員專業技術職稱評定掛鉤, 對不參加檔案專業知識培訓的取消聘用資格, 激勵文書檔案工作人員增強參加在職教育的主動性和積極性。
總之, 文書檔案管理工作在單位各項管理工作中發揮著至關重要的作用, 這就要求單位領導以及各職能部門要充分認識到文書檔案管理工作的重要性, 規范銜接文書工作與檔案管理工作, 實現文書檔案管理的一體化、規范化、現代化, 不斷提升文書檔案資料的實際使用價值, 從而為單位的建設和發展提供更好的服務。
參考文獻
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文書工作檔案管理論文范文第6篇
一、文書檔案管理的意義
(一)文書檔案是政治工作和行政管理活動的重要記錄。
在政府的工作中,文書檔案一般是由上級單位所發的紅頭文件轉化而成,其中也會包括已經完成但具有保存價值的文書資料,它記錄了一個政府單位或社會組織從事的管理活動,如黨群管理、人事管理、財務管理以及工作過程的管理等。隨著社會現代化的發展,在信息時代,文書檔案的管理顯得越發重要,尤其是在國家的機關和事業單位,文書檔案是其工作開展所不可缺少的依據,文書檔案管理在當下各個單位的運行中占據著越來越重要的地位。
(二)文書檔案管理是檔案管理的主要組成部分。
檔案具有連續性的特點,許多后續的檔案建立都要以初始檔案為依據,文書檔案管理也是檔案管理的源頭,因此文書檔案管理工作有著很大的現實意義。做好文書檔案的管理工作,對后續檔案的建立以及單位未來的發展都有著不可替代的價值。
二、文書檔案管理中存在的問題
(一)管理人員的專業素質不高。
文書檔案的管理是一項專業而且較為復雜的工作,這對管理人員專業素質的要求很高,而在實際中,文書檔案管理工作沒有引起相關單位的重視,管理人員的隊伍建設力度不夠,人員專業較低,主要表現在:很多文書檔案管理人員不注重與時俱進,沒有加強自身的學習,其管理思路和方法還停留在傳統方式之上。在信息化的今天,管理人員的專業水平不夠、沒有熟練掌握電腦操作,文書檔案管理工作沒有得到深層的改革和創新。
(二)工作效率較低。
一些單位忽視工作方式和設備的更新,文書檔案管理的方式還較為落后,已經不能適應社會的高速發展。比如,由于種種原因,一些單位沒有配備計算機或是計算機配備的較晚,在信息化的今天,沒有計算機的文書檔案管理工作其效率低下是必然的;另外,一些單位的管理思路還較為落后,不能明確區分文書檔案管理工作的重點,導致做了大量無用的工作,這些因素都是造成文書檔案管理工作效率低下的主要原因。
(三)制度不規范、缺乏科學化管理。
任何工作的開展都需要規范的工作制度,否則很難取得明顯的成果。當前形勢下,一些事業單位和國企的改革力度很大,但大都停留在制度和政策方面的改革,這些制度全是與單位相關的大的制度方面的改革,而關于文書檔案管理工作方面的制度很少得到組織管理者的重視。許多單位的文書檔案管理工作顯得較為盲目和主管,這主要是因為沒有建立起統一規范的管理程序,而且許多已有制度缺乏科學化,導致管理工作的開展較為僵硬,沒有靈活性,這嚴重制約著文書檔案管理水平的進一步提高。
(四)機制改革沒有從大局出發。
國內的文書檔案管理機制在很長時間里沒有得到有效的改革,許多社會組織的文書檔案管理帶有濃重的機關工作色彩,機制的改革不及時或是改革的片面性較強,沒有大局意識。另一方面,許多管理人員將工作的重點放在了文書檔案管理的本質之上,他們將工作的重點放在了文書檔案的建立、收集、整理以及保管之上,而忽視了文書檔案管理的參考價值,建立起的文書檔案管理沒有針對性,信息可用度不高,不能很好地為組織單位的工作提供依據,這是工作機制改革的滯后所造成的。
三、文書檔案管理工作創新的措施
針對文書檔案管理在實際工作中出現的問題,為了真正體現文書檔案管理工作的價值和意義,對文書檔案管理工作進行創新,通過具體措施提高管理水平,對文書檔案管理工作在未來的發展有著重要的意義,下面將對具體措施進行闡述和分析。
(一)提高對文書檔案管理重要性的認識。
意識決定行為,文書檔案管理要改變傳統的管理模式,首先需要從思想上改變組織上下對文書檔案管理的認知,提高管理人員對文書檔案管理重要性的認識。因為只有從思想和意識上進行改變,只有組織管理者和組織上下認識到了文書檔案管理對組織發展的重要性,其才會在實際行動中“有所作為”,組織的文書檔案管理工作才能真正實現創新。簡而言之,文書檔案管理工作的創新,要從提高組織上下尤其是組織管理者的創新意識著手,確保創新方案在思想上的可行性。
(二)強化管理制度,并確保制度的落實。
一是制度的建設需要完善制度體系。在組織內部構建完善的文書檔案管理制度體系,組織管理者要重視領導責任制的建立,從而為檔案管理制度的建立和落實提供可靠的保障。管理者只有改變自身的意識,做好組織上下的思想工作,讓其認識到文書檔案管理工作的意義,才能從根本上確保制度的落實;另外,強化制度建設,新制度的確立要充分結合原有制度,做到從實際出發,保留將原有制度中的精華,去除原有制度中的弊端,以工作經驗為基礎,構建出完善的管理制度體系。二是注重制度的創新。文書檔案管理制度的構建不能完全采用以往工作的經驗和別的組織取得成功所采用的管理模式,而應結合組織自身的實際情況,比如本單位的管理機制、機構設置等因素。在制度的借鑒和引用中,做到揚長補短,全面考慮,注重制度方面的創新,只有在制度方面取得了創新,文書(下轉第55頁)(上接第45頁)檔案管理工作的各方面才會取得創新,制度的創新是文書檔案管理水平得以不斷提高的保障。三是做到制度的及時修改。部分單位沒有意識到管理工作與時俱進的重要性,片面地認為制度建立之初,已經考慮得很全面,組織內部的制度已經很完善,只要照著制度辦事就不會出現問題?，F代社會是一個信息化的社會,一切事物都在發生著變化,文書檔案管理制度也面臨著同樣的狀況。因為外部環境一直在發生著變化,所以,各個單位應定期對現有的制度進行評審,結合外部環境的變化,及時對原有制度進行修改或補充,做到制度的與時俱進,使文書檔案管理的制度始終與當下組織內部的情況相適應,只有這樣,才會真正發揮出制度對管理工作的規范作用。
(三)注重工作效率的提高。
工作效率的提高在于工作機制的優化,優化工作機制需要從以下三個方面做起:首先,加強文書檔案管理的宣傳力度,在宣傳上實行自我營銷。根據組織的總體規劃和階段性目標制定文書檔案管理的思路和計劃,結合重大活動對文書檔案管理的要求,對管理工作提出具體的目標和要求,也為后續檔案的建立奠定前期基礎,只有目標明確,工作效率才會得以提高;其次,文書檔案管理工作需要協調好工作機制,其工作效率的提高離不開相關部門之間的溝通與協調,只有相關部門在思想上達成共識,提高互動性,文書檔案管理工作中的互相指導、互相服務以及互相監督效果才會得以體現;最后,工作效率的提高,還應注重工作經驗的積累,管理人員只有結合工作經驗,才會清楚以往工作中存在的問題和不足,從而在以后的工作中明確方向和重點,最大限度地提高工作效率。
(四)靈活工作,體現檔案的本質價值。
為組織工作的開展和人事調動提供客觀準確的依據是文書檔案管理的基本作用,因此,其管理工作不能過于形式化,應結合組織的實際需求制定管理工作的內容和要求。在符合保密原則的前提下,檔案管理部門應定期對檔案管理工作的成果進行審核,并可以適當向外界進行公布,這樣不僅可以方便用戶的查詢,發揮檔案的本質價值,還可以接受公眾的建議,集思廣益,改變工作中的不足,完善檔案管理工作。
(五)管理工作還應注重技術的創新。
信息化社會里,注重技術的應用對文書檔案管理工作效率的提高有著很大的幫助,計算機網絡技術的應用以及檔案數據的信息化是當下檔案管理工作的主要發展趨勢?，F代化的文書檔案管理工作理念的革新首先需要認識到技術應用對管理工作的意義,網絡技術和信息化系統有著傳統手工方式所無法比擬的優勢,檔案管理工作的革新需要以技術的革新為依托。
四、結束語
總之,文書檔案管理工作是一個組織內部資料管理的主要組成部分,并且對組織各項工作的開展有著重要的現實意義。有從思想上、機制上以及技術上全面創新,并將規范的制度在實際工作中進行落實,文書檔案管理工作才會取得進展,其管理水平才得以大幅度提高,并最終實現文書檔案管理工作的本質價值—服務價值。
摘要：本文闡述了文書檔案管理的意義,探討了文書檔案管理中常見的問題,并針對問題提出了相應的解決措施,希望能夠提高當前文書檔案管理工作的水平。
關鍵詞：文書檔案,管理,創新
參考文獻
[1] 張文華.案管理工作的方法[J].黑龍江檔案,2014(8).