文書檔案立卷歸檔制度范文第1篇
第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。
第七條 各部門專(兼)職文書的職責：
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。
3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。
(三)歸檔范圍〖ht〗
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。
第十四條 信訪工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
(四)平時歸卷
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。
文書檔案立卷歸檔制度范文第2篇
一、立卷歸檔職責
1、學校綜合檔案室負責指導學校各部門的立卷、歸檔工作。
2、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責范圍。確定一名負責人分管此項工作，指定一至二名專(兼)檔案人員，負責本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準確、系統的歸檔保存材料。
3、各單位、各部門對檔案工作應做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
4、凡對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收、評審時，有關單位必須通知并會同檔案部門對應歸檔的文件材料進行審查、驗收、簽署意見。
5、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規定向學校檔案室移交;凡個人在從事教學、科研、黨政管理等活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規定向校綜合檔案室移交，集中管理。
6、由幾個單位合作完成的項目，由主辦單位負責立卷歸檔，其他單位協辦。
7、臨時機構產生的檔案資料，應于該機構撤銷前，由兼職檔案員整理立卷，按規定移交檔案室。
二、立卷歸檔范圍
學校在不同歷史時期的教學、科研、黨政管理及其他各項社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬歸案范圍，文件材料的歸檔范圍分為十大類：
1、黨群類：主要包括黨群部門在工作中形成的文件材料。
2、行政類：主要包括行政職能部門(教學管理、科研、基建、設備、外事、財務等部門除外)在工作中形成的文件材料。
3、教學類：主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。
4、科學研究類：主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料
5、產品生產與科技開發類：主要包括學校自行研制的產品、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。
6、基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。
7、儀器設備類：主要包括儀器設備工作各個環節中形成的文件材料。
8、外事、出版類：外事主要包括外事工作管理和外事活動過程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。
9、財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。
10、人事檔案：主要指通過人事部門(含組織、干部、勞資等其他管理部門)收集的個人經歷、學習經歷、干部任免、黨團材料、工作調動、工資調整、鑒定考核、先進模范審批表等材料。 歸檔的文件材料包括紙質，照(膠)片、光盤、錄像帶、錄音帶、幻燈片、實物等各種載體形式。
三、立卷歸檔時間
1、黨群、行政類文件材料在次年3月底前歸檔。
2、教學活動類文件按學年(綜合管理部分按年度)歸檔，每年9月份前將教學計劃、學生成績總表、學生登記表、學生異動情況表、招生、畢業情況表等文件材料歸檔。招生工作文件材料可根據情況延續到次年的3月底前歸檔。
3、科研、基建項目和專題性、成套性檔案在項目完成或通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。
4、儀器設備檔案在設備安裝后一個月內歸檔。
5、外事檔案在每次活動結束后，把有關文件、資料、音像 載體材料等匯總，整理后于次年六月底前歸檔。
6、出版物檔案在次年三月底前歸檔。
7、財會檔案由原單位保管兩年后歸檔。
8、人事類檔案根據工作需要可隨時歸檔案。
四、立卷歸檔要求
1、歸檔的文件材料一律用鋼筆書寫或是打印的文字。嚴禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙草擬和簽發。用紙要規范，破損要裱糊，對于不合乎要求的檔案，檔案室有權不予接收。
2、實行文件材料部門、課題組立卷制度。各單位由立卷人按文件材料的形成規律，加以系統整理組卷、編排頁號、填寫卷內目錄、擬寫案卷標題等，交本部門專(兼)職檔案人員檢查、裝訂后，向學校綜合檔案室移交歸檔。每一案卷厚度不得超過1cm。
3、歸檔材料中有電子稿的檔案材料，須將電子稿文件存貯到光盤上后與紙質材料一并歸到檔案室。
4、各單位、部門的檔案由本單位、部門兼職檔案員整理立卷，按規定移交綜合檔案室集中統一管理，并辦理交接手續。按檔案移交規定填寫移交清單。
文書檔案立卷歸檔制度范文第3篇
一、總則
第一條
人民法院的各類訴訟文書，是國家重要的專業文書之一，它所形成的訴訟檔案，是人民法院審判活動的真實記錄，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判活動的重要依據和必要條件。根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合人民法院訴訟檔案的特點，制定本辦法。各級人民法院必須嚴格按照本辦法的要求，做好立卷歸檔工作。 第二條
人民法院的訴訟文書，要根據刑事、民事、經濟、行政等案件類別，按、審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結案所形成的法律文書、公文、函電都使用收案時編定的案號。 第三條 各類訴訟文書必須用標準十六開辦公紙，并用毛筆或鋼筆(用墨汁或碳素、藍黑墨水)書寫、簽發。 第四條
人民法院的各類訴訟文書，應按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷。 第五條
人民法院應把訴訟文書立卷歸檔工作列為審判庭崗位責任制內容之一。由承辦書記員負責收集、整理立卷，承辦審判員和庭長負責檢查卷宗質量，并監督承辦書記員按期歸檔。
二、訴訟文書材料的收集
第六條
人民法院在收案后，承辦書記員即開始收集有關本案的各種訴訟文書材料，著手立卷工作，在案件辦結以后，要認真檢查全案的文書材料是否收集齊全，若發現法律文書不完備的，應及時補齊或補救，并去掉與本案無關的材料，再行排列整理。 第七條
入卷的訴訟文書材料，一般只保存一份(有領導人批示的材料除外)，重份的材料一律剔除。本院的判決書、裁定書、調解書可保留三份，裝入卷底袋內備用。 第八條 手續簡單的執行案件的文書材料，可與原審案卷合并立卷歸檔。需長期執行的案件的文書材料，用原審級收案號單獨立執行卷，歸檔后與原審案卷合并保管。受委托代執行案件形成的簡易材料，應移送原審法院保管。 第九條
下列訴訟文書材料可以不歸檔，由承辦單位自行處理： 1.答復來信來訪人到有關單位直訴的; 2.轉交有關單位辦理的;
3.沒有參考價值的信封、轉辦單、工作材料; 4.內容相同的重份申訴材料; 5.法規、條例復制件;
6.一般的法律文書草稿(未定稿); 7.與本案無關的材料。
三、訴訟文書材料的排列
第十條
訴訟文書材料的排列順序，總的要求是按照訴訟程序的客觀進程形成文書時間的自然順序，兼顧文件之間的有機聯系進行排列。 第十一條
刑事一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)案件移送書(收案筆錄);(4)起訴書(自訴狀)正本及附件;(5)送達起訴書筆錄;(6)聘請、指定、委托辯護人材料;(7)自行逮捕決定、逮捕證及對家屬通知書;(8)搜查證、搜查勘驗筆錄及扣押物品清單;(9)查封令、查封物品清單;(10)取保候審、保外就醫決定及保證書;(11)退回補充偵察函及補充偵察材料;(12)撤訴書;(14)調查筆錄或調查取證材料;(14)贓、證物鑒定結論;(15)審問筆錄;(16)被告人坦白交代、揭發問題登記表及查證材料;(17)延長審限的決定、報告及批復;(18)開庭前的通知、傳票、提押票換押票;(19)開庭公告底稿;(20)開庭審判筆錄(公訴詞、辯護詞、證人證詞、被告人陳述詞);(21)判決書、裁定書正本(刑事附帶民事部分的調解書、協議書、裁定書正本);(22)宣判筆錄(委托宣判函及宣判筆錄);(23)判決書、裁定書送達回證;(24)司法建議書;(25)提押票;(26)抗訴書;(27)上訴案件移送書存根;(28)上級人民法院退卷函;(29)上級人民法院判決書、裁定書;(30)執行通知書存根和回執(釋放證回執);(31)贓物、證物移送清單及處理手續材料;(32)備考表;(33)證物袋;(34)卷底。 刑事一審案件正卷中關于死刑、死緩訴訟文書材料的排列順序，在(23)與(24)之間依次排列：
(1)死刑、死緩的復核報告及上訴移送函;(2)最高人民法院或高級人民法院判決書、裁定書或批復;(3)退卷函;(4)執行死刑命令;(5)暫停執行死刑的報告及批復;(6)死刑執行前驗明正身筆錄;(7)執行死刑筆錄;(8)執行死刑布告簽發稿;(9)執行死刑報告;(10)死刑執行前后照片;(11)死刑犯家屬領取骨灰或尸體通知;(12)尸體處理登記表。 上列訴訟文書排列完畢，再繼續排列(24)以后的訴訟文書。 第十二條
刑事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)上(抗)訴案件移送書;(4)原審法院判決書、裁定書;(5)上訴書(抗訴書);(6)答辯狀;(7)聘請、指定、委托辯護人材料;(8)調查筆錄(調查取證材料);(9)撤訴書;(10)審問筆錄;(11)公訴人、辯護人出庭通知書;(12)開庭公告底稿;(13)傳票、提押票;(14)開庭審判筆錄;(15)公訴詞、辯護詞、陳述詞;(16)庭審后的補充調查材料;(17)司法鑒定材料;(18)被告人坦白交代、揭發問題登記表及查證材料;(19)延長審限材料;(20)判決書、裁定書正本;(21)刑事附帶民事部分調解書、協議書、裁定書;(22)宣判筆錄、委托宣判函;(23)判決書、裁定書送達回證;(24)退卷函;(25)執行通知書存根和回執;(26)備考表;(27)證物袋;(28)卷底。 第十三條
刑事二審案件正卷中關于死刑案件材料的排列順序，在(24)后依次排列： (1)執行死刑命令正本;(2)暫停執行死刑的通知、批復;(3)死刑執行報告及死刑執行前后照片;(4)執行通知書存根和回執(釋放回執);(5)備考表;(6)證物袋;(7)卷底。 第十四條
民事一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)起訴書或口訴筆錄;(4)立案(受理)通知書;(5)繳納訴訟費或免費手續;(6)應訴通知書回執;(7)答辯狀及附件;(8)原、被告訴訟代理人、法定代表人委托授權書、鑒定委托書及法定代表人身份證明;(9)原、被告舉證材料;(10)詢問、調查取證材料;(11)調解筆錄及調解材料;(12)開庭通知、傳票及開庭公告底稿;(13)開庭審判筆錄;(14)判決書、調解書、裁定書正本;(15)宣判筆錄;(16)判決書、調解書、裁定書、送達回證;(17)上訴案件移送函存根;(18)上級法院退卷函;(19)上級法院判決書、調解書、裁定書正本;(20)證物處理手續;(21)執行手續材料;(22)備考表;(23)證物袋;(24)卷底。 第十五條
民事二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)上訴案件移送書;(4)原審法院判決書、調解書、裁定書;(5)繳納訴訟費或免費手續;(6)上訴書正本;(7)答辯狀;(8)詢問、調查筆錄或調查取證材料;(9)調解筆錄及調解材料;(10)撤訴書;(11)開庭通知、傳票;(12)辯護委托書及辯護詞;(13)開庭審判筆錄;(14)判決書、調解書、裁定書正本;(15)司法建議書;(16)宣判筆錄委托宣判函;(17)送達回證;(18)退卷函存根;(19)備考表;(20)證物袋;(21)卷底。 第十六條
經濟一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面：(2)卷內目錄;(3)立案審批表;(4)起訴書及附件;(5)受理案件通知書;(6)繳納訴訟費通知及預收收據;(7)送達起訴書回執;(8)答辯狀及附件;(9)原告、被告、第三人法定代表人身份證明及授權委托書;(10)原告、被告舉證材料;(11)訴訟保全或先行給付申請及本院裁定;(12)訴訟保全或先行給付的執行記錄;(13)詢問、調查筆錄及調查取證材料;(14)調解筆錄及調解材料;(15)撤訴書;(16)鑒定委托書及鑒定書;(17)開庭通知、傳票、開庭公告底稿;(18)開庭審判筆錄;(19)判決書、調解書、裁定書正本;(20)宣判筆錄;(21)訴訟費收據;(22)上訴案件移送書存根;(23)送達回證;(24)上級法院退卷函;(25)上級法院判決書、調解書、裁定書;(26)證物處理手續材料;(27)司法建議書;(28)備考表;(29)證物袋;(30)卷底。 第十七條
經濟二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序： (1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)上訴案件移送書;(4)原審法院判決書、裁定書;(5)上訴書及附件;(6)繳納訴訟費通知及預收收據;(7)答辯狀及附件;(8)訴訟代理人和法定代表人的身份證明及授權委托書;(9)上訴人、被上訴人舉證材料;(10)詢問、調查筆錄或調查取證材料;(11)調解筆錄及調解材料;(12)撤訴書;(13)開庭通知、傳票等;(14)開庭公告;(15)開庭宣判筆錄及辯護材料;(16)判決書、調解書、裁定書正本;(17)宣判筆錄;(18)送達回證;(19)訴訟費收據;(20)司法建議書;(21)退卷函存根;(22)證物處理手續;(23)備考表;(24)證物袋;(25)卷底。 第十八條
行政一審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)起訴書、口訴筆錄及附件(行政處罰及處理材料);(4)受理案件通知書;(5)繳納訴訟費通知及預收收據;(6)應訴通知書回執;(7)答辯狀及附件(8)法定代表人及訴訟代理人的身份證明及授權委托書;(9)詢問、調查筆錄及調查取證材料;(10)開庭通知、傳票、公告底稿;(11)停止行政機關具體行政行為繼續執行的法律文書;(12)開庭審判筆錄;(13)代理詞、辯護詞;(14)撤訴書;(15)判決書、裁定書正本;(16)宣判筆錄;(17)送達回證;(18)訴訟費收據;(19)上訴或復核案件移送書;(20)上級法院退卷函;(21)上級法院的判決書、裁定書或批復;(22)證物處理手續;(23)備考表;(24)證物袋;(25)卷底。 第十九條
行政二審案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)原審法院案件復核或上訴移送書;(4)原審判決書、裁定書;(5)上訴狀或申請復核書;(6)繳納訴訟費通知及預收收據;(7)上訴狀副本或申請復核送達回證;(8)答辯狀;(9)法定代表人、代理人身份證明及授權委托書;(10)詢問、調查筆錄及取證材料;(11)鑒定委托書及鑒定報告;(12)開庭通知、傳票、公告;(13)開庭審判筆錄;(14)代理詞、辯護詞;(15)撤訴書;(16)判決書、裁定書、復核批復正本;(17)宣判筆錄;(18)送達回證;(19)訴訟費收據;(20)退卷函存根;(21)司法建議書;(22)備考表;(23)證物袋;(24)卷底。 第二十條
再審、申訴案件正卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)立案審批表或提起再審決定書;(4)申訴書;(5)原審判決書、裁定書;(6)提審、詢問當事人筆錄;(7)提押票、傳票;(8)調查筆錄或調查取證材料;(9)判決書、裁定書、批復正本;(10)宣判筆錄;(11)送達回證;(12)退卷函存根;(13)備考表;(14)證物袋;(15)卷底。 第二十一條
各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序：
(1)卷宗封面;(2)卷內目錄;(3)閱卷筆錄;(4)案件承辦人的審查報告;(5)承辦人與有關部門內部交換意見的材料或筆錄;(6)有關本案的內部請示及批復;(7)合議庭評議案件筆錄;(8)審判庭研究、匯報案件記錄;(9)審判委員會討論記錄;(10)案情綜合報告原、正本;(11)判決書、裁定書原本;(12)審判監督表或發回重審意見書;(13)其他不宜對外公開的材料;(14)備考表;(15)卷底。 第二十二條
第十一條至第二十一條中的未盡項目，各級人民法院可以根據實際情況，按照形成文書材料的時間順序排列。復核案件、減刑假釋案件、執行案件的訴訟文書材料的排列，可參照所屬該類案件
一、二審材料的排列順序辦理。
四、訴訟文書材料的立卷編目
第二十三條
訴訟文書材料經過系統排列后，要逐頁編號。頁號一律用阿拉伯數字編寫在有文字正面的右上角，背面的左上角。卷宗封面、卷內目錄、備考表、證物袋、卷底不編號。 第二十四條
卷內目錄應按訴訟文書材料排列順序逐件填寫。一份訴訟文書材料編一個順序號。 第二十五條
卷宗封面、卷內目錄要用毛筆或鋼筆按規定項目逐項填寫齊全。字跡要工整、規范、清晰。結案日期填寫宣判日期。
五、卷宗裝訂
第二十六條
卷宗裝訂前，要對訴訟文書材料進行全面檢查，材料不完整的要補齊，破損或褪色的要修補、復制。訂口過窄或有字跡的要粘貼襯紙。紙張過大的材料要修剪折疊。加邊、加襯、折疊均以十六開辦公紙為準。對于字跡難以辨認的材料，應附上抄件。外文及少數民族文字材料應附上漢語譯文。需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙，郵票不得取掉。文書材料上的金屬物必須剔除干凈。 第二十七條
每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的，應按順序分冊裝訂。 第二十八條
卷宗必須用線繩三孔一線裝訂。長度以160毫米左右為宜。并在卷底裝訂線結扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。
六、訴訟卷宗歸檔
第二十九條 案件結案后3個月內由審判庭內勤或承辦書記員編寫歸檔清冊向檔案管理部門移交歸檔。接收人要逐卷檢查驗收。卷宗質量不符合本辦法要求的，應退回立卷單位重新整理。 第三十條
隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案材料，應按《人民法院聲像檔案管理辦法》的規定辦理。 第三十一條
凡能附卷保存的證物均應裝訂入卷。無法裝訂的可裝入證物袋，并標明證物名稱、數量、特征、來源。不便附卷的證物應拍照片附卷。 第三十二條
已經歸檔的卷宗不得從卷內抽取材料，確需增添訴訟文書材料的，應征得檔案管理人員同意后，按立卷要求辦理。
七、附則
第三十三條
文書檔案立卷歸檔制度范文第4篇
一、嚴格歸檔范圍，對反映機關工作活動，具有查考利用價值的文件應歸檔。
二、對歸檔范圍內的文件材料要以文書、科技、會計、聲像、人事、實物檔案的不同類別分類歸檔。
三、建立健全卷宗，以積累儲存本機關、案卷的立卷說明、分類方案、鑒定機關、銷毀清冊、檢查記錄、卷宗介紹材料。
四、文書檔案在次年二季度前將歸檔材料接受完畢。稅務征管檔案由各所負責整理、立卷、編出案卷目錄，于次年三月底前移交檔案室歸檔;科技檔案由檔案員對工程及設備資料進行收集、整理、歸檔;聲像檔案由攝影者負責收集、整理裝冊，次年二月交檔案室歸檔;榮譽檔案由各部門在獲市以上表彰時，將所獲獎品攝影后，放榮譽室陳列。
五、歸檔的文件材料必須內容真實、資料齊全、字跡工整、用碳素墨水書寫或打印，裝訂美觀符合標準。
六、各類檔案歸檔時，由歸檔部門編制移交目錄，與檔案部門共同清點、簽字、辦理移交手續。
七、對本機關工作活動中，直接形成的各種門類和載體的檔案，按《機關材料歸檔和不歸檔的范圍》和其他檔案管理辦法的有關規定執行。
文書檔案立卷歸檔制度范文第5篇
一、公文處理與檔案立卷歸檔的基本關系
公文是管理黨務、處理政務、完成事務的一個重要工具, 公文處理工作就是通過互相銜接的一系列程序和手續, 完成對公文的擬制、處理和管理的系統活動, 就是說公文處理是完成公文處置和管理的過程。公文是檔案材料的重要來源, 立卷歸檔工作就是將經過處理的公文進行分類收集整理, 然后形成醫院的檔案。立卷歸檔是醫院文秘工作的最后環節, 同時也是檔案管理工作的前提和基礎性工作, 公文處理的質量直接影響著檔案管理工作的質量, 由此可見, 公文處理過程是檔案立卷歸檔的基礎性工作。換言之, 立卷歸檔工作依賴于公文處理工作, 反過來, 公文處理工作也在一定程度也依賴于立卷歸檔工作。上級來文和醫院內部行文的處理往往涉及處理完畢的檔案原始材料, 因此, 檔案立卷歸檔工作要依賴于已經將事務處理完畢的公文材料, 對它們必須進行分類歸檔, 便于日后單位工作人員進行檢索和查閱, 以更好地服務于機要文秘工作。
二、公文處理與檔案立卷歸檔銜接中存在的問題
雖然醫院公文處理和檔案立卷管理工作均由辦公室工作人員完成, 但兩項工作實行分塊管理制, 這種運作模式拉開了公文處理與檔案立卷管理工作的距離, 由于文秘人員檔案意識淡薄, 檔案人員也很少考慮公文處理工作, 導致公文處理與檔案立卷歸檔在銜接過程中出現了如下問題:
(一) 收文處理欠科室, 導致檔案歸檔資料不全面。公文來源于本院的行政行文和上級來文, 在實際工作中, 本院的行政行文均有固定文號, 且是連續的, 每年檔案工作人員只要根據文號來進行匯總立卷歸檔即可將本單位的行政行文高質量地完成。而上級來文通過信件、發郵件等方式接收, 往往會出現收文拆封后不登記、郵件里的附件打印不齊全等情況, 且收文需要經過公文處理程序才轉化為檔案, 承辦文件事務的科室在辦理公文事務過程中, 把對原文件的說明、解釋和證實作用的附件 (如轉發文件、表冊等) 按要求上報相關部門后遺留在科室, 未能一并將公文原件歸還文秘處理人員整理存檔, 導致整理原始材料歸檔時往往有正件、無附件。此外, 由于機要文秘人員工作上的疏忽、拖拉, 收集檔案原始材料意識淡薄, 在文件材料處理過程中經常會出現流入辦理文件的科室, 事后卻又不進行追蹤收回文件材料, 導致醫院在某一時期的相關歷史素材不能得于歸檔甚至丟失。這些問題的存在, 直接影響著歸檔公文的系統性、完整性。
(二) 文秘人員責任心不強, 歸檔材料價值不高。在檔案的管理過程中, 由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱, 往往僅重視于紅頭文件、有編號的文件材料歸檔管理, 忽略無編號或一般性的文件資料, 特別是有關部門的重要通知, 往往不作為歸檔文件材料來進行公文處理, 這間接影響了文件材料的歸檔工作, 致使存入綜合檔案室的檔案材料可利用價值不高, 再加上檔案工作人員的責任心不強, 在進行公文材料與立卷工作銜接時, 沒有認真記錄與整理相關的檔案文件, 立卷歸檔工作一般是在次年年初進行, 造成檔案文件材料來源的真實性難于鑒別, 文件材料的原件與復印件不能區分等等, 這些細節均會影響檔案歸檔材料的價值, 導致文件材料的利用價值喪失或降低, 法律依據性不強。
三、如何做好公文處理與檔案管理的銜接
既然公文處理與立卷歸檔之間存在著相互依賴的密切關系, 在日常公文處理和立卷歸檔工作中, 文秘工作人員應結合檔案管理工作要求, 隨時為公文資料的立卷歸檔做好前續的準備。
(一) 實現公文處理規范化和科學化。立卷歸檔前的上級來文處理及院內行文處理包括多重環節, 從日常檔案管理工作來看, 公文處理的每一個環節都與立卷歸檔工作有關, 因此必須對公文處理程序規范化, 制定單位公文處理的制度, 各個環節應做到準確、力求當日事務當日處理完畢, 同時對公文全程跟蹤。公文接收人必須簽字接收, 文秘工作人員要設立文件處理的臺賬, 登記來文的具體信息并及時更新, 包括文件的處理狀態, 隨時掌握文件的去向, 避免文件漏傳、橫傳等現象, 文件事務處理完畢后及時退還并與未處理完畢的公文分開存放, 同時做好文件資料收集、分類等前期歸檔管理工作;對需要歸檔卻不符合歸檔要求的公文資料 (特別是涉及人事變更等重要原始憑證) 要盡力采取措施進行補救, 在符合檔案工作原則的前提下, 采取尋找公文經辦當事人, 到有關部門進行核實、補辦手續等辦法, 給予必要的說明和補充, 并對經糾正、補充的公文視其實際價值, 進行保管期限的調整, 以維護歸檔文件的系統性和完整性。
(二) 提高醫院文秘工作人員檔案管理意識。組織醫院文秘人員參加公文處理和檔案業務學習, 提高醫院文秘人員的專業技術水平。不論是文秘工作人員還是檔案工作人員, 在崗位職責中明確, 都必須認真學習領會好公文處理和檔案管理的要素, 尤其是《國家行政機關公文處理辦法》《國家行政機關公文處理格式》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規, 對機關事業單位的公文處理及公文資料歸檔都作了明確規定, 都應該認真學習, 熟練掌握, 在精通的基礎上認真執行。
(三) 公文處理與檔案管理銜接的全過程管理。日常工作中, 公文處理映射出檔案管理的每個環節, 檔案管理是公文處理的歸宿, 因此加強公文處理過程 (如簽收、承辦、辦結等過程) 等管理工作, 所有這些細節的處理都與后續的立卷歸檔工作有關:公文處理過程等工作記錄反映了檔案立卷工作的原始和主要信息, 是檔案歸檔工作的素材來源, 相關的文件原件, 包含擬辦意見和領導批示、承辦科室簽名等內容的公文處理單, 醫院內部行文審批單等材料都是立卷歸檔的原始素材, 表明處理結果的附表、文字說明等亦是檔案立卷歸檔的對象之一。因此, 在公文處理過程中牢記并把握立卷歸檔的要求, 嚴格遵循公文和檔案管理的法規規定, 實施全過程的科學、高效管理, 認真做好各個環節的工作, 即對公文處理進行全過程監管, 為以后的立卷歸檔打下扎實基礎, 保證檔案管理工作的順利進行。
摘要：在檔案管理工作中, 檔案資料主要來源于公文, 公文處理工作是一個很重要的工作過程, 亦是檔案管理的前提和基礎性工作, 本文結合工作實際, 剖析了醫院公文處理和檔案立卷歸檔之間的關系、銜接中存在的問題和如何做好兩者的銜接, 為日后醫療單位的公文處理與檔案立卷歸檔工作提供有效的參考經驗。
關鍵詞：公文處理,檔案,立卷歸檔銜接
參考文獻
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文書檔案立卷歸檔制度范文第6篇
1. 信息化文書檔案管理的優勢
首先,可以顯著的提升辦公效率。在現代化的發展過程中, 計算機可以在短時間內對信息進行處理,傳統的處理方式都是依靠人工,所以難以避免的會造成在資料收集中出現不完整的現象。有時還會因為字跡的書寫不夠規范而出現失誤。但是應用信息化管理后,整個資料收集的程序更加簡便了,無論是在收集還是在查閱的過程中都有效的降低了問題的發生。其次, 計算機系統能夠實現文件與文字信息的共享,這在手工操作中是無法實現的。過去文件等信息都閑置在文件柜中,長此以往就會造成資金以及資源的大量浪費,還不利于文件信息的查找, 但是在采用計算機技術進行文書檔案的管理后,這一狀況具有明顯的改觀,所有的信息都按照不同的要求進行了分門別類的管理,在計算機技術得到不斷發展后,同時還實現了檔案信息以及載體的相互分離,信息之間的相互聯系進一步提升了工作效率。第三,電子檔案與傳統的紙質檔案相比較,最突出的特點就是使用壽命較長,而紙質檔案主要取決于紙張的耐久性, 在某些條件下就會造成無法估量的影響。但是電子檔案就不會出現類似的問題,隨著信息技術的不斷變化以及發展,更新更便捷的文件存儲設備出現在人們的視野中,這些載體的運用恰恰解決了在短時間內無法收集大量數據的問題。最后,在文件傳遞的問題上也具有明顯的特征,這在日常辦公中具有突出的體現。過去在辦公的過程中,經常會出現文件丟失的情況,因為傳統的文件傳輸都是需要郵政系統才能實現的,但是電子文件就不同了,其主要依靠的是網絡系統,無論身在何處,只要具備網絡這一條件,就能隨時隨地將文件傳輸出去,大大縮短了辦公時間。
2. 文書檔案在信息化管理中存在的問題
首先,在文件保密工作中受到一定的限制。電子文件中的內容具有一個特殊的特點,那就是容易出現變化,不具有固定的方式而言,這一特點就造成文件在保密工作中具有一定的劣勢。所以會被隨意的修改,在修改后還會不留痕跡,即使當前已經具備了一些技術能夠對偽造文件進行檢測,但是其變化的可能性依然要高出很多。要想重新恢復原貌又是難上加難,在這種情況下,由于電子文件不同于紙質文件可以從字跡上進行辨別,所以這對電子檔案的安全性來說將是極大的考驗與挑戰。
其次,在文書檔案管理的過程中,對于檔案管理人員的要求也變得更高了。信息化的檔案管理基本上都需要應用到計算機軟件及其相關手段的,但是現有的檔案管理者大多都只是簡單的掌握傳統紙質檔案的管理手段與方法等,而電子檔案的管理很少有管理人員能夠勝任。在這種情況下,這就需要對文書檔案管理者提出更高的要求,在我國當前的文書歸檔管理過程中,需要更多復合型的人才,在未來一段時間的發展中,這是主要的工作任務之一。
3. 建議與對策
加強對文書檔案的信息化管理,可以說還是優勢比較多, 針對其弊端,筆者認為應該從以下幾個方面加以改進。在實際的工作中,首先應該在信息化的系統內外建立起隔離措施,起到對電子檔案的保護作用。主要的保護措施主要由幾個部分構成。一部分是路由器,路由器可以將被屏蔽的IP地質以及服務過濾掉,這樣就對信息化網絡起到了一定的保護作用,能夠有選擇性的接入一些安全地址。另外一方面是對防火墻進行保護, 這種隔離手段也是十分有效的。通常情況下,防火墻都具備相應的認證機制,防火墻的類型雖然不同,但是一般都具備五種功能,能夠將網絡數據進行過濾,能夠對網絡的訪問行為進行管理,能夠將部分禁止的業務進行封堵,同時還能將防火墻中出現的信息以及活動記錄下來,對攻擊網絡的現象進行檢測, 如果在情況危急的時刻,還能予以警報。
此外,許多檔案部門缺乏現代高技術人才,其中檔案信息處理復合型人才奇缺,大部分檔案人員信息技術水平偏低,盡管單位引進了現代化設備,但不能充分發揮作用,根本談不上實現檔案管理信息化。提高檔案人員的綜合素質一是從硬件建設和投入上下功夫,不斷改善硬環境,提高檔案人員業務技能。 事實證明,只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上,檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主, 培訓為輔”模式,逐步形成終身教育機制,保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑,要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制,把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、 區域間系統合作的力度,通過交流,多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗,運用網絡、現代通訊等高科技手段,不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
結語
綜上所述,文書檔案歸檔管理正在朝著現代化的方向發展, 但是在這一發展的過程中難以避免的會產生這樣或那樣的問題, 這就需要人們在檔案管理的過程中進一步強化檔案管理的信息化發展,希望通過本文的論述能夠引起相關文書檔案管理者的重視。
摘要：隨著信息時代的發展,文書檔案正在朝著信息化的方向發展,這一管理方式與傳統的檔案管理相比具有較為明顯的優勢,因此,本文重點對文書檔案的歸檔問題進行有效的管理,希望通過本文的論述能夠為今后的文書檔案管理工作提供必要的思考。
關鍵詞：信息化,檔案管理,問題
參考文獻
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