文書檔案管理辦法范文第1篇
摘 要：文書檔案管理工作是醫院工作的整體記錄，涉及的范圍十分廣泛，不同的檔案要求也并不相同，面對如此巨大的文件工作內容，創新管理模式是提高管理工作效率的重要途徑。本文將對傳染病醫院文書檔案管理工作創新進行研討。
關鍵詞：傳染病醫院;文書檔案管理工作;創新
根據醫院文書管理工作的特點，想要對目前的醫院文書檔案管理工作進行創新，不僅要對文書檔案方面的意識和制度進行改革，還要在管理方面進行創新。
一、文書檔案管理工作對于傳染病醫院的重要性
文書管理包括醫院的整體發展計劃、診療記錄、協議和各項基礎項目等等，覆蓋范圍十分廣泛，涵蓋面比較大，因此醫院的文書管理工作在醫院發展中占據重要地位。與普通醫院不同，傳染病醫院對于文書檔案管理工作應該更加重視，傳染病通常伴隨著傳播速度大、影響范圍廣、感染人數較多等特點，文書檔案管理的數據記錄可以更好幫助醫療人員對傳染病病毒進行全面研究。提高文書檔案管理工作的效率已經是醫院文書管理工作發展的必然趨勢。
二、傳染病醫院文書檔案管理工作的現狀及特點
目前的傳染病醫院文書檔案管理工作仍然存在著很多問題。
第一，傳染病醫院文書管理工作的管理制度不健全。沒有健全的管理制度就不能明確工作人員的崗位職能，限制了管理部門的發展，降低了管理部門的工作效率。
第二，醫院對于文書檔案管理工作不重視。文書管理工作秩序混亂、效率低下的情況與醫院對于管理工作不重視有很大的關系，由于醫院自身對于管理工作并不重視，管理部門的工作人員也產生了懈怠心理。這種情況導致在文書管理和檔案管理的協調方面也產生了一系列問題，很大程度降低了文書檔案管理工作的完成度。醫院在人員配置方面也存在一定問題，對于管理部門工作人員的選擇并沒有進行嚴格篩選，很多管理部門的工作人員工作能力較低，并不是管理專業出身，沒有相應的技能水平，在面對問題時不能做出準確的判斷，影響工作的完成進度，堆積了工作量，使得工作沒有按時完成，所以對工作的質量也是難以保證。
第三，我國的科技發展水平迅速提高，但是很多醫院仍然延續著傳統的管理方式，沒有及時進行創新，導致管理部門在工作中遇到很多問題，工作效率也無法得到提升，影響了工作秩序。
醫院的文書管理工作具有專業性和綜合性的特點，由于醫院文書管理工作一般記錄的都是醫療工作的相關，這就導致醫院的文書管理工作具有一定的專業性，傳染病醫院更是如此，傳染病醫院往往會與各種新型病毒接觸，因此文書檔案的管理工作更加重要。管理人員一定要保證文書管理的保密性，確保普通工作人員不能接觸到相關資料，對文書檔案進行科學規范的管理，保證文書檔案的秩序性，方便管理人員查找。除了病人的相關資料的整理，醫院的文書管理工作還涉及人事記錄、科研記錄、黨務記錄等等，這些記錄體現了醫院文書管理工作的綜合性。對于這類資料，管理部門的工作人員要定期進行整理、消毒，保證醫院事務的時效性和工作的連續性。
三、傳染病醫院文書檔案管理工作中存在的問題
1.重視程度不足
當前，很多醫院在管理工作開展中，其高層領導與管理人員十分不注重文書檔案管理工作開展的重要性，而且很多管理人員與領導也十分認同文書檔案管理不會對醫院產生直接經濟效益的觀念，所以這就導致在各項工作開展中，往往會忽視其管理方面的資金投入，導致醫院在進行文書檔案管理時，存有管理機制不健全、設備應用較為老舊，且管理技術與當前醫院運行不匹配等問題的出現。并且，隨著當前我國整體經濟市場發展速度的不斷加快，市場經濟體制下也會使得醫院在運行發展中會出現競爭激烈的情況。對此，在基本管理工作開展上，如果傳染病醫院的領導與管理人員只能夠注重經濟發展與基礎建設的內容，從而忽視了對文書檔案管理的重要性，必然就會導致在各項經濟運行活動中，由于忽視文書檔案管理工作開展的重要意義，進而就會使傳染病醫院在后續發展的過程中，出現基本檔案資料不齊全，且資料應用內容不精準的現象，這就會降低傳染病醫院的醫療服務質量，而這也會影響到醫院的長久運行目標。
2.制度建設不完善
由于傳染病醫院在文書檔案管理工作開展中，并沒有實現對各項制度的有效完善，這就會導致在文書檔案管理工作開展時，管理人員往往無法依據規章制度來實現基本工作的落實，這也是當前傳染病醫院文書檔案管理工作開展中所存在的主要問題之一。對此，對于傳染病醫院而言，必須要保證在基本工作開展中，實現以協調制度應用為主來滿足各項工作的落實。畢竟，文書檔案管理工作所涉及的內容十分廣泛，而且在各項管理工作開展上，其整體要求內容十分嚴苛，因此如果無法確保以協調機制為主來實現滿足各項工作的運轉，必然就會出現醫院各部門無法積極配合文書檔案管理部門工作的開展的問題?；诖?，在基本工作落實上，就需要通過加強溝通機制的建設與應用來實現滿足協調工作的有效落實，這樣才能有效提高文書檔案管理部門的工作質量與效率。但是，大部分傳染病醫院其實缺乏此方面的管理制度，并且各部門也不能夠有效配合文書檔案管理部門的工作，這就會導致文書檔案管理部門都存有整體工作效率與質量下降的問題。此外，很多傳染病醫院自身并沒有設立相應的部門或科室，而是由其他部門進行相關職務的代替，這也會導致其工作形式十分落后，且各項設備以及管理方式都無法匹配現行運轉的需求，這也制約了傳染病醫院的進一步發展，從而無法發揮檔案資料管理工作開展的意義與價值。
3.信息化建設滯后
隨著信息時代的到來，信息技術的進一步升級與應用使得各行各業在發展的過程中，都能夠實現以信息技術為主來滿足對自身建設與發展工作的落實。對于傳染病醫院而言，也必須要依據時代發展的進程來實現對現代化技術的有效應用，這樣才能有效提高自身的醫療水平以及服務質量，進而才能保證在后續運轉的發展過程中，實現滿足各項職能的有效落實。因此，對于傳染病醫院，不僅要實現利用信息技術來提高自身的醫療服務質量，還要保證利用信息技術來提升各項管理工作的落實方式。對此，針對文書檔案管理工作的開展，為有效提高其各項管理工作的水平，必須要實現滿足信息化技術的有效應用，這樣才能對管理技術進行升級。但是，當前很多傳染病醫院并沒有實現對信息技術建設工作的全面落實，而是只將信息技術與醫院的醫療服務質量工作內容進行融合，這種缺乏了信息化建設的檔案管理機制，必然就會存在著信息化建設滯后且無法有效實現信息化升級的問題，而這就會制約醫院的發展進程。此外，部分醫院雖然已經實現了信息化建設，并將其技術應用在文書檔案管理工作中，但是由于管理人員自身并不是復合型人才，所以無法實現對信息技術的有效應用，這也會導致在文書檔案管理工作開展中，缺乏了實踐應用的實際效果。
4.檔案利用率低
傳染病醫院在發展的過程中，文書檔案管理工作的開展能夠有效實現對其后續運行做好保障工作。但是，在實際運行的過程中，傳染病醫院的文書檔案管理工作卻遺留了很多歷史問題。
比如，在漫長的發展過程中，很多管理人員自身并沒有實現對文書檔案資料內容的有效收集與整理，這就會導致在實際應用時，往往會缺乏相關的信息內容，進而就會導致醫院在后續運行與發展上，無法通過前期資料的應用來滿足后期建設。而且，在實踐過程中，很多傳染病醫院的文書檔案管理部門，自身并沒有實現滿足對檔案管理工作內容的全面認知，這時就會出現文書檔案管理工作不規范，且信息應用不完整的現象，這也會給傳染病醫院各部門工作的運轉帶來影響。
對此，這種檔案管理工作效率低，且無法實現對檔案內容有效應用的管理模式，必然就會影響到傳染病醫院的長期發展。除此以外，當前傳染病醫院在文書檔案管理績效考核工作開展上，也存有考核標準內容不完善，且指標應用不正確的現象，這也會使相關工作人員自身缺乏責任感，從而也會影響到各項工作開展的實際效率，并且也無法實現通過工作人員的創新來優化現有工作模式。
5.管理人員素質差
當前很多傳染病醫院在文書檔案管理工作開展中，并沒有實現對其專業人員的有效招聘，這就會導致很多工作內容往往會通過對即將退休人員的調用來實現對科室的組建，這時就會出現管理隊伍素質不高，且自身專業技能不匹配的問題，這也會導致文書檔案管理工作的開展效率與質量無法得到有效提升。與此同時，很多醫院在進行建設發展的過程中，由于認為該項工作不能為醫院帶來直接性的經濟效益，因此在基本工作落實上，普遍也會將各項投資資金應用在其他部門當中，這種沒有專業人員實現對各項工作運行的團隊組建模式，以及設備資金應用跟不上時代發展進程的問題，都會制約各項工作運轉的實際效果，并且也會影響文書檔案管理隊伍的組建質量。對此，這種整體素質不足，且各項基本工作無法落實到位的管理模式，必然就會影響到傳染病醫院的正常發展，同時也無法通過創新工作的落實來實現對現有問題的優化與解決。
四、傳染病醫院文書檔案管理工作的創新途徑
1.轉變文書檔案管理工作理念，引起醫院重視
目前，管理工作存在諸多問題的主要原因之一是部分單位還沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，醫院領導及日常管理人員思想觀念的轉變會對管理工作的執行和發展有重大幫助，為文書檔案管理工作提供相應的支持。管理部門的工作人員可以對自己的工作內容進行總結和調整，在領導進行工作視察或年度總結時可以將管理工作為醫院帶來的有利因素進行分析匯報，加強醫院領導對于管理工作的認識，提高醫院領導對于文書檔案管理工作的重視程度。
促進醫院領導在文書檔案工作的管理形式上進行創新，當前信息技術快速發展，醫院的文書檔案管理工作也應該改進工作模式，利用信息化技術對檔案進行科學合理的分類和管理。電子檔案的產生和發展可以最大限度地提高文書檔案管理工作的工作效率，在工作人員尋找資料時也更加方便快捷。推行電子檔案不僅需要提高領導人員的重視程度，還要加強對于管理人員的技能培訓，確保每個工作人員都可以熟練操作相關軟件，隨時針對每個人都可以對電子檔案進行管理。
同時，電子檔案的使用也為普通的檔案管理模式提供了一種保障，在發生意外時，如果原本的檔案受損，電子檔案也可以進行相應的補充。在現代社會環境下，檔案管理模式的變化已經是必然趨勢，固守成規只會被社會淘汰，所以我們要緊跟時代發展的腳步，對工作進一步整改。
2.增加傳染病醫院基礎設施建設的投入，改善文書檔案管理環境
基礎設施的投入是文書檔案管理工作實施的保障，基礎設施的完善可以保證文書檔案管理工作更加有序進行，為醫院的文書管理工作提供了物質支持。如果醫院不能為管理部門提供相應的基礎設施，那么在進行管理工作的過程中管理人員一定會遇到各種各樣的問題，增加管理人員的工作量，降低了工作效率，基礎設施的建設對于管理工作的質量和水平有著巨大的影響。
加強基礎設施建設和電子管理方式，并不意味著醫院管理部門要完全放棄傳統的管理模式。電子檔案很容易受到硬件設備和軟件功能的影響，具有一定的不穩定性，一旦保密方面出現問題，很容易出現數據被篡改等情況。因此，原本的管理模式仍然要保留，并且要在工作性能上做出提升。為了對檔案進行更加科學的管理，為工作人員提供更好的工作環境，擴大檔案存儲空間，使檔案的管理、分類、排放更加科學合理。為管理部門配置充足的電腦終端、復印機、打印機、掃描機、碎紙機等現代化設備，完善人力資源管理系統，促使管理工作更有效進行。
3.建立健全相應的工作制度，明確文書工作與文書檔案管理工作的職能
文書工作和文書管理工作在工作內容上存在一定差異，雖然稱呼相似，但從實際工作性質上來說是兩種工作。文書工作更傾向于檔案資料的前期收集與整理，工作目標是保證檔案的準確性和完整性;文書管理工作則更加傾向于檔案管理，工作目標是為了提高管理工作的效率，促使檔案管理工作高效運行。
醫院應該設立完善的工作制度，明確每個工作人員的工作職能，為管理人員提供理論依據。健全的管理制度是開展管理工作的重要前提，明確的管理制度可以為工作人員提供統一的工作標準和行為規范。當工作人員在管理工作中遇到問題時，管理制度能夠為員工提供相應的措施，讓檔案管理人員有據可依，更加快速找到合理的解決方式。管理制度的明確可以使文書檔案工作在推行過程中具有更加完整的管理性，提升文書檔案管理工作的可靠性。
4.推動管理手段和管理技術的創新
醫院對于文書檔案管理工作理念上的改變是推動管理工作進行的思想基礎，但是想要文書管理工作真正產生現實價值，提高工作水平，醫院還需要推動管理手段和管理技術的創新。醫院的文書管理工作一部分與醫院職工的情況有直接影響，針對這方面醫院要有完善的信息系統，詳細的傳染病醫院職工檔案信息記錄材料等;醫院的文書管理工作另一部分與病人的情況有直接聯系，針對這兩方面醫院應該提高自身服務的主動性和廣泛性，提升醫院的服務水平，加大創新力度。同時，醫院的管理部門要積極利用計算機技術，計算機技術可以快速分析數據、整理數據，并且可以對數據的相似性進行初步分析，極大減少了醫院檔案管理人員的工作量，在信息處理上更加高效準確。醫務人員也可以根據得到的信息提供一些社會服務，側面增加醫院的社會效益和經濟效益。
醫院領導可以聘請計算機方面的專業人才，為醫院創建單獨的軟件或程序，這樣不僅可以提高檔案管理的穩定性，也更方便管理人員對職工及病人的資料進行維護。同時，獨屬于醫院的軟件程序可以更好保證醫院文書檔案的安全性，對檔案管理工作具有重要意義。
參考文獻：
[1]王 青.當前中醫院檔案管理存在的問題及創新改善策略分析[J].蘭臺內外，2020
（作者單位：昆明市第三人民醫院）
文書檔案管理辦法范文第2篇
摘要:文書工作與檔案管理課程以培養應用性和操作型秘書人才為目標,在教學中如何實現理論教學與實踐教學的有效統一,至關重要。本文從文書工作與檔案管理教學的特征出發,探討在轉變教學觀念,完善課程體系,改革教學方法,加強“雙師型”教師隊伍建設等方面進行改革和創新的情況。
關鍵詞:文書工作 檔案管理 教學特征 教學改革
0 引言
文書與檔案是一種社會現象,是人類社會實踐活動的產物。文書,“經國之樞機”,“政事之先務”。文書的系統整理和保存,最終使檔案形成,有了檔案,人們就可以“疏通知遠”,了解歷史。檔案,歷史的真實記錄,是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要,文書是檔案的前身,檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位,文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程,是相關職業崗位群的關鍵技能模塊,具有很強的專業技術性和操作性?，F代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為:在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求;在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變;在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習,重點培養學生建構系統的學科體系,具備完整的理論知識,熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力,使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題:教學工作往往立足教材,以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主,課程內容較為抽象,學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物,重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題,又要從頭學起,因此課程教學的目的難以達到,專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展,文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題,例如文件和檔案數量日益增加,給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新,才能適應社會不斷發展的需要。
1 轉變教育觀念,完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的:“老師講,學生聽,從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針,切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手,在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下,加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規,以崗位需求設計專業培訓能力模塊,在邊教學邊實踐的基礎上,安排理論知識學習后的集中實習周或實習月,系統訓練涉及該課程的所有操作技能,強化學生實際動手操作能力的培養,為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
2 積極探索研究,改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則,以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框,強化針對性和實用性,將教、學、用三者有機地結合起來,融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中,我作了如下嘗試:
2.1 編寫修訂教材 教材是學科知識的基本載體,學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材,包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材,大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”,只是泛泛地羅列一些理論知識,對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象,根據社會對文書檔案管理工作的需求特點,在傳統的教材基礎上,我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿,結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔,新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題,多方面整合知識資源,修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材,這樣做不僅保證了知識的前瞻性,同時又拓展了學生的知識面,使學生學有所用,為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們,科學知識并非一成不變,有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的,不能用靜止的眼光來看問題。
2.2 加強實踐教學 在教學過程中,我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重,以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平,并在課程中體現“用理論指導實踐,用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式,在教學過程中強化實習實踐的教學力度,實訓實踐課時數應占40%以上,將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學,在適當的時機穿插在教學過程中;同時用一個學期左右的時間,讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習,實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統,可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習,強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外,教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解,確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時,靈活設置相應環節,從而調動學生的學習積極性和參與欲,提升實習實踐課程的教學效果。
2.3 探索新型教學方法
2.3.1 范本教學法 俗話說:“熟記唐詩三百首,不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中,可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本,在此基礎上適當加以修改和加工,作為案例以小組討論、分析答疑等形式,讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題,從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2 情境教學法 面對沒有實踐工作經驗的學生,打破枯燥無味的教學桎梏,情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說:“教育即生活”,教育的目的就是為了更好的生活?，F代社會終身教育理念的提出,使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中,根據教學重點教師創設相關場景,模擬現實生活中的工作環境,使學生在模擬中體會知識,培養學生的動手能力。例如,在講授“收文處理”這一知識點時,設置如下場景,讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色,繪制收文登記簿和文件處理單,將收文處理的程序一一進行演練;通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處;然后由教師作點評。通過情境模擬,使學生對收文處理工作有了直觀的認識,掌握了收文處理工作的基本處理環節,與純理論式講授相比,情景教學法更能激發學生的參與意識,能收到意想不到的教學效果。
2.3.3 實物演示法 俗話說:“百聞不如一見?！边@是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學,正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體,對學生來說是陌生的,一旦出示實物,學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候,可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具,同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源,為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料,把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示,更加有利于教學效果的提高,為學生所接受。
2.3.4 參觀學習法 在課堂教學的基礎上,組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀,將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂,通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術,如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫,通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外,通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞,無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感,對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
3 加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響,以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性,例如重理論,輕技術,輕實踐;重知識傳授,輕能力培養和知識應用;師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷,促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合,因此,“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳,轉變人們的觀念,一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念,使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性,將培養計劃納入議事日程,制定相關的政策,將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念,樹立競爭意識,增強危機感和緊迫感,自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師,可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐,在實踐中提高他們的職業技能,并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會;對于從行政轉行過來的教師,可以給予他們進修學習的機會,引導鼓勵他們開展學術研究,提升他們的教育理論水平。此外,還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才,尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教,通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校,幫助在校任職教師開闊眼界,了解市場需求,從而提升教學改革的有效性,因此,積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去,使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能,以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要,是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展,教學改革還將繼續深入開展,我相信,只要我們善于思考,勇于探索,積極創新,教學改革之路必定會越走越寬。
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文書檔案管理辦法范文第3篇
醫院文書檔案管理是一個綜合性比較強、涉及領域較廣的多元化的檔案系統, 是對醫院工作活動的具體反映, 是醫院歷史的見證者, 所以醫院文書檔案管理需要具備以下特征:第一, 標準性。標準化是醫院文書檔案管理的基本要求, 所以對相關檔案的管理一定要嚴格按照一定標準進行。第二, 規范性。文書檔案管理主要是對醫院相關公文的管理, 所以在文種、字跡等多方面都要求一定的規范性。第三, 保密性。醫院文書檔案一般僅限于本院的工作人員, 具有一定保密性。第四, 服務性。醫院文書檔案管理工作除了對醫院的相關信息資料的收集和管理外, 還需要給醫院的決策活動提供參考資料, 而并非沒有利用價值的擺設, 這就體現了醫院文書檔案管理的具有一定的服務性。
二、醫院文書檔案管理工作存在的不足
第一, 文書檔案收集不夠完整。在現實情況當中, 很多醫院比較重視醫療水平, 而往往忽略了醫院文書檔案管理水平的提高, 沒有對文書檔案管理工作引起重視, 檔案管理部門和相關管理人員也沒有對工作有一個正確態度, 沒有認真對待資料收集工作, 導致醫院多方面檔案資料不完整。第二, 醫院檔案管理工作人員業務素質需要進一步提高。醫院檔案管理人員是順利開展檔案管理工作的基本保障, 其業務素質直接影響著文書檔案管理水平。然而醫院很多時候只側重于加強醫療技術人員的培訓, 卻忽略對文書檔案管理人員的進行相關培訓。而且很多醫院的文書檔案管理人員并不是固定人員, 都是些臨時管理人員, 嚴重缺乏檔案管理知識和管理經驗, 不利于實現文書檔案管理工作的標準化和規范化。第三, 缺乏完善的檔案管理制度。很多時候導致醫院文書檔案管理工作得不到有效開展的重要因素就是缺乏完整的檔案管理制度, 沒有對檔案管理人員的工作模式和工作流程進行規范, 使醫院文書檔案的管理工作存在很大不良問題, 而且諸多問題得不到有效解決, 嚴重阻礙了醫院文書檔案管理的發展。第四, 醫院文書檔案管理模式落后。隨著時代的進步和科技水平的不斷提高, 社會生活已經進入現代化階段, 為了緊跟時代步伐滿足醫療行業的快速發展, 醫院的文書檔案管理也需要擺脫以往的管理模式, 實施自動化管理, 有效促進醫院文書檔案的規范化和標準化。
三、實現醫院文書檔案有效管理的方法和措施
第一, 加強檔案管理的現代化設施建設, 實現現代化管理。檔案管理的設施建設是實施醫院文書檔案管理的基本保障, 同時也是促進醫院文書檔案管理發展的必要條件。所以在現代技術迅速發展的形勢下, 傳統的檔案管理模式已經不能適應醫院的發展需求, 醫院的檔案管理部門也要緊跟時代前進步伐, 實現醫院文書檔案管理現代化。在以往的檔案管理模式中, 以人為操作為主, 不能絕對保證檔案的準確性和規范化, 而利用現代信息技術進行檔案管理不僅保證了檔案管理的規范化和準確性, 同時很大程度上提高了工作效率, 極大方便了檔案的輸入和取閱。第二, 強化醫院文書檔案管理相關制度。一切管理活動的正常實施都離不開有效的管理制度, 同樣如此, 要實現對醫院文書檔案的有效管理就必須制定科學、合理的檔案管理制度, 對管理人員的工作模式和工作水平進行規范, 促進檔案管理工作的有效開展。第三, 提高檔案管理工作人員的業務素質。檔案管理工作人員是開展醫院檔案管理工作的核心人物, 肩負著醫院文書檔案管理的重要職責, 其業務素質對醫院文書檔案管理水平有著直接關系。所以醫院要實現文書檔案的有效管理必須要重視檔案管理人員業務素質方面的要求。首先, 在對醫院文書檔案管理人員進行招聘時, 要注意提高準入標準, 進行嚴格把關, 對管理專業和具有相關經驗的人才實行擇優錄用。其次, 加強對在崗管理人員的業務培訓, 注意對管理人員管理知識和管理理念的更新教育, 為檔案管理人員營造一個濃厚的學習氛圍, 提高管理人員的工作積極性。第四, 加強對醫院文書檔案管理的重視。醫院文書檔案管理工作是醫院的一項重要工作, 所以醫院管理層人員一定要意識到醫院文書檔案管理的重要性, 其不關心、不支持很容易給檔案管理工作的正常開展帶來一定阻力, 使醫院文書檔案管理存在諸多問題。醫院領導的高度重視是實現醫院文書檔案有效管理的重要保障, 醫院領導要轉變思想, 意識到醫院文書檔案管理的重要性, 結合醫院的實際情況, 在人力、物力、財力等方面給予大力支持。第五, 提高文書檔案管理人員的服務意識。醫院文書檔案管理人員需要涉入醫院各部門的工作第一線, 從多方面實踐當中整合檔案信息, 進而提供具有一定針對性的醫院檔案信息, 另外, 提供檔案管理人員的服務意識, 提高管理人員的崗位責任感, 端正工作態度, 保證醫院檔案信息的嚴謹性, 進而促進醫院文書檔案管理工作的有效開展。
四、結束語
醫院的文書檔案管理涉及醫院各項重大事件以及重大活動資料信息的收集、歸檔, 是醫院進行行政管理和醫療工作管理的重要依據。醫院文書檔案管理不僅能體現醫院的整體管理水平, 同時也是推動醫療行業快速發展的關鍵性因素。因此一定高度重視醫院文書檔案管理工作, 不論是工作人員、設施建設以及管理制度、管理手段等方面都要給予大力支持, 促進醫院文書檔案管理工作的有效進行, 進而滿足現代化醫療行業的發展要求。
摘要：隨著現代醫療行業的快速發展, 對醫院文書檔案管理工作的要求也越來越高, 如何對醫院文書檔案進行有效管理成為一個值得探討的問題。本文首先簡單介紹了醫院文書檔案管理工作中存在的不良因素, 然后分析和闡述了實現醫院文書檔案有效管理的方法措施。
關鍵詞：醫院,檔案,管理
參考文獻
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文書檔案管理辦法范文第4篇
一、機關文書檔案管理的現狀分析
(一) 紙質檔案管理中存在的問題分析。
首先, 機關領導對于檔案管理工作沒有足夠重視, 沒有安排足夠的人員去進行管理, 使得文書檔案的管理效率低下。另外, 安排的管理人員并不具備專業的檔案管理的知識, 管理意識也比較淡薄, 這樣就會直接影響檔案管理工作的進行。其次, 收集的檔案資料不齊全。在收集和整理資料時, 各個科室不能相互配合, 這樣就很難保證收集的資料比較齊全, 而且很容易造成一些具有重要價值的信息被遺漏, 會給檔案管理工作帶來巨大的損失。另外, 有的工作人員長期借用一些有價值的文件, 導致檔案的不完整性, 給檔案管理工作帶來了諸多的不便。再次, 對于檔案的利用效率也不高。由于機關單位中的檔案種類多, 數量大, 這使得管理工作變得異常的復雜。很多檔案雖然已經建立, 但是沒有直接為社會和機關對象服務, 使檔案的利用率較低, 檔案的建立形同虛設。
(二) 電子檔案管理中存在的問題分析。
第一, 電子檔案經常出現失真的情況。與紙質檔案相比, 電子檔案出現差錯的概率要高得多, 很容易出現被復制、篡改的現象。這樣使檔案的原始性出現了差錯, 在信息傳遞的過程中, 影響信息的真實性, 并且還需要付出大量的技術和資源成本進行維護, 使得維護的成本增高。
第二, 很難保證電子檔案的完整性。在對電子檔案進行編輯時, 很容易出現不及時保存的現象, 這樣就會導致信息的丟失;有的電子文件的結構比較復雜, 保存的時候流程比較多, 一旦出現不當的操作, 就會造成信息的缺失;在對文件進行處理時, 各種背景信息就會不斷地增加, 這樣在信息逐級傳遞的過程中, 就會造成缺損、丟失的現象。
第三, 電子檔案的安全性較差。由于電子數據比較容易進行修改, 這就給一些不法分子提供了便利。一些黑客直接對電腦進行攻擊, 竊取重要的檔案信息, 或者非法篡改信息, 使電子檔案的安全性沒有保障。
二、機關文書檔案管理的策略
(一) 針對紙質檔案管理的策略探討。
第一, 要加強檔案管理人員的綜合素質。首先, 機關的領導要對檔案的管理工作給予足夠的重視, 為檔案管理人員的培養提供一切便利的條件。其次, 要建立一支高素質的檔案管理的隊伍。對檔案管理人員進行相關理論知識的培訓, 以提高他們的業務基礎素質;通過經驗交流的方式, 提高工作人員的知識水平以及相關的職業技能, 這樣就能有效地提高工作效率。機關的領導要經常鼓勵工作人員, 提高他們工作的積極性, 使整個工作團隊和諧穩定。
第二, 建立完善的檔案管理的規章制度。機關文書檔案的管理工作要向標準化和規范化發展, 因此, 要建立并完善檔案管理的規章制度, 對各個工作細節都要進行嚴格的規定, 工作人員必須按照規定執行。將檔案管理的工作放在與其他工作同等重要的位置, 使檔案管理工作不斷向正規化發展。
(二) 針對電子檔案管理的策略探討。
第一, 通過建立防火墻保證電子檔案信息的安全性。防火墻的建立, 能夠防止其他網絡, 包括非法網絡對信息資源的訪問, 這樣就能阻止信息的外漏, 也保證信息不被篡改, 從而保證了電子檔案的安全性。
第二, 加強電子檔案管理的有序性。首先, 檔案的管理人員要加強對信息的保護意識, 并具備對電腦的基本操作技能。其次, 工作人員要對所有的信息都備份, 防止信息丟失, 造成巨大的損失。再次, 為了提高電子檔案信息的安全性, 要將電子文件設置成“只讀”的狀態, 這樣就能防止信息被篡改, 使電子文件的原始性和真實性得到了保障。
第三, 要進行密碼的認證。為了防止電子檔案在信息傳遞的過程中, 被其他人篡改或者替換, 需要進行消息認證的技術。其中, 最常用的方法就是進行密碼的認證, 也就是不知道密碼, 就不能夠隨意訪問電子檔案信息, 當然也不能進行修改。該方式有效地保證了電子檔案信息的完整性和真實性, 也提高了信息的安全性, 保證其不被隨意竊取。
三、總結
對機關文書檔案進行有效的管理, 能夠提高機關工作的效率, 對機關的工作起著重要的作用。因此, 要不斷地提高檔案管理人員的素質, 完善檔案管理的相關制度, 有效的解決管理中存在的問題, 更好服務社會, 服務人民。
摘要：檔案管理是一項基礎的工作, 但是在機關單位中卻起著重要的作用。只有做好檔案的管理工作, 才能保證其他各項工作有條不紊地進行。本文簡要分析了目前機關文書檔案管理中存在的問題, 并針對這些問題提出了相應的改進策略, 為機關單位的檔案管理提供了一定的參考。
關鍵詞：機關單位,文書檔案管理,策略
參考文獻
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[2] 徐桂峰.信息化條件下機關文書檔案管理探討[J].辦公室業務, 2013 (13) :155;163.
文書檔案管理辦法范文第5篇
一、文書檔案的基礎工作
機關單位的文書工作是檔案中內容的一部分, 也是檔案管理的必要內容之一, 文書工作主要內容包含了對文件資料的集中、記錄、運輸、交接、辦理和重要信息資料的歸納整理。文書工作人員將機關的工作內容和活動內容以文件資料的形式經過管理形成系統性的檔案, 而檔案的形成中, 文件資料的書寫內容、規范、資料的集中度、信息的真實性、書寫質量等都是對檔案管理有著深遠意義的。檔案管理是建立在文書的文件資料的前提下對信息內容進行二次歸集、對內容進行分門別類的歸納整理, 對信息的真實性進行鑒定, 對資料內容進行保管, 對數據信息形成統計資料, 最后將所有資料進行編碼并保存好, 用于資料的調取中發揮其價值。文書檔案的基礎工作不單單是對本單位之間的活動資料, 還要對其他上級單位、下級單位、平級單位的各個信息報表, 公務活動等進行收納整理, 通過對信息的二次篩選和鑒別, 以此不斷地豐富本單位的檔案內容和檔案資源, 把握住機關單位的不同階段的工作內容和工作目標, 從整體性和長遠性兩個方面來考慮檔案工作, 不斷地完善檔案信息功能。
二、文書檔案的收集和整理工作
為了解決文件形成后的分散狀態和利用要求集中的矛盾, 對于文書檔案的整理和文件資料的運轉方向要時刻掌握, 及時地對時效性文件資料進行辦理完結, 集中保管, 防止因為工作疏忽而導致的資料遺失、錯誤, 檔案的收集工作的重要性要突出, 無論是哪一個環節, 檔案的資料收集質量要得到保障, 這是保證信息資料的真實性的根源所在, 收集資料工作將對檔案管理的歸檔率和完整性有著深遠的影響, 甚至是對整個文書檔案工作最終的價值和檔案信息所反饋出來的功能都有著決定性的作用。在機關單位的事務管理中, 大部分的人物事件、活動事件、會議事件的有關信息、圖表、影響等都需要以真實性的載體保留下來, 這是文書檔案工作的重點, 收集、保存、記載, 最后經過編碼將其歸類, 放在歸屬的檔案架中, 形成有規律、查詢方便的管理工作流程
三、進一步完善文書檔案制度約束, 推動工作的規范化
為了使機關的文書檔案工作進一步地規范化、制度化, 使檔案信息管理工作受到行為約束, 完善檔案價值和功能, 我局制定了《金灣區衛生和計劃生育局文書檔案歸檔范圍和保管期限表》, 規定了歸檔的文件材料是在本單位工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄、材料, 在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的, 需要貫徹執行上級機關、同級機關和下級機關報送重要的文件材料。還規定了不歸檔范圍及文件材料整理歸檔方法、要求、分類和保管期限, 文件價值不同歸檔的保管期限也不同 (保管期限分永久、30年、10年) , 既杜絕不符合歸檔要求文件材料的產生, 又提高檔案質量。
四、提高檔案管理員整體工作水平
要想進一步提升文書檔案的管理工作效率和工作質量, 發揮檔案工作的價值, 檔案管理人員的自身業務水平是必不可少的。一是要有高度的政治意識和政治素養, 機關單位的文書工作具有較強的政治性, 其涉及相當一部分的信息有十分明顯的政治內容, 是機關單位的黨群工作的重要記錄, 因此需要管理人員有著而高度的政治意識, 能夠甘守寂寞, 敬業勤奮。二是要有高度的責任感, 機關文書檔案工作事關單位發展的核心, 其中大部分的信息需要保密, 規范, 因此需要有責任心來約束個人的工作行為。三是要有強大的檔案工作專業技能。檔案既要有一定的理論基礎, 又要有一定的服務技能。提高檔案的管理水平必須掌握一套科學的管理方法, 能熟練地運用在檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供作用的工作中, 必須加強檔案管理員專業技能知識的培訓, 不斷學習新知識、新技術, 提高自身素質。
五、文書檔案信息化管理
利用計算機檔案軟件整理文件可以事半功倍。檔案員根據《文書檔案歸檔范圍及保管期限表》規定, 按單位歸檔, 按保管期限永久、30年、10年歸檔, 輸入檔案軟件系統, 利用檢索達到方便快捷, 既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響, 又可發揮計算機信息化管理優勢, 提高了工作效率, 節省了群眾查閱檔案的時間。
摘要：文書檔案是對社會組織和黨務行政管理的活動所形成的客觀記錄, 在這個記錄中包含了活動中所涉及的所有行政管理、財務管理、人力資源、業務發展等信息, 主要的組成是由文書轉換, 最終以多樣化的文字、圖表、影像等形式存在的具有完整性和規律性的真實信息資料。因此文書檔案對于機關單位來說, 是反映其工作歷程的客觀縮影, 又是管理建設現狀的記錄, 在整個機關工作中發揮著不可忽視的重要作用。
關鍵詞：機關,文書檔案
參考文獻
文書檔案管理辦法范文第6篇
一、醫院文書檔案信息化管理的優點
(一) 有利于文書檔案的查漏補缺。在醫院文書檔案管理中, 傳統管理方法是對資料進行立卷整理, 容易導致出現資料缺失或收集不全的問題, 所以很多時候要拆卷重新整理, 從而打亂文件的順序。這樣極大增加了管理人員的工作量, 需要重新編排資料、抄寫目錄和修改文書檔案封面, 比較麻煩和復雜。而在醫院文書檔案管理中應用計算機技術, 可以將正確的修改指令輸入到資料系統中, 由系統自動完成修改工作, 從而真正實現醫院文書檔案修改質量與效率的提升。
(二) 有利于保存珍貴文件資料。以往在整理醫院文書檔案時, 為了在立卷過程中確保裝訂的美觀, 要開展對資料的修邊與切邊工作, 若是在此過程中稍有疏忽, 會破壞文件資料的面貌。在實行醫院文書檔案的信息化管理后, 僅僅需要在計算機設備上掃描文書檔案, 在管理時直接使用電子文件即可, 在妥善保存珍貴原始資料的同時, 也讓醫院信息更加完整和準確。
(三) 有利于快速準確利用檔案資料。以往醫院在信息管理工作上, 通常會采取手工管理資料的方法, 從而導致大量的物力、人力被浪費, 并且醫院文書檔案的信息含量也不高, 無法讓文檔信息資料得到充分利用。但是在利用計算機網絡管理文書檔案資料以后, 有效提升了信息化程度, 通過電子目錄的方法, 對相關資料進行整理與歸檔, 便于今后快速有效地查詢醫院文書檔案資料。另外, 在應用計算機網絡技術以后, 醫院各部門、各科室可以更快查找到所需文書檔案, 讓文書檔案資料信息得到了共享, 實現資料利用效率的提升。實行信息化管理, 可以讓資料更加直觀和形象, 便于今后的檢索與查找, 并為文書檔案資料提供了安全保障。
二、醫院文書檔案信息化管理的策略
(一) 創新檔案信息化管理模式。在以往醫院文書檔案信息化管理中, 還有著諸多弊端與不足, 因此要有所創新, 跟上時代發展步伐, 不斷優化信息化管理模式。對此, 要加大文書檔案信息化管理的交流合作力度, 探索與醫院實際情況相符的文書檔案信息化管理模式, 將電子信息技術與文書檔案充分結合起來, 并運用最新的信息化管理技術。這樣才能逐步實現醫院文書檔案管理工作質量的提升, 為醫院各部門、各科室提供準確、完整的檔案資料。
(二) 完善檔案基礎辦公設施。醫院為更好地創新文書檔案信息化管理模式, 醫療基礎設施是前提, 醫院擁有的醫療基礎設備必須完整, 這樣才能確保順利開展文書檔案信息化管理工作。此外, 醫院管理層要引起重視, 加快建設醫院文書檔案信息化管理的基礎設施, 增加資金投入力度, 及時購進先進的醫療設備和儀器。要加大培訓工作, 讓醫務人員學習先進科技知識, 掌握最新的醫療知識, 在醫院管理層的領導下, 加強配合與合作。這樣才能有效提升信息化程度, 完成醫院文書檔案管理工作任務。
(三) 加強信息傳輸網絡化布局建設。在開展醫院文書檔案信息化管理工作時, 要盡快構建起一個完善的信息網站平臺, 并進一步對網絡系統進行拓展與完善, 建立完善的文書檔案管理的專門網絡板塊, 這樣在查詢、審核、分析、歸類醫院文書檔案的過程中, 能夠實現工作效率的提升。此外, 還能夠進行專業網站的專門化服務工作, 確保醫院各項職能能夠正常履行, 實現醫院文書檔案信息量管理質量與水平的提升, 從而更好地開發與利用文書檔案資料。
(四) 加快檔案管理人才隊伍建設。為讓醫院文書檔案管理模式更加先進, 不僅引入先進的設備與儀器, 還要有一批專業的檔案管理人才, 這樣才能確保醫院文書檔案管理工作正常開展, 并實現預期的目標。因此, 要定期開展對醫務人員的教育培訓, 鼓勵他們主動進修, 學習最新的信息化管理技術, 積累豐富的理論知識, 并不斷提升自己的業務素質與能力。此外, 醫院還要通過邀請國內專家, 以做報告、辦講座的形式, 加大醫療知識傳播與普及的力度。要嚴格督促醫務人員加強自我學習, 提升自己的綜合能力, 并加大考核力度, 確保管理人員的素質與能力能夠滿足醫院文書檔案信息化管理工作的要求。
三、結語
總之, 要進一步加強醫院文書檔案信息化管理, 抓好檔案的開發與利用工作, 并統一協調好醫院各部門、各科室的工作, 實現可持續發展的目的, 這對于我國醫療衛生事業現代化建設水平的提升有著重要意義。因此, 醫院管理層要高度重視先進信息技術的應用, 多措并舉、持續用力, 給予更多資金的支持, 創造有利于文書檔案信息化管理工作開展的條件, 以此實現醫院文書檔案信息化建設利用水平的提升。
摘要：隨著經濟與科學技術的發展, 計算機網絡技術在我國各行各業得到了廣泛應用。信息化管理工作水平的不斷提升, 為醫院檔案管理工作帶來了更大的挑戰。本文以醫院文書檔案為探討對象, 闡述了實行信息化管理的優點, 并介紹了具體可行的管理策略。
關鍵詞：醫院文書檔案,信息化,管理
參考文獻
[1] 孫琦.淺談新形勢下醫院文書檔案的管理[J].科技創新導報, 2013 (04) :233.